TUTORIALES AVANZADOS

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Herramienta de Análisis

Esta sección te permitirá hacer un seguimiento de cómo vas cumpliendo tus metas así como de tu grado de dominio de la metodología GTD.

La información relevante se encuentra estructurada en cuatro grupos para que puedas analizar diferentes aspectos de tu productividad personal.

Apartado General

Este apartado muestra una vista general de tu actividad en la última semana.

análisis apartado general

La cabecera te muestra la cantidad de proyectos y acciones activas, así como el número de acciones que se activarán en los próximos 7 días:

  • Las acciones activas son las que tienes en las listas Acciones Siguientes, Calendario y A la Espera.
  • Las acciones que se activarán en los próximos 7 días son aquellas que tienes en el Archivo de Seguimiento, cuya fecha de activación está dentro de la próxima semana.
  • Los proyectos activos son los que tienes ahora mismo en tu lista de proyectos en progreso.

Las gráficas de abajo te permiten ver diferentes desgloses de tus acciones activas:

  • Cuántas están alineadas con Áreas de enfoque u Objetivos superiores y, por lo tanto, están enfocadas a lograr cosas importantes.
  • Cuantas de tus acciones son individuales, pertenecen a un proyecto o pertenecen a una rutina que se repite en el tiempo.
  • Cuantas de tus acciones han sido delegadas, y cuántas tienen que ser hechas por ti.

Las siguientes filas de datos te indican cuántas cosas has capturado, cuál es tu porcentaje de cosas aclaradas y cuántas acciones has completado en la última semana. En cada caso, se muestra la variación con respecto a la semana anterior y cada cuánto tiempo, de media, ejecutas cada una de estas etapas (Capturar, Aclarar y Ejecutar).

En el caso de Aclarar no se muestra cuántas veces lo haces, sino el porcentaje de cosas que aclaras cada vez que realizas el proceso. Lo que se valora aquí es que vacíes la Bandeja de Entrada completamente cada vez que aclaras (100%).

Seguimiento de las etapas de GTD

Los siguientes apartados te permiten comprobar cómo has ido ejecutando el flujo de trabajo de GTD en la última semana, en el último mes y en el último año.

Todos tienen una estructura similar. En la cabecera se muestran los datos absolutos de los últimos siete días, mes y año. Se ha incluido también un indicador de la variación con respecto al mismo periodo anterior.

análisis de la etapa capturar

No se muestran datos de ESTA semana, mes o año, sino de LA ÚLTIMA semana, mes o año. Es decir, que si hoy es martes, 12 de abril de 2022, el gráfico semanal mostrará datos desde el miércoles de la semana pasada hasta hoy, el gráfico mensual mostrará datos desde el día 13 del mes anterior hasta hoy, y el gráfico anual mostrará datos desde mayo de 2021 hasta hoy.

Cada una de las gráficas muestra también una línea con la media acumulada. Esta línea permite ver la tendencia (ascendente, descendente o lateral) de una manera intuitiva.

El apartado Aclarar no muestra las veces que has aclarado, sino el porcentaje de cosas aclaradas cada vez que has realizado el proceso de aclarar.

El apartado Ejecutar incluye la posibilidad de filtrar las acciones realizadas por Área de Enfoque y/o Objetivo, por si quieres hacer un seguimiento específico de alguno de estos conceptos.

Seguimiento de la Perspectiva

En el apartado Perspectiva puedes ver cuántas acciones has realizado en el último año relacionadas con los niveles de perspectiva que has definido: Visiones, Objetivos y Áreas de Enfoque. Esto te permitirá comprobar a qué cuestiones prestas demasiada atención y a cuáles no les prestas la suficiente.

análisis apartado perspectiva

Los apartados de Proyectos y Objetivos tienen una estructura similar. Te permiten hacer un seguimiento de cuántos proyectos y objetivos has cumplido en los últimos doce meses. Ésta es una imagen de la sección Proyectos:

análisis apartado proyectos

Debajo del histograma se muestra el tiempo que has tardado, de media, en completar un proyecto en el último año y en el último mes, así como la variación con respecto al periodo anterior.

También puedes ver la lista de proyectos completados mes a mes, en la parte derecha.

El apartado Proyectos tiene además la posibilidad de filtrar las acciones realizadas por Área de Enfoque y/o Objetivo, por si quieres hacer un seguimiento de los proyectos completados dentro de esos conceptos.

Autoevaluación

Esta opción te permitirá obtener información cualitativa sobre cómo estás haciendo las cosas. De hecho, es mucho más importante hacer las cosas correctas que hacer muchas cosas.

opción de autoevaluación

¿Cómo sabe el sistema que estás haciendo lo correcto? No lo sabe, es imposible. La única persona que sabe en cada momento qué es lo más adecuado hacer eres tú, una vez tienes el sistema puesto en marcha y has reflexionado de manera habitual sobre tus responsabilidades y tus metas.

Para activar esta herramienta sólo tienes que indicar los días de la semana en que quieres evaluar cómo te ha ido el día (se recomienda que empieces evaluando todos los días).

En la sección Ejecutar aparecerá un botón para evaluar el día al final del Calendario para hoy, si hoy es uno de los días de la semana en que has decidido hacer este seguimiento.

botón de autoevaluación

Obviamente, el mejor momento para responder a la pregunta es al final del día, cuando has terminado tu jornada. Y esta es la sencilla pregunta que debes responder:

pregunta de autoevaluación

“¿Has tenido la sensación de que estabas haciendo lo que tenía sentido hacer durante el día?”.

Se trata simplemente de valorar si has dedicado tu tiempo a hacer las cosas adecuadas, es decir, a las cosas que tenía más sentido hacer de acuerdo a cómo ha ido evolucionando el día, a los entornos y situaciones por los que has pasado, a las personas con las que has estado, a tus compromisos, etc.

Ten en cuenta que se trata de una valoración cualitativa, no cuantitativa. Si un día de trabajo en el que debías dedicarte a terminar un proyecto cuya fecha de entrega es muy cercana, resulta que te has dejado arrastrar la mayor parte del día por lo que ha ido surgiendo, la valoración debería ser muy baja aunque hayas hecho muchas cosas. Por otro lado, si un sábado en que has decidido dedicarte al ocio, has descansado una mitad del día y has salido a disfrutar con tus amigos la otra mitad, seguramente sentirás que has hecho en todo momento lo que tenía sentido hacer y la valoración debería ser muy alta.

Tú tienes toda la información sobre lo que es adecuado hacer en cada momento, y a medida que vas dominando la metodología, tu intuición al respecto estará más informada. Te recomendamos que utilices esta herramienta de manera habitual. Te ayudará a elevar la consciencia para mejorar tu efectividad.

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