Productividad Empresas
Aprende 7 formas efectivas de dirigir reuniones de equipo
AUTOR: Charles Richard
¿Por qué las reuniones de equipo sufren críticas tan desfavorables? Porque un número muy grande de ellas acaban estando mal organizadas, son excesivamente largas y no tienen rumbo, como lo refleja el estado de ánimo de los asistentes. De hecho, incluso las reuniones administrativas y de equipo, que deberían ser cada vez más atractivas según la experiencia de los participantes va creciendo acerca de todo lo que se ha conseguido, son frecuentemente más insoportables que provechosas.
En este artículo, veremos las formas efectivas de dirigir las reuniones de equipo que pueden dar resultados útiles a largo plazo.
1. Expresa el objetivo con claridad
¿Sería correcto decir que estás produciendo pensamientos? ¿Intentando llegar a una decisión? ¿Detallando declaraciones? ¿Un poco de cada? Independientemente de cuál sea el objetivo básico de la reunión, asegúrate de que se exprese claramente por adelantado a todos los miembros.
Es difícil fomentar una discusión provechosa cuando una gran parte de la sala cree que está conceptualizando y la otra mitad está intentando decidir. Los que aportan ideas se sentirán desconcertados y encerrados por los comentarios de juicio, y los líderes terminarán impacientes con las ideas aparentemente insignificantes que impiden avanzar. Los choques entre la conceptualización y el liderazgo básico es un peligro bastante habitual en las reuniones, independientemente de que se haya informado acerca del objetivo de la reunión.
2. Ten en cuenta la estructura y la flexibilidad
Generalmente, es mejor planificar una parte organizada de la reunión y dejar progresivamente una parte más libre según se va acercando el final. Dependiendo del tipo de reunión, deberías estar dispuesto a que la mitad o más del tiempo sea de libre configuración. En realidad, es preferible buscar la energía de los asistentes que ceñirse inflexiblemente a un plan que ya ha sido elaborado y difundido. Una hoja abierta de papel en blanco es mejor que una lápida de piedra.
Y pese a eso, la habilidad de cerrar las conversaciones que se han ido de tiempo o de la motivación principal de la reunión — independientemente de la energía que creen — también es fundamental.
3. Considera el ritual de las reuniones periódicas
Soy un gran partidario de que haya una cierta constancia en las reuniones y de que la normalidad por sí misma llene una importante necesidad. Por mucho que los miembros se quejen de estar excesivamente ocupados, con poco tiempo para sus auténticas obligaciones, acogen con agrado la oportunidad de poder sincronizarse en asuntos parecidos de manera similar a partir de una hipótesis previa.
Cuando se ha establecido una rutina con las reuniones, se puede saltar rápidamente a los problemas principales, en lugar de sentarse a organizar a todo el mundo. Seguir una rutina no implica que se deba distribuir un tiempo equivalente para todos los temas cada semana, o que todos los presentes necesiten informar sobre el progreso o dar información actualizada.
4. Solicita información con un día de antelación
Solicita a los participantes de la reunión lo que es más importante para ellos, un día antes de que completes el plan. Esto no sólo incita a los miembros a empezar a prepararla racionalmente, sino que también te avisa con antelación de los problemas que pueden surgir entre las distintas personas, oficinas o equipos.
Simplemente recuerda que todo el mundo tiene necesidades únicas y frecuentes. Como jefe de la reunión o facilitador, tienes la oportunidad de clasificar esas necesidades para el resto del grupo. Reconoce los asuntos que pueden ser tratados en una pequeña reunión desconectada y aquellos que necesitan la completa atención de todos los presentes.
5. Siendo el líder, intenta liderar
Es muy decepcionante soportar una reunión sin un líder proactivo y comprometido. Cuando tienes el control, considérate el capitán de la reunión. Debes mantener a todo el mundo informado de adónde vas y cuándo.
En el caso de que la discusión se esté desarrollando en una dirección alternativa — y más provechosa — de lo que tu plan tiene en cuenta, no dudes en dejarla al margen. Simplemente avisa a todo el mundo que eso es lo que está pasando. De lo contrario, se perderán con la incoherencia entre los objetivos que se han fijado y la verdad que los rodea.
6. Intenta no terminar prematuramente
A nadie le gusta una reunión que se alarga, más allá de la eficiencia y del compromiso del equipo. En el caso de que haya una energía increíble en la sala, me podría llegar a parecer bien alargar 10 minutos la reunión siempre que no pase todas las semanas. No deberías ser rígido cuando hagas reuniones de equipo. Es posible tener horarios de reuniones flexibles y dejar que un empleado no las cumpla por alguna emergencia. Te ayuda a construir confianza y te hace ser un mejor líder.
7. No intentes contentar a todo el mundo
Todos los miembros de tu equipo tienen distintas necesidades y perspectivas, y no hay manera de satisfacer a todo el mundo. No puedes garantizar que todas las reuniones tengan un tiempo equivalente, un tratamiento equivalente, unos honores equivalentes, así que no lo intentes. Tu tienes tu propio estilo a la hora de administrar las reuniones. Hazte con el mando.
Resumiendo
Aquí llegamos al final del artículo. Dirigir reuniones exitosas es una habilidad que no se tiene en mente, pero no tiene por qué ser una tarea difícil. Estos siete consejos pueden no provocar un despliegue de elogios sobre lo placentera que fue tu ultima reunión de equipo. Sin embargo, en la remota posibilidad de que puedas utilizarlas para controlar a tu equipo fuera y dentro de las reuniones, ya es algo de lo que estar complacido. Hasta entonces ¡sigue aprendiendo!
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