Las etiquetas son palabras precedidas por el símbolo # ¹ que te ayudan a describir mejor cualquier elemento de tu sistema organizativo. Te permiten agrupar y encontrar elementos que tienen características comunes.

Puedes utilizarlas para definir contextos o, simplemente, para clasificar mejor tus cosas.

Trabajar con contextos

Un contexto define qué necesitas para poder llevar a cabo una acción, y puede ser un lugar, una herramienta o una persona. Al asignar a cada una de tus acciones el contexto en que debe realizarse, haces que sea mucho más sencillo decidir cuál será la próxima acción a realizar, ya que la lista se reducirá a aquéllas acciones que se pueden realizar en el contexto en el que te encuentras actualmente.

Para asignar un contexto a una acción sólo tienes que escribirlo en la descripción de la acción. Esto se debe hacer en la etapa de Aclarar, que es el momento de pensar en qué significa realmente aquello que has capturado y cómo debe organizarse. La etiqueta se crea automáticamente si no existe.

La definición de contextos dependen totalmente de tu estilo de vida, pero algunos de los más habituales son #casa, #oficina, #ordenador, #llamadas y #recados (para cosas que haces cuando estás por la calle). Aquí tienes una guía más avanzada sobre el uso de contextos: Contextos en GTD — Guía teórica y práctica.

Cuando estás en la etapa de Ejecutar, sólo tienes que pensar en qué contexto te encuentras, filtrar las Acciones Siguientes que tienes en ese contexto y elegir la siguiente acción a realizar entre todas ellas.

Clasificar la información

La lista de Material de Referencia no contiene acciones sino información que quieres guardar porque es útil o interesante. De igual manera, la lista Algún día/Tal vez puede contener una gran variedad de cosas, desde acciones todavía no comprometidas hasta ideas o cosas que te gustaría hacer en el futuro.

Con el tiempo, estas dos listas tienden a crecer bastante, de modo que resulta conveniente utilizar etiquetas para clasificar los elementos que contienen. De esa manera podrás localizar todos los elementos similares cuando sea necesario.

Por ejemplo, si almacenas en la lista Algún día/Tal vez los libros que te gustaría leer y clasificas cada una de esas entradas con la etiqueta #libro, en el momento que quieras comprar un nuevo libro solo tienes que filtrar la lista por esa etiqueta y elegir cual será tu próxima lectura.

Contextos de persona

Los contextos de persona son palabras especiales precedidas con el símbolo @ ¹, y te ayudan a incluir una referencia rápida a alguien de tu entorno en tus acciones.

Cuando delegas una acción a alguien, la debes incluir en la lista A la Espera e indicar quién es la persona responsable de la tarea. Pero también puedes utilizar contextos de persona en la lista Acciones Siguientes para indicar que una acción necesita tratarse con una persona determinada. De ese modo, cuando te reúnas con alguien podrás ver inmediatamente todas las cosas pendientes que tienes que tratar con esa persona.

Haciendo clic sobre el contexto de persona de la acción tienes acceso a sus datos de contacto.

¹ Además de letras y dígitos, una etiqueta puede contener los siguientes símbolos: guión (“-”), guión bajo (“_”), punto (“.”), signo igual (“=”) y barra normal (“/”).