Getting Things Done - GTD
Cómo mantenerse organizado en momentos de caos
AUTOR: Molly Stovold
El caos causa estrés, y el aumento del estrés lleva a una reducción de la productividad. En momentos en los que el caos es inevitable, ¿qué puedes hacer para evitar que el aumento del estrés perjudique tu productividad?
Organízate.
Getting Things Done (GTD) es una metodología de productividad desarrollada por David Allen que está ampliamente aceptada como una de las metodologías de organización personal más eficientes que existen. En este artículo, examinaré más de cerca lo que es GTD e identificaré sus conceptos clave para que puedas empezar a tomar medidas prácticas para reducir el estrés y mantenerte organizado durante los momentos de caos.
GTD: Un sistema externo fiable para nuestra memoria
En su libro, David Allen afirma que nuestra memoria es ineficiente. A menudo usa el ejemplo: ¿Cuántas veces nuestra memoria nos ha recordado algo en un momento en el que no podíamos hacer nada al respecto?
GTD es un sistema de organización en el que puedes confiar para que te recuerde lo que tienes que hacer en el momento oportuno. Es un sistema externo a tu memoria que te permite recordar las cosas justo en el momento exacto en el que quieres acordarte de ellas.
Usando GTD, tu mente puede estar tranquila sabiendo que nada se le va a escapar. La frase “lo olvidé” o “he hecho que dos compromisos coincidan” pueden desaparecer de tu vocabulario. GTD permite que tu mente se dedique a lo que está diseñada para hacer mejor: trabajar en acciones concretas, creativa y eficientemente.
GTD como filosofía: La mente como el agua
Mizu no Kokoro [La mente como el agua] es una frase japonesa que significa tener un estado mental similar al del agua: fluida, reflexiva y adaptable. Mizo no Kokoro significa adoptar un estado de calma en el que tratas de mantener la mente transparente y limpia, como el agua. Al mantener la mente Mizu no Kokoro, te permites estar tranquilo y ser capaz de concentrarte en las cosas importantes que necesitan tu atención.
“En el karate, hay una imagen que se utiliza para definir la situación de perfecta preparación: “la mente como el agua”. Imagina que tiras un guijarro en un estanque inmóvil. ¿Cómo responde el agua? La respuesta es, de forma totalmente apropiada a la fuerza y peso de la piedra, y luego vuelve a la calma. No reacciona de forma exagerada o insuficiente… Cualquier cosa que te haga reaccionar de forma exagerada o insuficiente puede controlarte, y a menudo lo hace.” David Allen, Getting Things Done.
Tener la mente lúcida es uno de los componentes clave de GTD. El agua puede tomar cualquier forma, es adaptable. Es esta adaptabilidad la que, cuando se pone en práctica, puede aportar un valor real a nuestras vidas.
Usar un método como GTD, donde externalizas tus pensamientos, planes y las tareas que habitualmente guardas en la mente, te permite tener la cabeza despejada. La claridad y el estado mental de calma que esto produce significa que puedes concentrarte completamente en cada una de tus tareas sin interrupción. Estás externalizando el caos.
GTD: La metodología de productividad
GTD es una metodología de productividad que funciona de verdad. ¿Por qué? Porque está basada en principios sencillos, en vez de reglas complejas. Es un método lo suficientemente simple como para que cualquiera pueda aplicarlo, pero lo suficientemente complejo como para que ninguna tarea se nos escape.
La mente trabaja sin parar, actuando, realizando, creando, y asegurándose de que estás trabajando a tu máxima capacidad todo lo que sea posible. Sin embargo, mientras que la mente es perfecta para crear y pensar, no es igual de útil recordándonos todo lo que tenemos que hacer en cada momento. Depender únicamente de tu mente es una manera segura de causarte estrés y preocupación, resultando en una disminución de tu capacidad para alcanzar tu máximo potencial.
Por eso la metodología GTD es tan útil: Se basa en decidir qué acciones futuras recibirán tu atención y cuándo la recibirán. GTD también significa que priorizas las tareas a las que dedicas tu tiempo para que el caos y el estrés no se cuelen en tu vida.
La ex directora de proyectos de Capterra, Rachel Burger, pasó años buscando un método de productividad que realmente funcionara. Intentó Don’t Break the Chain (no rompas la cadena), en el que se marcan los días en los que se trabaja para alcanzar un objetivo específico y se compite contra uno mismo para formar la “cadena” de días más larga; Eat the Frogs First (come las ranas primero), en el que se priorizan las cosas más difíciles primero y se hacen las más fáciles después; y Timeboxing (caja de tiempo), que consiste en marcar una hora específica en un calendario para trabajar en tareas específicas.
Ninguno funcionó.
Afortunadamente, después de que le regalaran el libro de David Allen, Rachel intentó implementar GTD.
Le encantó:
“Sé que esta metodología me ha salvado la vida y la carrera.”
Rachel Burger, Cómo “Getting Things Done” cambió mi vida: 5 lecciones que aprendí
¿Qué es lo más importante de GTD?
A diferencia de otras teorías relacionadas con la organización personal, GTD no funciona en un marco de arriba hacia abajo, sino de abajo hacia arriba. Otras metodologías enfocadas de arriba hacia abajo se centran en tratar de conocer, buscar y cumplir con tus propósitos vitales, y bajar al nivel que define los objetivos, proyectos, etc. a partir de lo primero. La parte superior es el propósito que te guía en la vida y la inferior es lo que deseas lograr en el día a día, tus tareas actuales.
Por otro lado, GTD funciona de abajo hacia arriba. Comienza aclarando y definiendo cuáles son tus tareas actuales, de modo que cuando tengas el control de las tareas en cuestión, podrás centrarte en tu propósito, planes y tareas a largo plazo. Los fundamentos de la metodología GTD se estructuran alrededor de dos elementos clave: Control y perspectiva.
Control
GTD propone la gestión del flujo de trabajo como la respuesta a la auto-organización y a la recuperación del control sobre nuestras vidas. El objetivo del control es sacarse todo de la cabeza y externalizarlo. En otras palabras, sacar todo, desde los planes y compromisos hasta el recuerdo del cumpleaños de un amigo, fuera de tu mente, en un sistema externo y fiable en el que puedas confiar (entraré en más detalles sobre el sistema en sí en un momento). Esto puede ser un diario, o una herramienta de anotación digital, como Microsoft Word o Notes para los usuarios de Apple.
Todas las etapas son igualmente importantes si quieres mantener el control de tu sistema externo, encarnar Mizu no Kokoro (la mente como el agua) , y ser capaz de trabajar de la manera más eficiente posible.
Los 5 pasos son los siguientes:
Recopilar o capturar: Consiste en capturar todo lo que hay en tu mente, como preocupaciones, ideas, tareas y pensamientos, y ponerlos en tu sistema de confianza. Anótalos, añádelos a un bloc de notas digital, exterioriza tus pensamientos de la forma que más te convenga.
Aclarar: Todo lo que has recopilado y anotado debe ser procesado y aclarado en tareas. Al procesar y aclarar, conviertes todo lo que has recogido en acciones.
Organizar: Toma todo lo que has recopilado y aclarado y colócalo de acuerdo a su objetivo. Si lo que has anotado no requiere ninguna acción, entonces no hay necesidad de crear una tarea a partir de ello. Cuando organices tus tareas considera usar un calendario para todas las fechas objetivas; crea una carpeta para cualquier material útil que pueda servir de apoyo a una tarea. Si tienes varias tareas relacionadas con el mismo tema, crea un proyecto para ellas y anota todas las tareas que puedas ir haciendo.
Reflexionar: Date tiempo para reflexionar sobre lo que decides hacer y cuándo decides hacerlo, tanto después de procesarlo/organizarlo como periódicamente a medida que avanzas en tu flujo de trabajo. También es útil revisar tus tareas de vez en cuando y asegurarte de que todas las tareas completadas se eliminen y las que ya no son accionables se tiren a la basura.
Hacer: El objetivo de todo el proceso de control es terminar de llevar a cabo eficientemente todos tus compromisos y tareas de una manera tranquila y fluida. Con tu sistema de confianza completo, ahora estás listo o lista para ejecutar y cumplir tus tareas organizadas con un mínimo riesgo de caos.
Una vez hayas dominado el elemento de control y seas capaz de entrar en el estado de Mizu no Kokoro, es hora de reflexionar sobre tu propósito, tareas y objetivos a largo plazo. Dentro del método GTD este proceso se llama perspectiva.
Perspectiva
La perspectiva es lo que te anima a priorizar tus tareas de manera que te ayude a trabajar en tus objetivos vitales generales o tareas a largo plazo. Para lograr esta perspectiva David Allen propone un modelo de altitud de 6 niveles que él llama los “6 Horizontes de Enfoque”.
Estos son:
Suelo: Calendario/acciones
Este es el suelo, todo lo que has recopilado en el proceso de control tiene que ser recolectado. Esto incluye revisar y organizar todo, incluyendo correos electrónicos, llamadas, memos, recados, cosas para leer, cosas para archivar, cosas para comunicar a otros, y demás.
Horizonte 1: Proyectos
Este es el inventario de todas las tareas que requieren más de una acción o paso para completarse.
Horizonte 2: Áreas de interés y responsabilidad
Definen a qué nos comprometemos en nuestro día a día, es decir, nos muestran los compromisos que hemos asumido, tanto con nosotros mismos como con otras personas.
Horizonte 3: Metas y objetivos de uno o dos años
¿Dónde te ves en un año? Este es el tipo de preguntas que deberías hacerte para este horizonte. Define a dónde quieres ir y cómo planeas llegar allí.
Horizonte 4: Visión de tres a cinco años
Aquí es donde piensas en tu vida a través de una mirada más amplia y consideras la totalidad de la entidad dentro de la cual operas.
Horizonte 5: Propósito y principios
¿Cuál consideras que es tu propósito? Un propósito es la definición de por qué hacemos lo que hacemos y los principios y comportamientos que nos gobiernan; los valores que queremos respetar en cualquier situación.
En GTD, cada una de las seis altitudes tiene que alinearse con los niveles (u horizontes) más altos. De esta forma se mitiga la probabilidad de trabajar en proyectos que no ayudan a alcanzar los objetivos generales. Eso significa que evitas las tareas que no están de acuerdo con tu visión, propósito o principios.
Planificar
Según GTD, la forma de planificar tu flujo de trabajo es utilizar el método natural de planificación de proyectos. El primer paso en la planificación de proyectos es definir el resultado que se espera conseguir. Definir tu propósito y visualizar el resultado que quieres lograr es un paso esencial que debes dar antes de organizar tus proyectos. Según el método GTD, una buena planificación se basa en 3 procesos de revisión que incorporas en tu rutina: Diario, semanal y en general.
Los dos primeros procesos de revisión son bastante claros. Las revisiones diarias implican revisar las tareas diariamente para asegurarse de que se hace lo que hay que hacer (en el momento adecuado) y semanalmente pasar por el mismo proceso de revisión, pero sobre una base semanal. Una revisión general implica la comprobación periódica para asegurar que estás en el camino correcto y alineado con tus objetivos, visión y propósito generales.
Organízate e implementa GTD
Pues ya lo tienes.
A estas alturas ya deberías sentirte familiarizado con el método GTD y saber cómo actuar y evitar que el caos se apodere de tu vida. Sigue el proceso de GTD para organizarte, reducir tus niveles de estrés, evitar el caos y, lo más importante, ¡conseguir el estado de calma de Mizu no Kokoro!
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