TUTORIALES AVANZADOS

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Integración con Evernote

Evernote es una herramienta fenomenal, tanto para capturar cosas como para guardar material de referencia, dos cuestiones muy importantes en cualquier organización GTD.

Conexión y configuración

Para establecer la conexión con tu cuenta de Evernote tienes que ir a la opción Cuenta, sección Integración, y hacer click en el botón Conectar con Evernote:

conexión con Evernote

Una vez has autorizado el acceso de FacileThings a tus datos de Evernote, tendrás acceso a la opción de configuración:

configuración Evernote

Aquí puedes activar o desactivar cualquiera de las dos utilidades de esta integración:

  1. Capturar cosas. Para capturar cosas desde Evernote a la bandeja de entrada de FacileThings, tienes que marcar la opción “Quiero recibir mis notas de Evernote en mi Bandeja de Entrada” e indicar qué libreta de Evernote vas a utilizar con ese propósito. De esta manera, todas las notas que crees en esa libreta aparecerán en tu bandeja de entrada de FacileThings.
  2. Material de Referencia. Para utilizar otras libretas de Evernote como material de soporte para tus proyectos de FacileThings, marca la opción “Quiero usar mis libretas de Evernote como material de apoyo a Proyectos”. De esta manera podrás asociar a cada proyecto una libreta de Evernote y todas sus notas aparecerán en la de lista Material de Referencia del proyecto.

Reglas de procesado

Paralelamente, puedes organizar tus notas en Evernote en función de su organización en FacileThings. Para ello tienes unas relgas de procesado que puedes personalizar como quieras:

reglas de procesado

Para cada una de las listas Acciones Siguientes, Agenda, A la Espera, Hecho, Algún día/Tal vez, Material de Referencia y Papelera, puedes establecer tres posibles acciones haciendo click en “editar” (1):

  1. No hacer nada. Cuando muevas un elemento relacionado con una nota de Evernote a esa lista, no ocurrirá nada con la nota original.
  2. Mover a una libreta. Cuando muevas un elemento a esa lista, simultáneamente la nota original se moverá a la libreta de Evernote que hayas indicado. Opcionalmente puedes añadirle una etiqueta, si eso te ayuda a clasificarla mejor.
  3. Eliminarla. Cuando muevas un elemento a esa lista, se eliminará la nota original (en realidad, Evernote la enviará a una libreta llamada Trash, con posibilidad de recuperarla).

Si activas el parámetro “Actualizar notas de Evernote con sus etiquetas de FacileThings” (2), las etiquetas que añadas al elemento de FacileThings se añadirán también a la nota original en Evernote.

Sincronización automática e inmediata

Las notas se actualizan automáticamente. Cuando creas o modificas una nota en Evernote (en la libreta que utilizas como bandeja de entrada o en cualquier libreta que tengas asociada a un proyecto), Evernote un mensaje a FacileThings para que actualice el contenido de la nota. Puede tardar unos segundos, pero la sincronización es prácticamente inmediata. Si la modificación la has hecho con una app local de Evernote (móvil, tablet o escritorio), la señal llegará a FacileThings una vez que la nota se haya sincronizado con el servidor de Evernote.

Cuando se trata de una nota nueva, en FacileThings se crea un elemento con el título de la nota y sus etiquetas, y se copia el contenido de la nota en el apartado “Notas”.

Cuando se trata de la modificación de una nota que ya existe en FacileThings, se copia de nuevo el contenido de la nota, pero el título solo se modifica si el elemento está todavía en la Bandeja de Entrada (entendemos que la descripción que hayas podido dar al procesar el elemento es más significativa dentro del entorno GTD que el título original).

Visualizador de notas

El editor de acciones te permite visualizar las notas de Evernote tal y como las ves en Evernote:

visualizador de notas

El contenido de las notas de Evernote se muestran en formato HTML y se incluyen todos los recursos que hayas asociado desde Evernote: imágenes, archivos PDF y notas de audio. Por una cuestión de rendimiento y espacio no “copiamos” todos esos recursos en FacileThings, por lo que deberás estar logueado a Evernote para poder verlos (si no los ves, solo tienes que iniciar una sesión de Evernote en otra pestaña de tu navegador).

Si necesitas editar la nota original, haz click en uno de los enlaces que aparecen encima de la nota.

Gracias a este visualizador podrás utilizar la app móvil de Evernote para capturar imágenes y notas de voz cuando estés por ahí. Solo tienes capturarlas en la libreta que utilices de puente a FacileThings para que aparezcan en tu Bandeja de Entrada.

Material de soporte para proyectos

Cuando asocias una libreta de Evernote a un proyecto, todas sus notas se importan en la lista de Material de Referencia del proyecto, de modo que las tengas siempre a mano.

libretas asociadas a proyectos

Al igual que el resto de notas, cuando las modificas en Evernote, el contenido se actualiza en FacileThings.

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