Nueva integración con Evernote

Evernote es una herramienta fenomenal, tanto para capturar cosas como para guardar material de referencia, dos cuestiones muy importantes en cualquier organización GTD.

Hemos rehecho completamente la integración de FacileThings con Evernote, partiendo de cero, para aprovechar todo su potencial. Además, creo que con esta actualización damos respuesta a todas las solicitudes de mejora que habíamos recibido de nuestros usuarios.

Sincronización automática e inmediata

Ya no tienes que esperar a salir/entrar en la aplicación—o forzar una sincronización manual—para ver en FacileThings las nuevas notas que has capturado en Evernote, o aquéllas que has modificado. De hecho, ahora solo verás el icono de sincronizar si has activado la integración con Twitter o Google Calendar, pero no con Evernote.

Las notas se actualizan automáticamente. Cuando creas o modificas una nota en Evernote (en la libreta que utilizas como bandeja de entrada o en cualquier libreta que tengas asociada a un proyecto), Evernote nos envía un mensaje para que la actualicemos en FacileThings. Puede tardar unos segundos, pero la sincronización es prácticamente inmediata. Si la modificación la has hecho con una app local de Evernote (móvil, tablet o escritorio), la señal llegará a FacileThings una vez que la nota se haya sincronizado con el servidor de Evernote.

Cuando se trata de una nota nueva, en FacileThings se crea un elemento con el título de la nota y sus etiquetas, y se copia el contenido de la nota en el apartado “Notas”.

Cuando se trata de la modificación de una nota que ya existe en FacileThings, se copia de nuevo el contenido de la nota, pero el título solo se modifica si el elemento está todavía en la Bandeja de Entrada (entendemos que la descripción que hayas podido dar al procesar el elemento es más significativa dentro del entorno GTD que el título original).

Visualizador de notas

Hemos modificado el editor de acciones para que puedas visualizar las notas de Evernote tal y como las ves en Evernote:

El contenido de las notas de Evernote se muestran en formato HTML y se incluyen todos los recursos que hayas asociado desde Evernote: imágenes, archivos PDF y notas de audio (1). Por una cuestión de rendimiento y espacio no “copiamos” todos esos recursos en FacileThings, por lo que deberás estar logueado a Evernote para poder verlos (si no los ves, solo tienes que iniciar una sesión de Evernote en otra pestaña).

Si necesitas editar la nota original, haz click en uno de los enlaces que aparecen encima de la nota (2).

Hemos aprovechado estos cambios para hacer más accesibles los valores de Perspectiva. Además, ahora puedes crear proyectos, áreas de responsabilidad y objetivos a medida que aparecen en tu radar (3). Si se te olvidó convertir una acción en un proyecto en la etapa de procesar/aclarar, ahora puedes hacerlo en cualquier momento, creando un nuevo proyecto desde la propia acción.

Gracias a este visualizador podrás utilizar la app móvil de Evernote para capturar imágenes y notas de voz cuando estés por ahí. Solo tienes capturarlas en la libreta que utilices de puente a FacileThings para que aparezcan en tu Bandeja de Entrada.

Material de soporte para proyectos

Ahora se importan todas las notas de la libreta que asocias a un proyecto, de modo que están siempre a mano, en la lista de Material de Referencia del proyecto (antes necesitabas hacer click en un botón para poder verlas, un proceso que además podía tardar mucho tiempo).

Al igual que el resto de notas, cuando las modificas en Evernote, el contenido se actualiza en FacileThings.

Nota: Hemos importado todas las notas de las libretas asociadas a los proyectos (20.000 libretas), por lo que puedes encontrar que el Material de Referencia de alguno de tus proyectos ha crecido bastante.

Reglas de procesado

Algo que muchos de vosotros habíais solicitado era disponer de alguna forma de organizar automáticamente las notas en Evernote una vez han sido procesadas en FacileThings.

Como cada usuario hablaba de una casuística diferente, hemos creado una reglas de procesado personalizables, de modo que puedas definir qué quieres que ocurra con las notas de Evernote después de moverlas a una determinada lista de FacileThings.

Puedes definir tu configuración personal con el botón “Editar configuración Evernote” de la sección Cuenta, apartado Integración:

Para cada una de las listas Acciones Siguientes, Agenda, A la Espera, Hecho, Algún día/Tal vez, Material de Referencia y Papelera, puedes establecer tres posibles acciones:

1. No hacer nada. Cuando muevas un elemento relacionado con una nota de Evernote a esa lista, no ocurrirá nada con la nota original.
2. Mover a una libreta. Cuando muevas un elemento a esa lista, simultáneamente la nota original se moverá a la libreta de Evernote que hayas indicado. Opcionalmente puedes añadirle una etiqueta, si eso te ayuda a clasificarla mejor.
3. Eliminarla. Cuando muevas un elemento a esa lista, se eliminará la nota original (en realidad, Evernote la enviará a una libreta llamada Trash, con posibilidad de recuperarla).

Otras cuestiones

• Ahora detectamos cuando finaliza el permiso de acceso a tus datos que otorgas a FacileThings cuando estableces la conexión con Evernote (normalmente de un año), de modo que te avisaremos cuando esté a punto de expirar para que lo renueves sin problemas.
• Si conviertes un elemento proveniente de Evernote en una rutina, todas las tareas repetitivas contendrán el contenido de la nota de Evernote.
• Hemos evaluado la posibilidad de incluir Evernote Business en la integración, pero finalmente hemos decidido no incluir estas cuentas. La gestión de este tipo de cuentas utiliza un API diferente y las reglas de uso y permisos son completamente diferentes. Probablemente tenga sentido esta integración en el futuro, si creamos también cuentas FacileThings Business.
• Pronto actualizaremos las aplicaciones móviles para que puedas ver y editar las notas de Evernote de manera similar a como lo haces en la web.