Esta opción te permitirá definir Plantillas de Proyectos y generar proyectos específicos a partir de ellas.

Si de vez en cuando realizas proyectos similares a otros que ya has hecho antes, definir una plantilla te permitirá automatizar el proceso y ahorrar tiempo a la hora de lanzar nuevos proyectos.

Ejemplo de Plantilla de Proyecto

Veamos un ejemplo sencillo. Imagina que parte de tu trabajo es escribir ensayos. O que simplemente te gusta escribir ensayos sobre temas que te interesan. Supongamos que siempre que escribes un ensayo realizas una serie de pasos a lo largo de un par de semanas. Estas serían las acciones necesarias para llevar a cabo un proyecto de este tipo:

• Pensar en ideas y elegir una.
• Definir el tipo de ensayo a escribir y la audiencia.
• Hacer un esquema de cada párrafo.
• Escribir un primer borrador.
• Revisar planteamiento y argumentos, y escribir un segundo borrador.
• Revisar conceptos con otra persona y escribir un tercer borrador.
• Enviar a “editor” para revisar gramática y corregir
• Terminar el texto definitivo
• Publicar/entregar

¡Empecemos! Para crear la plantilla ve a la opción Proyectos. En la parte izquierda encontrarás la sección Plantillas. Haz click en el botón + (1).

Cuando estés trabajando con una plantilla aparecerá un pequeño adorno (2) que simplemente te permitirá distinguir cuándo estás trabajando con plantillas y cuándo estás trabajando con proyectos reales. Escribe el nombre de la plantilla, “Escribir ensayo”, y dale a “OK”.

Puedes ver que una plantilla de un proyecto contiene prácticamente las mismas listas y funciones que un proyecto; definir una plantilla se parece mucho a definir un proyecto.

Usaremos una plantilla de tipo secuencial, ya que se ajusta a nuestra forma de escribir ensayos. Ahora sólo tienes que añadir las acciones como si de un proyecto se tratara, con el botón “Añadir acción”.

Aparecerá un editor de tareas adaptado al uso de plantillas.

Una vez añadidas las acciones, la plantilla debería tener una apariencia similar a esta:

Las acciones de una plantilla no son acciones reales, es decir, no aparecerán en ninguna lista de acciones generales ni se pueden marcar como “hechas”. Sin embargo, puedes añadirles todo lo necesario para que sean totalmente funcionales cuando se transformen en acciones reales (notas, listas de chequeo, archivos adjuntos, etc.). Ten en cuenta que el proyecto real se generará duplicando las acciones de la plantilla.

Una vez que la plantilla está definida, sólo tienes que hacer click en el botón Crear Proyecto cada vez que necesites escribir un nuevo ensayo.

Después de unos segundos aparecerá un nuevo proyecto “Escribir ensayo” en la lista de Proyectos en curso. El proyecto tendrá las mismas acciones y la misma estructura que la plantilla predefinida.

La lista Calendario: Fechas relativas

A las acciones que necesiten una fecha, típicamente las acciones del calendario, se les puede asignar una fecha relativa a la fecha en que se genere el proyecto. Existen estas posibilidades:

• El mismo día.
• El día después.
• N días después.
• Una semana después.
• N semanas después.
• 1 mes después.
• N meses después.

Por ejemplo, imagina que te interesa analizar todo el feedback recibido una vez has publicado o entregado el ensayo. Para asegurar que ya tienes toda la información disponible, podrías poner esta tarea dos meses después de arrancar el proyecto.

Añade esa acción como si fuera un elemento del calendario. Asigna la fecha seleccionando la opción “N meses después”, e introduce un “2” en la casilla que aparece:

Una vez guardados los cambios, verás que el elemento de la lista Calendario no contiene una fecha concreta sino la fecha relativa “+2 meses”. Cuando se cree un proyecto real, esta acción del calendario tendrá la fecha del día en que se cree el proyecto más dos meses.

El resto de listas

Las acciones que añadas a la lista A la Espera se delegarán a los colaborares asignados en el momento de crear el proyecto.

Los elementos que añadas como Material de Referencia se copiarán en la lista de Material de Referencia de cada proyecto para que tengas siempre a mano la información necesaria para llevarlo a cabo.

Tipos de plantillas

Puedes definir plantillas secuenciales completas, incluso con subproyectos. La estructura entera se copiará en el proyecto creado.

También puedes definir plantillas de tipo Kanban que generarán proyectos de tipo Kanban con idéntica estructura.