Productividad y GTD

Alcanza el equilibrio a través de tus Áreas de Responsabilidad

AUTOR: Francisco Sáez
“La felicidad no es una cuestión de intensidad, sino de equilibrio, orden, ritmo y armonía.” ~ Thomas Merton

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La fase de capturar en GTD tiene normalmente un carácter reactivo. Es decir, tú estás haciendo cualquier trabajo, o paseando, o en el cine y, de repente, ves algo, o alguien te dice algo, o te acuerdas de algo o te viene una idea a la cabeza. Entonces la capturas para evitar el estrés de tenerla zumbando en la cabeza todo el tiempo, o la preocupación de olvidarla.

Esta forma de capturar es fundamental e indiscutible, pero también incompleta, ya que sólo capturas cosas que son evidentes, es decir, que de alguna manera afloran por sí mismas a la superficie. Pero hay otras cosas que no son tan evidentes y, a menos que hagas el esfuerzo de pensar en ellas a propósito, solo van a aflorar cuando ya es demasiado tarde, en forma de problemas.

Para que esto no ocurra es muy recomendable que diseñes una lista de control sobre la que debes reflexionar cada cierto tiempo de una manera proactiva. ¿Qué cosas deberías revisar en esa lista? Tus Áreas de Responsabilidad. Reflexiona sobre cada una de ellas y determina a qué cosas no le estás prestando la debida atención. Captura el resultado de esa reflexión, para actuar y corregir cualquier desequilibrio. ¿Cada cuánto tiempo deberías hacer esto? Bueno, depende de ti y del ritmo en que cambian las cosas en tu vida, pero una frecuencia razonable sería entre 2 y 6 meses.

Para poder hacer esta revisión debes tener claras cuáles son tus Áreas de Responsabilidad (ARs a partir de ahora). También llamadas Áreas de Enfoque o Áreas de Interés, las ARs forman parte de los 6 niveles de perspectiva de GTD. Las ARs representan diferentes aspectos de tu trabajo y tu vida personal a los que quieres dedicar tu tiempo de una forma equilibrada, esperando obtener buenos resultados en todos ellos.

En tu trabajo probablemente tengas una responsabilidad principal pero, si eres un trabajador del conocimiento, es seguro que tienes varias responsabilidades auxiliares. Haz mentalmente una descripción detallada de tu trabajo para ser consciente de ellas. ¿Tienes algún problema en tu papel de jefe, administrador, empleado, socio? ¿Hay cuestiones generales que podrías reforzar para mejorar tus condiciones de trabajo? Piensa por ejemplo en tus tareas administrativas, el trabajo en equipo, el material y el software que utilizas, tu capacidad de planificación, o tu productividad personal. ¿Hay cuestiones específicas de tu especialidad que deberías mejorar? Nuevas tecnologías, avances en tu especialidad, cursos de capacitación, libros que deberías leer, seminarios a los que deberías asistir, etc.

Las ARs relativas a tu vida personal pueden ser muy variadas, pero normalmente todos tenemos algunas de ellas en común. Las más habituales son:

  • Familia. ¿Estás participando en la educación de tus hijos como te gustaría? ¿Te preocupas por mantener viva la relación con tu pareja? ¿Cuánto tiempo hace que no hablas o compartes un rato con tus padres y hermanos?
  • Amistades. ¿Contactas con tus amigos que se han ido a vivir a otro sitio, o su ritmo de vida no ayuda a que paséis algún tiempo juntos? ¿Cuánto tiempo hace que no les llamas?
  • Desarrollo personal. ¿Estás contento con tus habilidades en general, con tu forma de relacionarte, con tu papel en la vida? ¿Qué necesitas hacer para mejorar? ¿Qué te gustaría hacer para crecer como persona?
  • Ocio. ¿Hay tiempo en tu vida para la diversión y el entretenimiento? ¿Descansas lo suficiente? ¿Viajas? ¿Dedicas tiempo a tus hobbies, a las cosas que te hacen disfrutar?
  • Salud. ¿Eres una persona dinámica, estás en forma? ¿Te cuidas? ¿Estás comiendo saludablemente? ¿Haces algo de ejercicio? ¿Cómo te sientes?
  • Finanzas. ¿Estás al tanto de tu situación económica? ¿Ahorras lo suficiente para no preocuparte por imprevistos? ¿Inviertes en tu futuro? ¿Hay alguna cosa que necesites cambiar?
  • Sociedad. ¿Cómo ayudas a la sociedad o a tu comunidad? ¿Qué puedes hacer con tus recursos actuales? ¿Donaciones? ¿Voluntariado?
  • Vida espiritual. ¿Te tomas el tiempo suficiente para estar contigo mismo y meditar? ¿Si practicas alguna religión, estás contento con tu nivel de implicación?

Normalmente prestamos casi toda nuestra atención a dos o tres ARs, dejando las demás en segundo plano, lo cual termina generando problemas en nuestro trabajo, relaciones o equilibrio personal.

¿Cuáles son tus Áreas de Responsabilidad? ¿Cuál es tu grado de satisfacción en cada una de ellas? Si quieres ser el director de tu vida, responde de vez en cuando a estas dos preguntas.

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