El objetivo fundamental de la etapa Ejecutar es ayudarte a elegir la siguiente acción a realizar, tomando la mejor decisión posible. Responde básicamente a la pregunta ¿Qué puedo hacer ahora? y se basa en el modelo de cuatro criterios de elección de acciones de GTD.

Tu Revisión Diaria, de un vistazo

Aquí sólo verás las acciones a realizar en el muy corto plazo. Primero mira la Agenda del día. Ahí debes tener las acciones y eventos obligatorios para hoy. Cuando no tengas nada en la Agenda, mira tus Acciones Siguientes y filtra qué acciones puedes hacer ahora, de acuerdo al contexto en que estés y a tu tiempo y energía disponibles.

El panel de la izquierda te muestra las acciones de tu Agenda para hoy mientras que el de la derecha te muestra la lista completa de Acciones Siguientes.

En la Agenda para hoy también podrás ver, al final, las acciones y eventos pendientes de días anteriores. Si están terminadas, márcalas como “hechas”. Si no, deberías modificar la fecha o, mejor, considerar quitar la fecha para que se conviertan en “acciones siguientes”.

Para editar una tarea, simplemente haz click sobre ella. Para marcar una tarea como “hecha” no necesitas editarla, utiliza el icono que aparece a su derecha.

Puedes ocultar una de las dos listas, si necesitas concentrarte mejor en la otra.

En los elementos de la lista de Acciones Siguientes tienes un pequeño icono en forma de estrella que te permite marcar aquellas acciones en las que prefieres enfocarte ahora. Un icono similar pero más grande, en la cabecera de la lista, te permite filtrar las acciones marcadas, para un mayor enfoque.

Elige la siguiente acción

Haciendo clic sobre “¿Qué puedo hacer ahora?” aparecerá la herramienta para seleccionar la próxima acción:

Verás una lista con todos los contextos disponibles en tu lista de Acciones Siguientes (etiquetas y personas). Selecciona aquél que te interese en este momento y añade criterios de tiempo y energía disponibles si es necesario. El filtrado de acciones es inmediato.

No pasarás nada por alto

Para ayudarte a mantener unos buenos hábitos productivos, el panel de la izquerda te mostrará recordatorios para hacer la Revisión Semanal o procesar tus acciones cuando sea necesario, e instrucciones para mantener correctamente actualizado tu sistema.

El Panel de Recordatorios te mostrará información que puede ser relevante en tu actividad diaria:

• Si hace demasiado tiempo que no haces las Revisión Semanal.
• Si tienes algunas cosas en la Bandeja de Entrada que hace tiempo que no procesas.
• Si tienes notificaciones que no has visto todavía.
• Si hay proyectos u objetivos con fechas de vencimiento cercanas.
• Si tienes acciones delegadas con fechas de vencimiento cercanas.
• Si tienes cosas incubadas que debas recordar.

Trabaja con perspectiva y motivación

Para que tus acciones de cada día tengan sentido, deben estar relacionadas con lo que es importante para ti. Es importante que seas capaz de alinear tus tareas cotidianas con unos valores superiores.

La gráficas y el texto de tu propósito, que aparecen en la mitad inferior del panel de la izquierda, tienen una función fundamentalmente motivacional. Elije la que más te motive con el menú de puntos que aparece en la parte superior derecha de ese panel.

• Acciones hechas: Muestra las acciones que vas haciendo a lo largo del día y en los días anteriores. El efecto de “tachar tareas” puede suponer una importante motivación cuando estás centrado en las tareas del día.
• Áreas de Responsabilidad: Muestra cómo estás repartiendo tu tiempo entre los diversos aspectos de tu vida. Este cuadro te puede motivar más cuando estás buscando un mayor equilibrio en tu vida.
• Propósito: Tener presente tu propósito en cualquier momento del día te motivará a hacer las cosas desde una perspectiva superior.