Productividad y GTD

Una buena comunicación marca la diferencia

AUTOR: Francisco Sáez
"El valor de un sistema de gestión personal radica en su capacidad de liberar recursos para trabajar mejor, a niveles superiores, ya que su apoyo genera confianza en la psique" ~ David Allen
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Inevitablemente, cada organización refleja de alguna manera el eslabón más débil de la cadena que define su estructura. Incluso si trabajas por tu cuenta, tienes que relacionarte con más gente para hacer tu trabajo (colegas, socios, clientes, proveedores). Si en tu cadena de trabajo hay alguién que tarda dos semanas en contestar los emails, tu eficacia—o la de tu organización—se verá penalizada. Si un elemento de la cadena desprende dejadez, ésta se contagia y genera dejadez en todo el sistema.

En una situación así—o mejor, para prevenirla—una buena comunicación entre todos los miembros del equipo es esencial. El tono con que se dicen las cosas puede crear una atmósfera tensa y reactiva, comprometiendo aún más tu productividad. Para que la cooperación sea óptima, la calidad de las comunicaciones debe ser excelente.

La comunicación debe adaptarse a la persona a la que va dirigida. Un ejecutivo y un técnico querrán recibir la información con un lenguaje, un nivel de detalle e, incluso, un formato diferente. En cualquier caso, ten en cuenta estos consejos:

  • El mensaje debe ser claro y conciso.
  • Aclara cualquier suposición (no des nada por supuesto).
  • Incluye suficiente información de contexto.
  • Organiza bien el mensaje y muestra pronto la información más importante.
  • No utilices jerga ni argot.
  • No utilices palabras ambiguas.
  • No añadas información superflua.
  • No entres en demasiados detalles.

Cuando los miembros de una organización procesan y vacían con regularidad su email y demás comunicaciones, crean un entorno de receptividad en la red de trabajo a la que están conectados. Están a otro nivel, más maduro, y se pueden preocupar por resolver problemas más importantes. Al acortar los tiempos de respuesta, se consigue una relación mucho más saludable y productiva.

Por otra parte, cuando la gente sabe que prestas la atención adecuada a los mensajes que te envían, se preocupan por enviarte sólo información apropiada y relevante. Enviar contenido irrelevante va totalmente en contra de una cultura de receptividad e inmediatez.

Una buena comunicación no evita que los problemas aparezcan, pero permite detectarlos mucho más pronto y darles el tratamiento adecuado antes de que generen una situación de crisis.

Así que limpia tu bandeja de entrada con frecuencia. Y, sobre todo, responde—responder no significa hacer—a todos los que necesitan de tu respuesta para configurar su trabajo.

¿Cómo son las comunicaciones en tu trabajo?

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