GTD Básico: Planificación Natural

A veces nos enfrentamos a proyectos de cierta complejidad, en los que es necesario cierto rigor para mantenerlos bajo control, encontrar una solución o determinar correctamente los pasos seguir para finalizarlos con éxito.

El Modelo de Planificación Natural es una forma productiva de pensar en proyectos, porque permite obtener el máximo valor con el mínimo esfuerzo. Se trata de un enfoque de carácter informal, que no requiere un gran trabajo. Aunque no te des cuenta, sueles hacer estas cinco cosas para finalizar cualquier tarea, por sencilla que ésta sea:

1. Defines tu motivación y tu principios. Primero te preguntas por qué vas a hacer hacer eso. Definir un propósito claro y específico es de sentido común y tiene importantes beneficios. Permite definir cuál es el éxito del proyecto, crear un marco para tomar decisiones, pensar en los recursos necesarios, aclarar el enfoque y despertar tu creatividad.
   Rara vez piensas conscientemente en tus principios, pero están ahí, y cobran especial importancia cuando intervienen más personas. No quieres llegar al resultado a costa de lo que sea. Si se violan tus valores personales, considerarás el proyecto como un fracaso.
2. Visualizas el resultado. Este es el qué. Te haces una imagen mental de cuál debería ser el resultado final en la realidad. Esta imagen debe ser la mejor posible, con el proyecto finalizado con un éxito rotundo. Así activas todos tus recursos disponibles—ideas, pensamientos, patrones—, conscientes e inconscientes.
   
3. Generas ideas. Ahora viene el cómo. Las ideas empiezan a brotar en tu cabeza de una forma un tanto aleatoria. Normalmente se trata de un proceso interno, pero si el proyecto es complejo, debes plasmar esas ideas mediante un mapa mental o cualquier tipo de diagrama. Así evitas que se te olviden y ayudas a que se generen nuevas ideas a partir de las originales.
4. Organizas todo. Una vez sabes el por qué, el qué y el cómo, eres capaz de identificar los diferentes componentes del proyecto y de definir la secuencia de actividades a realizar y sus prioridades.
5. Identificas las próximas acciones. Al final, activas los recursos necesarios para poner el proyecto en marcha. Se trata de decidir cuáles son las próximas acciones para cada una de las partes del proyecto que pueden estar en movimiento.

¿Hasta que nivel de detalle debes planificar cada proyecto? Según David Allen, hasta el punto en que dejes de preocuparte por él. En la mayoría de ocasiones bastará con definir una próxima acción.