Getting Things Done - GTD
Qué significa "Reflexionar" en GTD y porqué es tan importante
AUTOR: Francisco Sáez
“Sólo puedes sentirte bien acerca de lo que no estás haciendo cuando sabes exactamente qué es lo que no estás haciendo.” ~ David Allen
El objetivo último del flujo de trabajo que define David Allen en su libro Organízate con eficacia (Getting Things Done) es asegurar que siempre estés haciendo aquello que de verdad necesitas hacer y, a la vez, te sientas bien por no estar haciendo lo que estés dejando de hacer.
Esos dos factores te llevan a ser altamente productivo (te mueves sobre actividades que producen beneficios, sean éstos de la índole que sean) con un nivel mínimo de estrés (no se sientes agobiado por el resto de tareas que están esperando).
Cuando capturas todo lo que llama tu atención y lo procesas—es decir, aclaras qué significa cada cosa y qué vas a hacer al respecto—, sientes que todo está bajo control. Tu sistema GTD está al día y es totalmente fiable. Pero eso dura poco, ya que todo sistema organizativo tiene una fuerte tendencia a la entropía. Pronto llegarán nuevas cosas a tu bandeja de entrada, completarás algunas tareas que seguramente necesiten de alguna acción adicional, cambiarás de opinión con respecto a la naturaleza de algún proyecto que ya habías definido, o renegociarás alguno de tus compromisos.
La realidad es que la propia dinámica de tu vida hace que la fiabilidad de tu sistema se vaya degradando poco a poco. Es por eso que revisar tu sistema GTD de manera regular es fundamental para alcanzar este tipo de nirvana del que hablaba al principio. Por otra parte, si no revisas tus cosas con la debida frecuencia, una parte de tu cerebro estará continuamente recordándolas y será difícil no sentirse abrumado.
En definitiva, si no revisas tu sistema de una manera adecuada, los pasos que has dado anteriormente — capturar, procesar y organizar — no sirven de nada. Tu sistema deja de ser útil. Cuando el desajuste entre tu realidad y la realidad que tu sistema representa se ha hecho demasiado grande, simplemente dejas de confiar en él. Cuando esto sucede, vuelves a sucumbir ante las urgencias de los demás y a vivir en el cuarto cuadrante de la famosa matriz de Eisenhower.
David Allen renombró la etapa de revisar como reflexionar en su libro Making It All Work y en la segunda revisión de Getting Things Done. El motivo es que el objetivo de esta etapa es doble: tener la información actualizada y proporcionar una perspectiva de confianza.
Es en esta segunda parte, la de ganar perspectiva, donde posiblemente la palabra reflexionar tenga más profundidad que revisar. Hay veces en las que nos centramos en el control y nos olvidamos de la perspectiva. Si sientes que te estás dejando llevar por las urgencias o que estás dejando de lado cosas importantes, es aquí donde tienes que hacer un alto en el camino y mirar a tu sistema desde un horizonte más elevado.
Normalmente, revisar tus diferentes niveles de perspectiva (que David Allen llama horizontes de enfoque en sus últimos escritos) no es algo que vayas a hacer a menudo. Cuanto más alto es el horizonte, más tiempo puedes estar sin revisarlo. El propósito de tu vida no va a cambiar de hoy para mañana, pero tus objetivos a largo plazo y tus áreas de responsabilidad pueden variar en el próximo año y conviene tener en cuenta esas variaciones, aunque sean sutiles, para dar una mejor dirección a tu actividad diaria.
Resumiendo, ¿cuándo debes reflexionar sobre tu sistema y qué debes revisar cada vez?
- Cada día debes revisar tu acciones activas, es decir, las que están en tu Agenda y en las listas de Acciones Siguientes y A la Espera. El objetivo de esta revisión es decidir qué vas a hacer en cada momento.
- La Revisión Semanal es una revisión más profunda que abarca la mayoría de tu sistema GTD y su objetivo es recuperar el equilibrio que has ido perdiendo durante la semana.
- Mucho menos frecuentes pero igual de necesarias son las revisiones de los horizontes de enfoque superiores. Aquí la frecuencia recomendada es la que te permita estar tranquilo y confiado con tu perspectiva y, por lo tanto, solo depende de ti.
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