Productividad y GTD

Productividad frente a Actividad

AUTOR: Francisco Sáez
"Eficiencia es hacer las cosas correctamente; eficacia es hacer las cosas correctas." ~ Peter Drucker
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¿Estás siendo productivo o sólamente activo? Aunque no es lo mismo, muchas veces utilizamos inconscientemente el concepto de actividad para engañarnos a nosotros mismos (o conscientemente, para engañar a nuestro jefe). A veces, buscamos sentirnos ocupados para no tener que hacer otras tareas que, siendo más importantes, nos incomodan por cualquier motivo. “No paro en todo el día, soy la leche”. No cabe duda de que trabajas mucho, de que muestras dedicación, pero la dedicación a veces enmascara un trabajo sin sentido. ¿Te estás inventando cosas para evitar hacer lo importante? Piénsalo detenidamente y sé honesto contigo mismo.

Evalúa cuáles de tus actividades diarias generan resultados y te acercan a tus metas. Seguramente, hay unas cuantas que tan sólo ocupan tu tiempo o, al menos, ocupan demasiado tiempo para el resultado que producen. Comprobar el correo es necesario para atender a tus clientes, colaboradores y amigos, pero ¿es necesario hacerlo tantas veces al día? Algo parecido ocurre con la redes sociales, ¿te produce mayor beneficio emplear dos horas en ellas que sólo 20 minutos? Leer noticias y blogs es, sin duda, importante para tu trabajo y tus intereses, pero ¿cuánto de lo que lees terminas utilizándolo para algo importante?

Reflexiona un poco. Ser muy activo no significa necesariamente ser productivo; incluso puede significar lo contrario. Para disponer de más tiempo hay que hacer menos cosas. Según Tim Ferriss, autor de La semana laboral de 4 horas, hay dos vías para conseguir esto, y se deben utilizar conjuntamente:

  1. Definir una lista muy corta de tareas a realizar. No empieces el día sin una lista clara de tus prioridades. No deberían haber más de 2 tareas críticas que completar cada día. Si tienes dudas sobre qué tareas son las críticas, pregúntate dos cosas: ¿Qué gano haciendo esto? y ¿qué pasaría si no lo hago? Por último, debes hacerlas de principio a fin, sin distracciones.
  2. Definir una lista de tareas a NO realizar. En esta categoría entran sobre todo la actividades que nos roban más tiempo—llamadas telefónicas, correo electrónico, conversaciones, reuniones, etc.—. Puede que no se puedan eliminar del todo, pero sí puedes minimizar su impacto procesándolas por lotes e incluyéndolas en tus rutinas periódicas.

Una gran cantidad de tu actividad diaria no se traduce en productividad, tanto en tu trabajo como en tu vida personal. Las únicas acciones productivas son aquéllas que producen resultados. No trabajes tanto, simplemente trabaja de forma más inteligente.

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