Algunas de las acciones que llegan a tu mente y entran en tu sistema GTD pueden estar relacionadas con más gente. Acciones que deben hacer otras personas, y acciones que implican reuniones o conversaciones con alguien y que, por lo tanto, necesitan la presencia (real o virtual) de otras personas para llevarse a cabo.

Todas estas personas o entidades con las que te relacionas de algún modo se definen como Colaboradores en FacileThings: amigos, familiares, colegas, subordinados, clientes, proveedores, socios, etc.

Para añadir un colaborador a una acción solo tienes que escribir un nombre que lo represente, precedido por el símbolo @. Por ejemplo:

Pedir a @ana que traduzca al inglés el último artículo del blog.

Cuando escribes una etiqueta de persona se crea de manera automática un nuevo contacto en la lista de colaboradores que puedes ver en la opción Colaboradores del menú Organizar:

La lista de colaboradores se muestra dividida en dos listas. La primera de ellas contiene aquellos colaboradores que tienen al menos una acción activa en estos momentos y, por lo tanto, será la que quieras observar la mayoría de las veces.

Tienes una herramienta de búsqueda en la parte inferior para localizar las personas que no veas a simple vista.

También puedes crear contactos con el botón “Añadir Colaborador”. Para editar los datos del colaborador que tienes activo, utiliza el botón “Editar Colaborador” que aparece arriba a la derecha. En ambos casos aparecerá el siguiente editor:

El único campo obligatorio es el Nombre de pantalla, que debe ser un nombre corto que recuerdes fácilmente, de manera que puedas incluirlo en cualquier acción anteponiendo el símbolo @. Al igual que las etiquetas, se escribe en letras minúsculas y se permite el uso del guión bajo para separar palabras.

Un dato importante en colaboradores a los que sueles delegar tareas es la dirección de correo electrónico. Si el email pertenece a otro usuario de FacileThings, podrás conectar con él o ella, y delegar y recibir tareas de forma directa. Aunque no sea un usuario de FacileThings podrás delegar tareas vía email — el sistema puede enviar emails con tareas a colaboradores externos como verás más abajo.

Puedes personalizar el avatar de tus colaboradores con la foto que prefieras. Cuando un colaborador no tiene una foto asociada, se muestra un círculo con un color específico y sus iniciales. Si quieres ver dos iniciales, edita el nombre y apellidos de tu colaborador.

Agendas

En la parte derecha tienes todas las acciones relacionadas con el colaborador seleccionado, agrupadas en dos listas:

• Agenda. Es la lista de acciones que querrás tener a mano cada vez que te reúnas con un colaborador. Contiene todas las acciones delegadas (las que tienes en tu lista A la Espera), todas las acciones que implican alguna consulta o conversación (las que tienes en tu lista Acciones Siguientes) y todos los eventos que incluyen a tu colaborador (los que tienes en tu Calendario).
• Hecho. Contiene todas las acciones relacionadas con tu colaborador que se han completado en los últimos 30 días.

En la Agenda también aparecerán acciones relacionadas con un colaborador que, aunque en este momento no están activas, te interesa tener presentes cuando te reúnes con él o ella. Estas acciones “inactivas” pueden ser:

• Acciones siguientes a las que has asignado una acción predecesora.
• Acciones siguientes que tienes en un proyecto secuencial y no son la primera acción.
• Acciones siguientes que tienes en un proyecto kanban en la columna “A Realizar”.
• Acciones que tienes en el Archivo de Seguimiento.

Podríamos decir que las acciones inactivas son acciones que están de alguna manera bloqueadas, o bien por otra acción, o bien porque no ha llegado la fecha de activación. La Agenda ahora incluye todas estas acciones, que se identifican con un fondo rayado:

El icono de la impresora te permite convertir tu Agenda en un archivo PDF que puedes tanto descargar como imprimir para tener acceso a esta lista cuando estás off-line o enviársela a tu colaborador para informarle de las cuestiones que tenéis que abordar. El documento PDF mantendrá el aspecto de la interfaz de la aplicación para mayor familiaridad y claridad en la revisión.

Delegar acciones

Seguramente, en tu flujo de trabajo diario aparecerán ciertas tareas que no debas hacer—o no quieras hacer—personalmente. En ese caso, lo correcto es delegarlas a otras personas o entidades y moverlas a la lista A la Espera, de forma que puedas hacer un seguimiento de ellas en cada Revisión Semanal o cuando sea necesario.

Puesto que sigues siendo el responsable de esas tareas y seguramente tengan una incidencia en otras tareas o proyectos futuros, debes estar al tanto de su evolución.

Existen varias formas de delegar una acción a un colaborador:

• Cuando la estás aclarando cosas, puedes escribir el @nombre del colaborador en el texto y enviar la tarea a la lista A la Espera. O bien puedes seleccionar el nombre en la lista de colaboradores que tienes a la derecha.
• Puedes editar una acción que está en tu lista de Acciones Siguientes o en tu Calendario, añadir un @nombre (o seleccionarlo de la lista) y luego hacer clic en la opción A la Espera.

Podrás hacer un seguimiento general de las acciones delegadas en la lista A la Espera:

Colaboradores externos

Puedes hacer que las tareas delegadas se envíen por email a los colaboradores con los que tienes una relación directa y que confían en ti. Para ello, introduce la dirección de correo electrónico de tu colaborador en su ficha y marca la casilla “Enviar acciones delegadas por email”:

No actives esta opción si tu colaborador no espera este tipo de emails. Habla con él o ella antes de hacerlo, explícale cómo funciona y cómo puede facilitar vuestra comunicación, y activa la opción sólo si está de acuerdo.

Cuando delegues una tarea de esta manera, debes explicar muy bien de qué se trata e incluir toda la información posible. Puedes utilizar la sección de notas de la tarea para incorporar más información, e incluir una lista de control si eso facilita su comprensión y seguimiento.

Cuando muevas a la lista A la Espera una acción que tiene un colaborador externo asignado, el sistema le enviará un email con la tarea asignada y un enlace a la página de invitados, donde podrá consultar toda la información y actualizar el estado de la tarea.

Tu colaborador recibirá un email como éste:

Haciendo click en el botón “Ver/Actualizar mi tarea” se va a la página de invitados de FacileThings, donde tu colaborador puede ver toda la información relativa a la tarea: descripción, notas, lista de puntos de control, etc.

Además de ver la información, tu colaborador puede interactuar contigo de varias maneras:

• Indicando los puntos de control que ya están realizados.
• Indicando el porcentaje de la tarea que lleva realizado.
• Indicando que la tarea está finalizada.
• Manteniendo conversaciones contigo sobre la tarea.

Recibirás una notificación cuando tu colaborador escriba un mensaje o dé por finalizada la tarea.

En tu lista A la espera, donde puedes hacer un seguimiento de todas las acciones delegadas, verás los datos de progreso actualizados en caso de que hayan sido delegadas a un colaborador externo. Aunque un colaborador dé por finalizada la tarea, ésta seguirá apareciendo en tu lista A la Espera hasta que tú la marques definitivamente como hecha.

Conectar con otros usuarios de FacileThings

Si la dirección de email de un contacto pertenece a otro usuario de FacileThings, tendrás la posibilidad de enviar (o recibir) una solicitud para estar conectados en la aplicación.

Si tu colaborador acepta la invitación, podréis delegaros tareas mutuamente. Cuando delegues una tarea a otro usuario de FacileThings, ésta aparecerá en su Bandeja de Entrada con un mensaje indicando que se trata de una tarea delegada por ti:

Igual que con los colaboradores externos, recibirás notificaciones cada vez que tu colaborador añada comentarios o dé por finalizada la tarea.

Podrás hacer un seguimiento de estas tareas en tu lista A la Espera. En este caso, el sistema te indicará en qué lista del sistema GTD de tu colaborador está actualmente la tarea delegada.