Productividad y GTD

5 Políticas que te ayudarán a mejorar la eficiencia en la oficina

AUTOR: Kayla Matthews

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Office efficiency

La eficiencia de la oficina es el objetivo tácito de todo lugar de trabajo. Cada empleado sabe que para que el negocio tenga éxito y para crecer en su propia trayectoria profesional, debe ser lo más eficiente posible, manteniendo al mismo tiempo un alto nivel de calidad en su trabajo.

Aunque la eficiencia es algo que todo el mundo se esfuerza por lograr, puede ser difícil de conseguir. Siempre existen distracciones y eventos que aparecen e impiden que la gente alcance lo que quiere lograr, pero ciertas medidas pueden ayudar a evitarlo.

Para ayudar a cada empleado a prosperar, hay que considerar la implementación de estas cinco medidas en el lugar de trabajo que ayudan a mejorar la productividad. En poco tiempo, verás lo bien que funciona tu oficina gracias a ellas.

1. Política de descansos obligatorios

Las personas que constantemente van más allá para lograr una gran eficiencia a menudo se enfrentan a niveles de agotamiento similares. No tienen la energía para mantener el ritmo, aunque serán los últimos en admitirlo.

Es por eso por lo que las empresas que hacen cumplir una política de descansos obligatorios ven a la gente brillar. Si los empleados se toman un descanso de cinco o diez minutos para estirarse, caminar y refrescarse, se sentarán de nuevo en su escritorio con una renovada sensación de energía y concentración.

2. Política de contratar según la cultura de la empresa

El proceso de selección de personal en cada compañía será distinto, pero siempre debe centrarse en la cultura de la empresa. Los solicitantes deben ser considerados en base a lo bien que encajan en la cultura de la empresa y se alinean con los objetivos de la misma.

Esto hace que la empresa ahorre de múltiples maneras. Hace que los nuevos empleados sean más felices una vez son contratados, lo que conduce a una mayor productividad y a una disminución de las tasas de rotación. Otros empleados también se sentirán animados al tener nuevas personas con las que trabajan bien.

3. Política de traer tu propio dispositivo (BYOD)

La tecnología lo es todo en la sociedad actual, especialmente en el lugar de trabajo. La mayoría de las veces, los empleados se ven obligados a trabajar con cualquier tecnología que su empresa pueda permitirse, lo cual es frustrante. Puede que no disfruten del sistema operativo o que tengan problemas con la antigüedad de la tecnología.

Muchas empresas están aplicando ahora una política de Traiga su propio dispositivo (BYOD, Bring Your Own Device). Los empleados pueden comprar su propio teléfono, ordenador o tablet para trabajar con la tecnología que les gusta. A veces la empresa cubre parcialmente el coste del dispositivo, aunque la gente está dispuesta a cubrir el coste total si esto significa que pueden utilizar la tecnología con la que disfrutan.

En definitiva, las personas que eligen con qué trabajan mejor aumentarán su productividad. No tendrán que luchar con un nuevo sistema operativo o trabajar con los retrasos de la vieja tecnología. Es una victoria para todos, especialmente porque le ahorra dinero a la compañía mientras renueva su enfoque en la productividad.

4. Política de formar con regularidad

La formación de los nuevos empleados es a menudo rápida y difícil de actualizar, aunque los requisitos y deberes del trabajo cambian con el tiempo. También es difícil encontrar tiempo para reunir a todos en la oficina a la vez para revisar las nuevas políticas, pero valdrá la pena porque ayudará a mejorar la productividad.

Un estudio realizado por el International Journal of Science and Research descubrió que cuando los empleados nuevos y existentes se sometían a una formación anual, la gente trabajaba más y de una forma más eficiente.

Las políticas de formación regular ayudarán a todos en la oficina a mantenerse al día acerca del trabajo que hay que hacer y de cómo hacerlo. Es una manera fuerte y efectiva de enfocar la productividad y ayudar a tantas personas como sea posible.

5. Política de comunicación en dos direcciones

La comunicación es siempre importante y difícil de mantener. Los gestores pueden sentir que han comunicado claramente lo que querían decir, pero es posible que los empleados no lo hayan entendido. A veces la jerarquía corporativa del lugar de trabajo impide que la gente se sienta cómoda haciendo una pregunta a menos que sea planteada por su jefe.

El establecer una política de comunicación bidireccional ayudará a todos los empleados a sentirse seguros al hacer preguntas, con la sensación de que serán escuchados sin ser juzgados. La libertad de hacer preguntas resolverá los problemas más rápidamente y aumentará la productividad a la larga.

Haz una encuesta

A veces, incluso si estás a cargo de decidir las políticas de la empresa, es difícil saber de qué se beneficiarían tus compañeros de trabajo. Si alguna de estas políticas te parece una buena idea para tu oficina, realiza una encuesta anónima. Pide a la gente que califiquen lo que piensan de ellas y que sugieran qué podría ayudar.

La comunicación, la formación e incluso la elección de su propia tecnología son cosas que mejorarán la eficiencia de cualquier oficina e impulsarán los resultados en el futuro.

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