TUTORIALES AVANZADOS

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Punto de partida: Capturar cosas

Capturar es el primero de los hábitos fundamentales de GTD. Se trata de anotar o registrar, fuera de la cabeza, en un único lugar, cualquier cosa llame tu atención (una idea, algo que has recordado, una nueva tarea, una nueva necesidad, información de un contacto, una cita, etc.).

Debes intentar capturar cada cosa en el mismo momento en que se manifiesta, y debes hacerlo rápidamente, sin pensar demasiado, de modo que puedas continuar con lo que estabas haciendo sin perder el hilo.

Es un primer paso crucial para alcanzar un estado de control calmado. Es una manera de liberar tu mente, y el objetivo es lograr que las cosas amorfas que todavía no has definido claramente no supongan un ruido estresante para tu mente mientras estás haciendo otras cosas.

En la aplicación web siempre tienes disponible la opción Capturar en la barra superior de menús, a la que también puedes acceder con el atajo de teclado CTRL-1.

opción para capturar

Además de capturar cosas desde la propia aplicación, puedes hacerlo desde tu email, desde herramientas externas como Evernote y Twitter y también desde tu Smartphone.

Todo lo que captures va a tu Bandeja de Entrada, que puedes ver en la opción Listas del menú Organizar.

Hay una excepción. Si capturas algo y le asignas una fecha (utilizando el comando en línea :día), el elemento irá directamente a la Agenda, sin pasar por la Bandeja de Entrada.

Tienes a mano una barra con las etiquetas y personas que más utilizas, para que no tengas que escribirlas. Haz click en ellas, y se añadirán al texto.

Aunque puedes recopilar más información — notas, archivos y listas de control — sólo debes hacerlo si tienes esa información presente en el momento de la captura. Si no, no pierdas el tiempo, captura rápido y ya completarás la información en la etapa de aclarar.

Cuando estés trabajando con tu ordenador, es recomendable mantener abierta la aplicación, de modo que puedas capturar nuevas cosas rápida y fácilmente.

Capturar desde tu email

También puedes capturar cosas en FacileThings usando tu correo electrónico. Sólo tienes que enviar un email a la dirección inbox@facilethings.com. Un nuevo elemento con el contenido del asunto se introducirá de forma inmediata en tu Bandeja de Entrada. Tendrá una nota asociada con el mensaje completo.

Puedes enviar correos desde la dirección de email que utilizas para conectarte a FacileThings, y desde cualquier otra dirección que agregues y confirmes en tu Cuenta (pestaña Emails):

configuración de emails

Para más información, consulta esta guía con todas las opciones disponibles para recopilar tareas via email en FacileThings.

Capturar desde Evernote y Twitter

También puedes capturar información en tu Bandeja de Entrada a través de tus cuentas de Evernote y Twitter, y sus herramientas disponibles, para procesarla dentro de tu sistema GTD. Para ello, debes conectar FacileThings a esas cuentas desde el menú Cuenta, sección Integración (sólo tardarás unos segundos):

sección integración

Debes indicar qué libreta de Evernote vas a utilizar para capturar cosas, y todas las notas que agregues a esa libreta serán integradas en tu Bandeja de Entrada.

Con Twitter, sólo tienes que marcar un tweet como me gusta (icono con forma de corazón) para que aparezca en FacileThings.

La sincronización de notas de Evernote se hará de manera inmediata. Los tuits se sincronizarán de forma automática cada vez que inicies la sesión en FacileThings, aunque también puedes realizarla manualmente cuando quieras, haciendo clic en el botón de sincronización que verás a la izquierda de la Bandeja de Entrada (si tienes activada la integración con Twitter).

sincronización manual

Nota: Ten en cuenta que las etiquetas de FacileThings están formadas por una única palabra, mientras que Evernote te permite introducir espacios en ellas. Si utilizas en Evernote etiquetas con espacios, solo se importará la primera palabra.

Capturar con tu Smartphone

Si tienes un iPhone o un telefóno Android puedes descargarte la app de FacileThings y utilizar la opción Capturar para recopilar cosas:

aplicación para iPhone y Android

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