Productividad Personal
12 Ladrones de tiempo que debes evitar
AUTOR: Francisco Sáez
Se llaman ladrones de tiempo a los comportamientos, situaciones, y elementos del entorno que nos hacen desperdiciar nuestro valioso tiempo.
Los ladrones de tiempo externos son aquéllos que provienen del exterior y no podemos evitar que aparezcan, como las llamadas de teléfono, mensajes, reuniones, y todo tipo de interrupciones. Que la aparición de estos ladrones de tiempo esté fuera de nuestro control no quiere decir que su gestión también lo esté. Podemos gestionarlos y minimizar los daños.
Los ladrones de tiempo internos provienen de nuestro propio comportamiento y forma de hacer las cosas: hábitos, organización personal, falta de planificación, etc.
Es muy fácil echar la culpa de tu poca productividad a los ladrones de tiempo externos, pero lo cierto es que, si desperdicias tu tiempo, tienes un problema de autogestión.
Es cierto que hay muchas personas y situaciones que te hacen perder el tiempo, pero la mayoría de veces lo hacen con tu consentimiento. Bueno, como mínimo, reconoce que no pones demasiado empeño en evitarlos.
Si dejas que los ladrones de tiempo campen a sus anchas por tu vida, puedes entrar en una dinámica muy negativa. Necesitarás más tiempo para atender tus compromisos y deberás sacarlo de algún sitio, así que no tendrás más remedio que dedicar menos tiempo a lo que te gusta, a tu familia, tus amigos y tus aficiones. Y para nada quieres eso.
Algunos ladrones de tiempo son evidentes y otros pasan inadvertidos. Nos quitan unos minutos cada vez, que al final de la semana se convierten en horas. En cualquier caso, necesitas conocerlos y hacer el esfuerzo de detectarlos para poder pensar en cómo eliminarlos.
Aquí tienes una lista de los más importantes:
- Falta de una buena organización personal. Si no te organizas correctamente, perderás infinidad de tiempo decidiendo qué es lo siguiente que vas a hacer y cómo. Organízate con eficacia (siempre recomiendo GTD como método de organización personal, pero cualquier sistema que te permita gestionarte es perfectamente válido). Dedica todos los días un pequeño rato a definir tu trabajo y ganarás mucho tiempo después. Planifica, agrupa tareas parecidas dentro de un mismo contexto y prepara un plan diario de acción.
- Objetivos confusos. Si no tienes claros tus objetivos, no podrás definir el trabajo a realizar ni planificarlo adecuadamente. Además, las prioridades cambiarán constantemente y generarán conflictos. Define claramente tus objetivos a corto, medio y largo plazo, y hazlo periódicamente. Separa lo importante de lo urgente.
- No tomar decisiones. Esperar a tener toda la información necesaria para tomar una decisión puede provocar una crisis o que desperdicies una oportunidad. Toma las decisiones cuanto antes; en la mayoría de ocasiones es más eficiente decidir sin tener toda la información. Así tienes un punto de partida, y puedes ir corrigiendo por el camino. Las indefiniciones sólo generan ansiedad y confusión.
- No saber decir NO. Aceptar peticiones que no te aportan nada te hará perder muchísimo tiempo. Aquí tienes unas cuantas razones y consejos para decir no.
- Incapacidad de delegar. Si no delegas adecuadamente, terminarás haciendo cosas que otros pueden hacer mejor, más rápidamente y con menor coste. Y ese es un grave error.
- Falta de concentración. Evidentemente, el trabajo excesivo, la fatiga, el estrés y otros factores pueden pasar factura. Aquí tienes 17 consejos para mantener la motivación y la concentración.
- Mala comunicación. Cuando aceptes un trabajo o delegues una tarea, debe haber una comunicación clara. Transmite las necesidades con claridad y asegúrate de que el mensaje ha llegado correctamente. Escucha con atención. Si se hace mal el trabajo, habrá que modificarlo o rehacerlo, y eso supondrá romper tu actual planificación y entrar en estado de emergencia.
- Aplazar tareas indefinidamente. Si, de forma habitual, dejas para otro momento las tareas que menos te gustan, éstas terminarán volviendo con un efecto destructivo sobre tu organización personal (provocando el ya mencionado estado de emergencia). Hazlas cuanto antes y evitarás el estrés y la culpabilidad que se genera al procrastinar.
- Interrupciones. Además del tiempo que te quita una interrupción en sí misma, se necesitan una media de 15 minutos para recuperar la concentración perdida. Si tienes visitas inesperadas, pide disculpas e intenta posponerlas a un momento más adecuado. Corta de forma educada y firme a los pesados habituales de tu empresa (siempre los hay). Igualmente, con cortesía, corta las conversaciones telefónicas innecesarias. Desconecta el móvil en los momentos que necesites máxima concentración.
- Correo, redes sociales y mensajería instantánea. Pueden ser otra clase de interrupciones. Si los tienes abiertos, recibirás notificaciones, irás a verlas y querrás contestar. Ciérralo todo y planifica dos, tres o cuatro momentos al día en los que entrar, vaciar la bandeja de entrada y dejar todo en orden. Elimina los correos que no necesites, que sólo generan ruido.
- Reuniones. Suelen hacer perder mucho tiempo, con el agravante de que afectan a mucha gente. Si 8 personas pierden 30 minutos en una reunión, son 4 horas de trabajo perdidas. En primer lugar, siempre hay que evaluar la necesidad de la reunión y convocar sólo a las personas implicadas. Las reuniones se deben preparar correctamente de antemano, definiendo los temas a tratar y estableciendo un tiempo máximo.
- Crisis o estados de emergencia. Son la locura. Todo se va al garete. La mayoría de ellas son consecuencia de algo que se hizo mal o no se hizo. Hay que prevenirlas en la medida de los posible. ¿Cómo? Definiendo claramente objetivos y tareas, organizando, planificando, tomando decisiones, comunicando con claridad, diciendo NO a lo innecesario, delegando correctamente, eliminando interrupciones… no permitiendo que te roben tu tiempo.
Un comentario
Hola, Agustín. Hacerlo bien, es mejorar como indicas. Gracias, voy a practicarlo. Enhorabuena por compartirlo. Salud, Isa
Hola, Agustín. Hacerlo bien, es mejorar como indicas. Gracias, voy a practicarlo. Enhorabuena por compartirlo. Salud, Isa