El Archivo de Seguimiento es una lista que te permite incubar aquellas cosas que no necesitas o no quieres recordar hasta un momento concreto del futuro. Cuando guardas algo en el Archivo de Seguimiento, es como si te enviaras un correo a ti mismo sabiendo que vas a recibirlo en el momento adecuado del futuro.

Esto te permite aumentar la atención sobre lo que ahora mismo es importante y eliminar la estrés que implica tener presentes cosas que todavía no puedes o no debes hacer. Hay dos tipos de elementos que puedes gestionar de manera eficaz con la ayuda del Archivo de Seguimiento:

1. Asuntos que ahora mismo no son accionables, pero pueden serlo en el futuro.
2. Acciones futuras que no necesitas o no quieres recordar hasta que llegue el momento de poder actuar sobre ellas.

Asuntos futuros no comprometidos

Se trata de cosas que no te has comprometido a realizar, pero te gustaría volver a considerar en el momento adecuado. Por ejemplo:

• Un email anunciando un evento al que te gustaría asistir.
• Una idea que se te ha ocurrido sobre la que todavía no puedes hacer nada.
• Algo que te gustaría aprender, pero ahora tienes otras prioridades.

Puedes organizar esta clase de asuntos en la lista Algún día/Tal vez o en el Archivo de Seguimiento. Si utilizas la lista Algún día/Tal vez, debes indicar la fecha en la que quieres volver a tenerla en consideración, de modo que salga a la superficie cuando estés haciendo una Revisión Semanal cercana a esa fecha. Si utilizas el Archivo de Seguimiento, la acción saldrá automáticamente a la superficie en el día indicado.

La elección de una opción u otra dependerá de tus preferencias personales. En cualquier caso, no debes utilizar el Calendario para este tipo de cosas, ya que mezclarías asuntos que todavía no te has comprometido a hacer con acciones ya comprometidas, desvirtuando la intencionalidad del Calendario.

La coherencia del tipo de elementos que tiene cada lista es importante. Si mezclas cosas aquí y allá, el sistema se vuelve confuso y puedes perder de vista cosas importantes.

Acciones futuras comprometidas

Se trata de acciones que vas a hacer. Te has comprometido a realizarlas, pero no puedes hacer nada hasta una fecha determinada. Por ejemplo, felicitar a alguien por su cumpleaños.

Puedes organizar este tipo de acciones en el Calendario o en el Archivo de Seguimiento. El Calendario puede realizar exactamente la misma función, pero utilizando el Archivo de Seguimiento evitarás que las acciones sobre las que no puedes hacer nada hasta una fecha futura te distraigan y limiten tu atención cada vez que mires el Calendario.

Guardando cosas en el Archivo de Seguimiento

Para almacenar un elemento en el Archivo de Seguimiento cuando estás aclarando un asunto, solo necesitas asignarle una “Fecha de Inicio” y usar la opción “Lo haré yo”. El elemento se guardará en el Archivo de Seguimiento hasta la fecha indicada. Ese día, de manera automática, el asunto pasará al Calendario (si tenía una fecha de ejecución asignada) o a la lista de Acciones Siguientes (si no tenía una fecha de ejecución asignada). En cualquier caso, el asunto se activará automáticamente y lo tendrás presente de manera inmediata en la etapa Ejecutar.

Por ejemplo, si tienes en tu Calendario “Felicitar a Miguel por su cumpleaños” el 31 de Enero, seguramente no necesites ver ese elemento hasta el mismo día:

También puedes utilizar en el texto del asunto el comando en línea :activar para enviar un elemento al Archivo de Seguimiento: "Felicitar a Miguel por su cumpleaños :día 31 enero :activar 31 enero".

Las tareas repetitivas también pueden generarse en el Archivo de Seguimiento hasta la fecha que quieras, mediante el campo “Inactiva hasta” que encontrarás en la programación de la rutina:

Utilizando el Archivo de Seguimiento de este modo, consigues que tanto el Calendario como la lista de Acciones Siguientes estén más limpias. Eso te permite tener un mayor enfoque y evitar distracciones en tu día a día. Y te olvidas, porque la acción volverá automáticamente a la lista adecuada en la fecha que quieres.