TUTORIALES AVANZADOS

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Capturar por email

Puedes recopilar cosas en la Bandeja de Entrada de FacileThings enviando un email a la dirección inbox@facilethings.com. Además de la dirección de email que utilizas para acceder a FacileThings, puedes recopilar emails desde cualquier otra dirección que verifiques en la sección Emails de tu Cuenta.

Aquí te comentamos algunas cosas tener en cuenta y te explicamos unas opciones especiales que te pueden servir de ayuda si quieres importar datos que ya tienes en otros sistemas.

1. Archivos adjuntos

Los archivos adjuntos de un email se incluyen en la tarea generada, siempre que no se excedan los 10MB de datos.

importación de archivos adjuntos al email

Ten en cuenta que los archivos adjuntos de una tarea se eliminarán de manera automática un día después de que la tarea se haya marcado como Hecha. De esta manera, mantenemos al mínimo tu cuota de uso del almacén de archivos. Si necesitas que un archivo esté siempre disponible para cualquier consulta, debes crear una entrada en la lista de Material de Referencia.

Puedes consultar el uso actual de tu cuota de datos en tu Cuenta:

cuota de almacén de archivos

2. Gestionar emails ya procesados

Puede ocurrir que ya hayas procesado un email en tu programa de correo electrónico, es decir, que hayas realizado la segunda etapa de GTD fuera de FacileThings.

Para no tener que procesar de nuevo la tarea en FacileThings, puedes escribir el comando :procesado en el asunto del email antes de redirigirlo a FacileThings. De esta manera, la tarea será puesta en la lista indicada, en vez de en la Bandeja de Entrada. Estas son las opciones disponibles:

Comando Lista destino
:procesado acción (o accion) Acciones siguientes
:procesado espera A la espera
:procesado algún día (o algun dia o tal vez) Algún día/Tal vez
:procesado referencia Material de referencia
:dia fecha (ver formatos fecha) Agenda

3. Importar tareas múltiples

Si tienes unas cuantas cosas ya recopiladas en otro sistema (un archivo de texto de un acta de reunión, un sistema de gestión de proyectos, una app de to-dos, etc.), puedes enviarlas de una sola vez a la Bandeja de Entrada mediante un email con el comando :importar tareas.

Cuando llega un email con este comando, se procesa de modo que cada una de las líneas del cuerpo del email se transforma en una tarea independiente:

importar tareas

Algunas precauciones que debes tener cuando utilices el comando :importar:

  • Estas importaciones se agregan a una cola de trabajos para que se vayan despachando una a una. Si envías dos veces una importación de 100 tareas, seguramente terminarás con 200 tareas en tu inbox, 100 de ellas repetidas. Así que, ten paciencia y espera siempre a recibir la notificación que se te enviará una vez se ha completado el trabajo.

notificación importación terminada

  • Ten cuidado con la firma del email o el texto que a veces se añade al final de tus emails, porque serán entendidos como tareas y no producirán el resultado deseado.
  • El cuerpo del email se importará completamente, a no ser que indiques dónde termina la importación, introduciendo una linea especial que empiece con ###. Las líneas que van después de ### serán ignoradas.
  • No envíes una gran cantidad de tareas en un solo email. Si te equivocas en algo, vas a tener muchas cosas que borrar. Envía unas cuantas y, si todo va bien, envía el resto en bloques de tamaño manejable (no se recomiendan más de 100 tareas por email).

4. Importar proyectos

Si escribes el comando :importar proyecto en el asunto del email, se creará un proyecto con el asunto como título y una acción por cada línea del cuerpo del email.

importar proyectos

Así que, si tienes proyectos que repites de manera habitual, puedes utilizar una plantilla con todas las acciones de este tipo de proyectos para crearlos rápidamente.

Las precauciones mencionadas en la sección anterior siguen siendo válidas aquí.

5. Importar tareas con listas de control

Cuando envías un correo a tu Bandeja de Entrada se genera un elemento cuyas notas contienen el cuerpo del email. Pero podría ser que en vez de notas, quisieras crear una lista de control para esa tarea. En ese caso, utiliza el comando :importar lista de control:

importar lista de control

Siguen siendo pertinentes las precauciones anteriormente mencionadas.

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