TUTORIALES AVANZADOS

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Integración con el calendario de Outlook

Puedes sincronizar tu Calendario de FacileThings con tus calendarios de Outlook. Para ello tienes que conectar ambas aplicaciones usando el cuadro de conexión “Calendarios” que verás en el apartado Integración de tu Cuenta.

connexion con Google Calendar

Nota: Si trabajas con diferentes cuentas de Google y Outlook para gestionar tus calendarios personales y profesionales, puedes reunir en tu calendario de FacileThings todas esas fuentes de datos. Puedes conectar a tu cuenta de FacileThings tantos calendarios de Google y Outlook como necesites.

Una vez des permisos a FacileThings para acceder a tus datos del calendario de Outlook, aparecerá la siguiente pantalla de configuración:

conectar calendario principal

Ahora solo tienes que añadir los calendarios que necesites. El calendario principal o calendario por defecto será aquél entre todos los calendarios conectados que no tenga asociado una etiqueta (solo puede ser uno). Todos los elementos de tu Calendario que no tengan una etiqueta especial de calendario irán al calendario por defecto de Outlook.

Cuando conectas un calendario se produce una primera sincronización, que puede llevar algo de tiempo si tienes muchos elementos en tu Calendario o en el propio calendario de Outlook. A partir de ahí, solo se sincronizará cada modificación que tenga lugar.

Puedes conectar tantos calendarios como necesites. Una vez que hayas conectado el calendario por defecto, continúa añadiendo los calendarios que necesites.

A diferencia del calendario por defecto, cualquier otro calendario necesitará que le asignes una etiqueta para que el sistema pueda distinguir los eventos de dicho calendario:

añadir calendario con etiqueta

Si, por ejemplo, tienes un calendario específico para organizar tus entrenamientos de running y le asocias la etiqueta running, los eventos de este calendario aparecerán en FacileThings con la etiqueta #running:

múltiples calendarios en Outlook

múltiples calendarios en FacileThings

Del mismo modo, cuando añadas un evento a tu Calendario con la etiqueta #running, éste irá al calendario Running de Outlook.

Sí añades una etiqueta de calendario a un elemento del Calendario, el evento se moverá al calendario correspondiente de Outlook. Si le quitas la etiqueta de calendario, el evento volverá al calendario por defecto.

La sincronización es automática y bidireccional

Cada vez que creas, modificas o eliminas un evento en tu calendario de Outlook, vas a tener el mismo resultado en el calendario de FacileThings a los pocos segundos.

De igual modo, cada vez que creas, modificas o eliminas un evento en el Calendario de FacileThings, el cambio se va a reflejar en el calendario de Outlook al que pertenezca ese elemento casi inmediatamente.

Si mueves un elemento del Calendario de FacileThings a cualquier otra lista, el evento desaparecerá del calendario de Outlook — volverá a aparecer si lo devuelves al Calendario.

En el caso de que este movimiento sea a la lista Hecho, puedes elegir qué debe ocurrir con el evento del calendario en Outlook. Tienes tres opciones:

configuración de tareas hechas

  • No hacer nada: Cuando marcas una tarea como hecha, el evento permanece en Outlook Calendar tal como estaba.
  • Modificar el texto: En este caso, el evento también permanece en Outlook Calendar, pero ligeramente modificado. El “texto” del evento se modifica como “* [texto]”, para indicar que se ha completado.
  • Eliminar el evento: Al marcar la acción como hecha, el evento se elimina de Outlook Calendar, quedando los dos calendarios exactamente iguales.

Eventos repetitivos

Los eventos repetitivos de Outlook se integran de una manera especial para que sea efectiva desde el punto de vista de la metodología GTD.

Cada vez que se crea un evento repetitivo en Outlook, se sincronizan las ocurrencias de los próximos tres meses en FacileThings, convirtiendo la primera de ellas en un elemento accionable. De ese modo puedes trabajar con el próximo evento a la GTD, a la vez que tienes una visión completa de tu programación en los próximos meses (las ocurrencias no activas se pueden ver en las vistas especiales del calendario).

eventos repetitivos en Outlook Calendar

eventos repetitivos en FacileThings

Sólo la primera ocurrencia de un evento repetitivo es una acción real en FacileThings, el resto no se pueden editar. Si necesitas modificar una ocurrencia de la lista que no sea la siguiente, debes hacerlo en Outlook. La modificación se sincronizará en FacileThings.

Al igual que con la Rutinas propias de FacileThings, cuando marques esa primera ocurrencia como Hecha (o la tires a la papelera), la siguiente ocurrencia de la lista se convertirá automáticamente en accionable. También se sincronizará de nuevo la lista de ocurrencias de Outlook para que tengas siempre una ventana real de planificación de tres meses.

Si asignas un Objetivo y/o Área de Enfoque al elemento activo de la secuencia, los elementos siguientes se generarán con el mismo Objetivo y Área de Enfoque.

Gestión de eventos privados

Es posible que no quieras que determinados eventos que tienes en FacileThings se vean en el calendario de Outlook, y viceversa. Puedes controlar esto a través de una etiqueta especial:

configuración de eventos privados

En este ejemplo, cualquier elemento que añadas a la Agenda con la etiqueta #privado no se sincronizará con Outlook. Igualmente, cualquier evento de Outlook con esa etiqueta, no se sincronizará con FacileThings.

Cuestiones a tener en cuenta

  • Antes de conectar cualquier calendario debes asegurarte de que está configurado en la misma zona horaria que FacileThings (la zona horaria está denifida en la sección Cuenta). Si las zonas horarias fueran diferentes, la hora definida para cada evento se verá alterada en el calendario de destino y se producirá un desajuste en tu programación.
  • Si haces modificaciones en el Calendario de FacileThings y tienes abierta la página del calendario de Outlook, verás que los eventos de Outlook se actualizan por sí solos. Sin embargo, si haces modificaciones en el calendario de Outlook y tienes abierta la lista Calendario de FacileThings, necesitarás refrescar esta página para ver los cambios realizados. La página no se refresca automáticamente.
  • Cuando desconectas un calendario, todos los eventos de Outlook permanecen en tu calendario de FacileThings a excepción de los eventos repetitivos, que se eliminan. Si deconectas un calendario y lo vuelves conectar algún tiempo después, habiéndose producido cambios en él, puedes encontrar algunas diferencias (que deberás ajustar manualmente).

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