Para enfrentarnos a cualquier trabajo, normalmente atravesamos un flujo de trabajo de cinco etapas: (1) recopilamos cosas que nos llaman la atención, (2) procesamos qué significan y (3) organizamos los resultados, lo cuáles (4) revisamos frecuentemente para elegir qué vamos a (5) hacer a continuación.

Aunque se trata de un método sencillo y natural, para que funcione correctamente hay que tener en cuenta un par de cosas:

• La cadena es tan fuerte como el más débil de los eslabones. Hay que hacer correctamente todas y cada una de las etapas, sino tu organización y productividad se resentirán, con lo que tu confianza en el sistema disminuirá. Para poder hacer en cada momento lo correcto, tienes que recopilarlo todo, decidir qué es cada cosa, organizarlas de forma eficiente y revisarlas con la frecuencia adecuada.
• Debes realizar cada etapa en diferentes momentos del día. La dinámica por la que se rige cada etapa es completamente diferente. Tratar de llevar a cabo varias (o todas) las etapas de una vez es un error común que genera estrés e impide que te concentres en lo importante.

Dominar este flujo de trabajo te permite hacer las cosas de una manera mucho más holística que con la tradicional asignación de prioridades, y cambiar el foco de lo urgente a lo importante.