Productividad y GTD

La lista “Esta Semana No”

AUTOR: Francisco Sáez

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La Revisión Semanal es uno de los hábitos fundamentales de GTD más difíciles de establecer. Todo sistema organizativo tiende a la entropía y mucha gente no logra tomar conciencia de lo importante que es mantener su sistema limpio y actualizado para poder confiar en él sin reservas.

Cuando te saltas la revisión una semana, tu sistema empieza a alejarse de tu realidad. Contiene acciones e información que ya no son relevantes, proyectos desactualizados, cosas que no están donde deberían, y se convierte en incompleto, ya que hay cosas que todavía están en tu cabeza pero no en el sistema. Cuando te has saltado la revisión durante tres o cuatro semanas, tu sistema ya no hay por donde cogerlo y, como consecuencia, lo abandonas, te caes del vagón.

Es en ese punto donde algunos dicen “GTD es demasiado complicado” o “GTD no es para mi”. Lo cierto es que ni GTD ni ninguna otra forma de organización va a funcionar si no mantienes la información limpia, clara, actual y completa.

Pero admitámoslo, la Revisión Semanal no es precisamente una de esas tareas fácilmente tachables que les gusta a nuestro cerebro. Es una tarea que puede hacerse muy larga y pesada, pues conlleva al menos una decena de sub-tareas. Es difícil disciplinarse para hacer una tarea de este tipo todas y cada una de las semanas y, aún cuando lo haces, no es fácil hacerla de una manera correcta y completa.

Dentro de la Revisión Semanal, una de las tareas que más tiempo requiere es la revisión de la lista Algún Día/Tal Vez. Revisar toda esa lista—tal como propone David Allen—es una tarea poco productiva en el mejor de los casos, ya que conlleva revisar una gran cantidad de elementos (es muy normal que esa lista llegue a contener cientos de elementos con el tiempo) para tomar acción tan solo sobre unos pocos de ellos (un uno o dos por ciento, como mucho).

José Miguel Bolívar, en su libro Productividad Personal. Aprende a liberarte del estrés con GTD, propone una solución francamente buena. Básicamente, se trata de dividir la lista Algún Día/Tal Vez en dos listas, una que contiene lo que es necesario revisar cada semana y otra que contiene las cosas que solo es necesario revisar bajo determinadas circunstancias.

Dado que la lista Algún Día/Tal Vez contiene elementos de la más diversa naturaleza (acciones todavía no comprometidas, ideas, lecturas, sitios que visitar, cosas que te gustaría hacer, etc.) no es operativo revisar todos los elementos todas las semanas. ¿Qué sentido tiene revisar cada semana 30 elementos de la lista que contienen libros que te gustaría leer? Ese conjunto de elementos solo deberías revisarlo en el momento en que decides que vas a comprar algún libro nuevo.

José Miguel llama Esta Semana No a esa lista o parte de la incubadora (puede ser una sub-lista de la lista Algún Día/Tal Vez o una lista aparte, eso no importa) que contiene acciones con las que todavía no te has comprometido pero debes revisar cada semana para reconsiderar tu compromiso. Son cosas que no vas a hacer esta semana, pero quizás sí la semana que viene.

A mi juicio, esta división mejora la organización y, sobre todo, hace que la Revisión Semanal sea más sencilla y más sólida. La lista Esta Semana No es la que que debes incluir en tu Revisión Semanal; el resto de elementos—la tradicional lista Algún Día/Tal Vez—solo tienen que se revisados cuando sea estrictamente necesario.

9 comentarios

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7
Comentado hace más de 4 años Xavier Valens Gomila

Buena idea,

voy a crear una etiqueta "RS" para marcar las tareas de la lista "esta semana no"

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7 Xavier Valens Gomila

Buena idea,

voy a crear una etiqueta "RS" para marcar las tareas de la lista "esta semana no"

40b9bee67a5677323f511a60edddabf3
Comentado hace más de 4 años Jorge Vera Morales

Nada más leer la idea en el libro de José Miguel, la adopte como solución con la etiqueta tal cual #estasemanano. Sin embargo, creo que la mayor ventaja de esta alternativa no es "reducir" la lista de Maybe/someday a límites manejables semanalemente, sino que es donde postergar "acciones siguientes", pero que no necesariamente deben hacerse esta semana (antes de la próxima revisión), y que tras la incubadora es posible que desaparezcan, dejando de tener vigencia y por tanto ya no sean necesarias

40b9bee67a5677323f511a60edddabf3 Jorge Vera Morales

Nada más leer la idea en el libro de José Miguel, la adopte como solución con la etiqueta tal cual #estasemanano. Sin embargo, creo que la mayor ventaja de esta alternativa no es "reducir" la lista de Maybe/someday a límites manejables semanalemente, sino que es donde postergar "acciones siguientes", pero que no necesariamente deben hacerse esta semana (antes de la próxima revisión), y que tras la incubadora es posible que desaparezcan, dejando de tener vigencia y por tanto ya no sean necesarias

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Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

Xavier, no te molestes. Esta semana integraremos una solución en la Revisión Semanal para que podáis utilizar la lista "Esta semana no" sin necesidad de etiquetar de nuevo el contenido de la lista Algún día/Tal vez.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Xavier, no te molestes. Esta semana integraremos una solución en la Revisión Semanal para que podáis utilizar la lista "Esta semana no" sin necesidad de etiquetar de nuevo el contenido de la lista Algún día/Tal vez.

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Comentado hace más de 4 años Arnau Via Martinez-Seara

Justamente pensaba hace ya un cierto tiempo que una mejora útil sería la posibbilidad de realizar búsquedas complejas de tareas o filtros por etiquetas. Por ejemplo dentro de tareas algún día/tal vez descartar la que contengan la etiqueta #lecturas. De modo que igual esta futura implementación de la que hablas soluciona este problema.

58ad43b0cf45d35ced28292c0626b319 Arnau Via Martinez-Seara

Justamente pensaba hace ya un cierto tiempo que una mejora útil sería la posibbilidad de realizar búsquedas complejas de tareas o filtros por etiquetas. Por ejemplo dentro de tareas algún día/tal vez descartar la que contengan la etiqueta #lecturas. De modo que igual esta futura implementación de la que hablas soluciona este problema.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

Hola Arnau,

Exactamente, por ahí van los tiros. Lo verás en unos días ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Arnau,

Exactamente, por ahí van los tiros. Lo verás en unos días ;)

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7
Comentado hace más de 4 años Xavier Valens Gomila

Vale Francisco, quedo a la espera.
Gracias

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7 Xavier Valens Gomila

Vale Francisco, quedo a la espera.
Gracias

Ed9c34f87180d16744abd800f9d313ad
Comentado hace más de 4 años Fernando Lorenzo Rego

Me va convenciendo más este sistema que no oculta la verdad: la dificultad de hacer las tareas, de la puesta en práctica para forjar hábitos, las limitaciones del sistema donde al mismo tiempo se van ofreciendo o buscando soluciones... He encontrado autenticidad, contacto con la realidad humana... Me agrada, porque no somos máquinas que no fallamos, que no tenemos momentos buenos y otros menos buenos... Es realista, y se va adaptando; perdón, lo vais adaptando. Muchas gracias por ello.

Ed9c34f87180d16744abd800f9d313ad Fernando Lorenzo Rego

Me va convenciendo más este sistema que no oculta la verdad: la dificultad de hacer las tareas, de la puesta en práctica para forjar hábitos, las limitaciones del sistema donde al mismo tiempo se van ofreciendo o buscando soluciones... He encontrado autenticidad, contacto con la realidad humana... Me agrada, porque no somos máquinas que no fallamos, que no tenemos momentos buenos y otros menos buenos... Es realista, y se va adaptando; perdón, lo vais adaptando. Muchas gracias por ello.

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Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

Muchas gracias por tu comentario, Fernando. Creo que describe a la perfección la naturaleza de GTD.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Muchas gracias por tu comentario, Fernando. Creo que describe a la perfección la naturaleza de GTD.

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Comentado hace más de 4 años Alberto

Hace un tiempo que leí el libro de José Miguel y no tardé en implantar la etiqueta #estasemanano. Cuando llegó la primera revisión semanal también vino el primer problema. La revisión te obliga a pasar por toda la lista Algún día/Tal vez.
Así que estoy impaciente de ver esa actualización.

7ebdcbe49ae8d9a9b6f8f51bad18c081 Alberto

Hace un tiempo que leí el libro de José Miguel y no tardé en implantar la etiqueta #estasemanano. Cuando llegó la primera revisión semanal también vino el primer problema. La revisión te obliga a pasar por toda la lista Algún día/Tal vez.
Así que estoy impaciente de ver esa actualización.

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