Recetas GTD: Prevenir una crisis

De vez en cuando me encuentro en mis listas una cierta clase de tareas que son difíciles de gestionar, al menos para mí. Suelen tener estas características:

• No son demasiado importantes ahora mismo, pero lo serán pronto, porque suelen ser la antesala de algún proyecto importante.
• Requieren mucho tiempo—días o semanas—pero no me puedo dedicar a ellas de manera exclusiva, dejando a un lado el resto de mis tareas.
• Son un reto. No es fácil definir una secuencia de acciones—un proyecto—para llevarlas a cabo. Son un tanto genéricas y se deben ir matizando sobre la marcha.

Al no ser importantes a corto plazo, no estar bien definidas y necesitar mucho tiempo de ejecución, son también grandes candidatas a ser postergadas indefinidamente. Hasta que llega el proyecto para el que eran requisito imprescindible, y entonces se produce la crisis de turno.

Un par de ejemplos: “Practicar inglés de forma intensa” porque dentro de un mes tengo que ir a EE.UU. a dar un curso y no quiero hacer el ridículo; “Aprender y practicar Rails 4 a fondo” porque en dos meses tendré que empezar un proyecto importante utilizando esa tecnología.

Para mi, la mejor manera de enfrentarse a este tipo de tareas es trabajar en ellas un rato cada día, descubriendo sobre la marcha qué voy a hacer y asegurando que llegaré a la fecha prevista con el objetivo cumplido. Una forma muy sencilla de hacer esto con una aplicación GTD es establecer una rutina o tarea repetitiva de frecuencia diaria:

De esta forma, tendré todos los días un recordatorio en la Agenda que me hará mantener el foco. Aunque la Agenda GTD es sólo para tareas que obligatoriamente deben hacerse en una fecha, en casos como estos, mi compromiso interno con la tarea es tal que, en cierto modo, me obligo a trabajar en ella todos los días.

TIP #1: Es recomendable asignar un horario y una duración a estas tareas, para establecer mejor el hábito. Con el tiempo, si ves que vas mejor o peor de lo previsto, puedes cambiar la frecuencia y el tiempo de dedicación.

TIP #2: Prepara la siguiente sesión. Cuando marques la acción como hecha y te aparezca la nueva acción para el día siguiente, anota en ella algún comentario adicional que te indique por dónde continuar.