TUTORIALES AVANZADOS

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Gestión de Proyectos

En GTD, la palabra proyecto tiene un significado algo diferente al que estás acostumbrado. Aquí, un proyecto es cualquier resultado que requiere de más de una acción.

Siempre que hagas algo que requiera varios pasos, es recomendable crear un proyecto. El proyecto no es más que un recordatorio de que todavía te quedan cosas por hacer para alcanzar ese resultado.

Crear un nuevo proyecto

La sección Proyectos te permite crear y editar tus proyectos, así como añadir y organizar las acciones necesarias para ejecutarlos.

Para crear un nuevo proyecto, haz clic en el botón Añadir Proyecto que aparece en la parte inferior de la lista de proyectos de la izquierda:

crear un proyecto

Cuando creas un nuevo proyecto, debes asignarle un nombre y una etiqueta. La etiqueta es un identificador del proyecto que existe por razones históricas y desaparecerá en próximas versiones, así que no te preocupes demasiado por ella; elige algo parecido al nombre del proyecto y trata de que no sea tan genérica que pueda confundirse con una etiqueta de contexto.

Opcionalmente, puedes indicar a qué Área de Responsabilidad y Objetivo pertenece el proyecto, darle una descripción más detallada y asignarle una fecha límite. Todas las acciones de un proyecto heredarán el Área de Responsabilidad y Objetivo del proyecto, aunque el AR de las acciones que ser modificada posteriormente.

Si utilizas Evernote como repositorio personal de información, puedes asociar una libreta de Evernote a a cada proyecto de FacileThings. De ese modo, podrás consultar todas las notas de esa libreta en la lista Material de Referencia del proyecto.

Definir una secuencia de acciones

La mayoría de tus proyectos serán una secuencia de acciones a realizar, una detrás de otra hasta lograr el resultado final. En estos casos, selecciona un tipo de proyecto Secuencial (1) y añade las acciones necesarias para empezar a realizar el proyecto utilizando el botón Añadir acción (2). Todas las acciones nuevas irán por defecto a la lista de Acciones Siguientes.

ejemplo de proyecto secuencial

Puedes establecer el orden de las acciones de un proyecto arrastrándolas y soltándolas en la posición que quieras. Como en tablets y dispositivos móviles no puedes “arrastrar y soltar”, tienes la opción de Mostrar iconos de ordenación (3), que te permitirán mover cualquier acción arriba y abajo, y al principio y al final del proyecto:

iconos de ordenación

Puedes editar o eliminar el proyecto completo con las opciones que tienes en la cabecera del mismo (4). Al eliminar un proyecto, todas sus acciones pendientes y el material de soporte se envían a la Papelera.

¡Importante! En la lista general de Acciones Siguientes sólo aparecerá la primera acción de cada proyecto secuencial. De esta forma, no te distraes con acciones que todavía no puedes hacer. Cuando des esa acción por hecha, aparecerá automáticamente la siguiente acción… y así sucesivamente hasta que completes el proyecto.

Subproyectos

Los proyectos secuenciales pueden tener subproyectos. Seguramente algunos de tus proyectos estarán compuestos por grupos de tareas que, aunque relacionados, podrían ser gestionados como un proyecto aparte. La opción de Subproyectos te permitirá organizar adecuadamente este tipo de componentes.

proyecto con subproyecto

Para crear un subproyecto sólo tienes que darle un nombre, ya que los subproyectos heredan el resto de características del proyecto principal.

Al añadir un subproyecto a un proyecto es como si tuvieras otra lista de Acciones Siguientes funcionando en paralelo. Tanto la primera acción del proyecto principal como la primera acción de cada subproyecto se mostrarán en la lista general de Acciones Siguientes, de modo que puedas avanzar las diferentes partes de un proyecto simultáneamente.

El botón Añadir Acción te permite añadir una nueva acción al proyecto principal o a cualquiera de sus subproyectos. Verás un desplegable con la lista de subproyectos en caso de existir.

añadir acción a subproyecto

Puedes arrastrar y soltar las acciones para moverlas de un subproyecto a otro. En una tableta no podrás mover gráficamente una acción a otro subproyecto. En este caso, tienes que editar la acción y cambiar de subproyecto con el campo “Proyecto” de la sección Perspectiva.

Puedes enviar una tarea directamente a un subproyecto cuando la estás procesando, ya que los subproyectos también aparecen en las listas de proyectos, con el formato proyecto > subproyecto:

procesando una acción a un subproyecto

Para eliminar un subproyecto no deben haber acciones relacionadas con el subproyecto en ninguna de las listas (ni siquiera en la Papelera).

Gestionar proyectos más complejos con Kanban

Kanban Personal es un herramienta visual de gestión de proyectos, muy sencilla de utilizar, y lo suficientemente flexible para poder disponer varias acciones en ejecución a la vez.

proyecto estilo Kanban

Dispones de tres columnas donde colocar tus acciones: A Realizar, En Curso y Hecho. Cuando añades una nueva acción al proyecto, por defecto va a la columna A Realizar.

Las acciones situadas en la columna En Curso (3) aparecerán en las listas generales de tu sistema, mientras que las acciones situadas en la columna A Realizar (2) no se mostrarán en las listas generales (sólo en el proyecto).

Tú decides qué acciones se pueden hacer en cada momento, moviéndolas a la columna En Curso. Puedes arrastrar y soltar las tarjetas que contienen las acciones, tanto para cambiarlas de columna como para cambiar su orden dentro de la misma columna.

La pestaña Acciones (1) contiene todas las acciones activas del proyecto, es decir, las que están en las listas Acciones Siguientes, Agenda y A la Espera, además de las acciónes Hechas. Estas acciones siguen perteneciendo a sus respectivas listas GTD, aunque aquí se visualicen de otra manera.

En proyectos largos, cuando la columna Hecho no hace más que crecer, termina siendo poco útil. Tienes la posibilidad trabajar con dos o con tres columnas, a tu gusto. Puedes configurar cada proyecto para que la columna Hecho se vea en el Kanban o fuera del Kanban como otra lista:

proyecto estilo Kanban

Nota: Cuando cambias la forma de gestionar un proyecto pierdes la configuración anterior. Al cambiar de gestión Secuencial a Kanban, todos los elementos de Acciones Siguientes, Agenda y A la Espera se sitúan en la columna A Realizar del kanban. Al cambiar de gestión Kanban a Secuencial, cada tarea va a su lista y, en la lista de Acciones Siguientes, las tareas que estaban En Curso se sitúan antes que las que estaban A Realizar, sin un orden concreto.

Si un proyecto Secuencial tiene subproyectos, no puedes cambiarlo a Kanban.

Organizar la lista de proyectos

Es muy probable que tengas una lista con muchos proyectos activos, y que sólo necesites fijarte en unos pocos cada semana. Utiliza la opción enfocar (1) para indicar qué proyectos requieren tu atención ahora. Estos aparecerán marcados con una estrella llena al principio de la lista, y sus acciones también aparecerán al principio de tu lista de Siguientes Acciones.

lista de proyectos

Utiliza la opción en espera (2) cuando, de manera temporal, no puedas continuar haciendo un proyecto por el motivo que sea. Para que no te distraigan de tu actividad actual, las acciones de un proyecto en espera no aparecerán en las listas generales. Utiliza la opción terminar (3) para guardar los proyectos que hayas finalizado.

Si tienes muchos proyectos en diferentes estados es probable que localizar un determinado proyecto en todas las listas te lleve demasiado tiempo. La herramienta de búsqueda de proyectos que tienes en la parte inferior de la lista de proyectos te permitirá localizar rápidamente cualquier proyecto. Solo tienes que teclear unas letras y aparecerán todos los proyectos que contengan ese texto.

búsqueda de proyectos

Puedes seleccionar un proyecto de la lista utilizando el ratón o las teclas arriba, abajo e intro. Una vez seleccionado el proyecto, la lista de proyectos se abrirá de forma automática en la posición donde se encuentra ese proyecto.

De igual modo, cuando creas un nuevo proyecto, éste se añade a la lista En curso y queda automáticamente seleccionado.

Enfocar en Objetivos y Áreas de Responsabilidad

La herramienta Enfocar que hay en la parte superior te permitirá centrarte únicamente en un objetivo y/o área de responsabilidad.

herramienta de enfoque

Una vez seleccionado el objetivo o área de responsabilidad, la lista de proyectos quedará reducida solo a los proyectos relacionados con dicha selección.

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