TUTORIALES AVANZADOS

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Integración con el calendario de Google

Puedes sincronizar tu Calendario de FacileThings con tus calendarios de Google. Para ello tienes que conectar ambas aplicaciones usando el cuadro de conexión “Calendarios” que verás en el apartado Integración de tu Cuenta.

connexion con Google Calendar

Nota: Si trabajas con diferentes cuentas de Google y Outlook para gestionar tus calendarios personales y profesionales, puedes reunir en tu calendario de FacileThings todas esas fuentes de datos. Puedes conectar a tu cuenta de FacileThings tantos calendarios de Google y Outlook como necesites.

Una vez des permisos a FacileThings para acceder a tus datos de Google Calendar, aparecerá la siguiente pantalla de configuración:

añadir calendarios

Ahora solo tienes que añadir los calendarios que necesites. El calendario principal o calendario por defecto será aquél entre todos los calendarios conectados que no tenga asociado una etiqueta (solo puede ser uno). Todos los elementos de tu Calendario que no tengan una etiqueta especial de calendario irán al calendario por defecto de Google.

Cuando conectas un calendario se produce una primera sincronización, que puede llevar algo de tiempo si tienes muchos elementos en tu Calendario o en el propio calendario de Google. A partir de ahí, solo se sincronizará cada modificación que tenga lugar.

Puedes conectar tantos calendarios como necesites. Una vez que hayas conectado el calendario por defecto, continúa añadiendo los calendarios que necesites.

A diferencia del calendario por defecto, cualquier otro calendario necesitará que le asignes una etiqueta para que el sistema pueda distinguir los eventos de dicho calendario:

añadir calendario con etiqueta

Si, por ejemplo, tienes un calendario específico para organizar tus entrenamientos de running y le asocias la etiqueta running, los eventos de este calendario aparecerán en FacileThings con la etiqueta #running:

google calendar

agenda

Del mismo modo, cuando añadas un evento a tu Calendario con la etiqueta #running, éste irá al calendario Running de Google.

Sí añades una etiqueta de calendario a un elemento del Calendario, el evento se moverá al calendario correspondiente de Google. Si le quitas la etiqueta de calendario, el evento volverá al calendario por defecto.

La sincronización es automática

Esto significa que:

  • Cada vez que creas o modificas un evento en un calendario de Google que está conectado a FacileThings, vas a tener el mismo evento con la misma información en FacileThings a los pocos segundos.
  • Cada vez que creas o modificas un evento en el Calendario de FacileThings, vas a tener el mismo evento con la misma información en el calendario de Google al que pertenezca ese elemento, a los pocos segundos.

La sincronización es bidireccional

Esto quiere decir que cualquier modificación en el Calendario de FacileThings o en el calendario de Google, se verá inmediatamente reflejada en el otro calendario.

Si mueves un elemento del Calendario de FacileThings a cualquier otra lista, el evento desaparecerá del calendario de Google (volverá a aparecer si lo devuelves a la lista Calendario).

En el caso de que este movimiento sea a la lista Hecho, puedes elegir qué debe ocurrir con el evento del calendario de Google. Tienes tres opciones:

acción al terminar tarea

  • No hacer nada: Cuando marcas una tarea como hecha, el evento permanece en Google Calendar tal como estaba.
  • Modificar el texto: En este caso, el evento también permanece en Google Calendar, pero ligeramente modificado. El “texto” del evento se modifica como “* [texto]”, para indicar que se ha dado por completado.
  • Eliminar el evento: Al marcar la acción como hecha, el evento se elimina de Google Calendar, quedando los dos calendarios exactamente iguales.

Se sincronizan todos los eventos futuros

Cada vez que conectes un calendario, se sincronizarán todos los eventos desde el día anterior en adelante, sin límite de fecha máxima. También se sincronizarán los eventos que tengas ocultos en el Archivo de Seguimiento.

De este modo, tendrás siempre en ambos calendarios la totalidad de los eventos futuros, y no perderás ningún detalle de tu programación.

Eventos repetitivos

Los eventos repetitivos de Google se integran de una manera especial para que sea efectiva desde el punto de vista de la metodología GTD.

Cada vez que se crea un evento repetitivo en Google, se sincronizan las ocurrencias de los próximos tres meses en FacileThings, convirtiendo la primera de ellas en un elemento accionable. De ese modo puedes trabajar con el próximo evento a la GTD, a la vez que tienes una visión completa de tu programación en los próximos meses (las ocurrencias no activas se pueden ver en las vistas especiales del calendario).

eventos repetitivos en Google Calendar

eventos repetitivos en FacileThings

Sólo la primera ocurrencia de un evento repetitivo es una acción real en FacileThings, el resto no se pueden editar. Si necesitas modificar una ocurrencia de la lista que no sea la siguiente, debes hacerlo en Google Calendar. La modificación se sincronizará en FacileThings.

Al igual que con la Rutinas propias de FacileThings, cuando marques esa primera ocurrencia como Hecha (o la tires a la papelera), la siguiente ocurrencia de la lista se convertirá automáticamente en accionable. También se sincronizará de nuevo la lista de ocurrencias de Google para que tengas siempre una ventana real de planificación de tres meses.

Si asignas un Objetivo y/o Área de Enfoque al elemento activo de la secuencia, los elementos siguientes se generarán con el mismo Objetivo y Área de Enfoque.

Gestión de eventos privados

Es posible que no quieras que determinados eventos que tienes en FacileThings se vean en el calendario de Google, y viceversa. Puedes controlar esto a través de una simple etiqueta:

etiqueta para eventos privados

En este ejemplo, cualquier elemento que añadas al Calendario con la etiqueta #privado no se sincronizará con Google Calendar. Del mismo modo, cualquier evento de Google Calendar con esa etiqueta, no se sincronizará con FacileThings.

Cuestiones a tener en cuenta

  • Antes de conectar cualquier calendario debes asegurarte de que está configurado en la misma zona horaria que FacileThings (la zona horaria está denifida en la sección Cuenta). Si las zonas horarias fueran diferentes, la hora definida para cada evento se verá alterada en el calendario de destino y se producirá un desajuste en tu programación.
  • Si haces modificaciones en el Calendario de FacileThings y tienes abierta la página de Google Calendar, verás que los eventos de Google Calendar se actualizan por sí solos. Sin embargo, si haces modificaciones en el calendario de Google y tienes abierta la lista Calendario de FacileThings, necesitarás refrescar esta página para ver los cambios realizados. La página no se refresca automáticamente.
  • Cuando desconectas un calendario, todos los eventos de Google permanecen en tu calendario de FacileThings a excepción de los eventos repetitivos, que se eliminan. Si deconectas un calendario y lo vuelves conectar algún tiempo después, habiéndose producido cambios en él, puedes encontrar algunas diferencias (que deberás ajustar manualmente).

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