Getting Things Done - GTD
Tu Lista de Proyectos, completa
AUTOR: Francisco Sáez
Uno de los componentes más interesantes de GTD es la Lista de Proyectos. Tener una lista de proyectos supone un descubrimiento asombroso para aquellos que están acostumbrados a trabajar sobre una simple lista de tareas para hacer.
Si no tienes un índice completo de tus proyectos, hay muchas posibilidades de que llegues a estar excesivamente ocupado, ya que siempre estarás abierto a adquirir más compromisos de los necesarios. Si no tienes una idea clara de tus obligaciones, es muy probable que acabes quejándote de lo mucho que tienes que hacer sin saber muy bien cómo has llegado a esa situación. Tener una lista de cosas para hacer y un calendario con tus citas anotadas no es suficiente, porque surgirán un millón de cosas nuevas y pensarás que deberías hacerlas casi todas.
La forma más sencilla de empezar a construir tu lista de proyectos es a partir de las cosas que tienes que hacer a día de hoy. Tu lista de tareas actual te dará una idea clara de cuáles son tus proyectos actuales.
No obstante, esta lista de proyectos no suele estar completa. Los coach de GTD dicen que la mayoría de sus clientes, a pesar de llevar un tiempo funcionando con GTD, no suelen tener más del 70% de sus proyectos reales en la lista. Y hay una diferencia importante entre tener una lista de proyectos completa y una lista de proyectos que creemos completa. La percepción de nuestra realidad puede variar de forma significativa.
Para poder completar esa lista, primero debes entender claramente la diferencia entre proyecto y área de responsabilidad (o área de enfoque). Un proyecto es algo que necesita más de una acción y que, en algún momento—dentro de unos días, o de unos años—, podrás marcar como terminado. Sin embargo, nunca podrás marcar como hecha un área de responsabilidad. Por ejemplo, el mantenimiento de tu hogar, la educación de tus hijos, tus finanzas personales, tu trabajo o disfrutar de la vida son áreas de responsabilidad que no se terminan nunca y que, por cierto, no debes poner en tu lista de proyectos.
Define claramente cuáles son tus área de enfoque, tanto en tu vida profesional como en tu vida personal. Después, comprueba si para cada una de ellas tienes ya algún proyecto definido. Debes añadir a cada una de esas áreas los proyectos necesarios (al menos, uno) para lograr los resultados que te gustaría alcanzar o mantener unos estándares adecuados. Subiendo de nivel y clarificando tus áreas de enfoque, obtendrás un marco coherente para definir y completar correctamente tu inventario de proyectos.
La lista de proyectos, como tu vida, va a cambiar constantemente. Tus necesidades cambian día y día, y tus áreas de responsabilidad también variarán con el tiempo. La herramienta que te permitirá mantener esa lista siempre al día y completa es la revisión semanal.
Los problemas aparecen cuando algo que quieres o necesitas hacer no está bien definido o bien te falta compromiso para hacerlo. Si no quieres problemas, ten un inventario completo de tus proyectos.
Un comentario
Francisco:
Me parece muy buena tu recomendación de no poner las áreas de responsabilidad como proyectos. Un definición precisa en este campo ayuda mucho a ordenar las ideas y luego las acciones. Excelente approach.
Saludos
JC
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Como decir que no
Francisco:
Me parece muy buena tu recomendación de no poner las áreas de responsabilidad como proyectos. Un definición precisa en este campo ayuda mucho a ordenar las ideas y luego las acciones. Excelente approach.
Saludos
JC
Twitter: @ComoMeOrganizo
Ultima Nota: Como decir que no