Productividad y GTD

5 secretos para liderar reuniones de equipo de la manera más productiva posible

AUTOR: Michael Gornam

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Productive team meetings

¿A cuántas reuniones has asistido, en las que no había un propósito claro? Las reuniones mal gestionadas son frustrantes para todos. A menudo se puede saber casi inmediatamente si una reunión va a ser útil o te va a hacer perder el tiempo.

Todas las empresas necesitan mantener reuniones por diversas razones, como por ejemplo, para informar de algo, recibir feedback, formular estrategias, promover la colaboración e impulsar la productividad. Quienes dirigen estas reuniones deben hacerlo de una manera productiva, intencional y vigorizante si quieren obtener resultados tangibles.

Aquí hay algunas maneras de hacer tus reuniones beneficiosas para todos.

Prepara “el orden del día” con detenimiento

El orden del día es vital, no sólo para preparar a los asistentes, sino para ayudar a mantener la reunión por donde tiene que ir. Compartir el orden del día con los participantes de antemano asegura que todos estén preparados para los temas que quieres cubrir.

Las reuniones deben ser discusiones cara a cara. Para ayudar a asegurar esto, trata de usar preguntas en lugar de afirmaciones cuando redactes la orden del día. Haz las preguntas que piensas que necesitan ser exploradas en la reunión.

Considera enviar los temas que se van a discutir el día antes de la reunión para que el equipo esté preparado con sugerencias y soluciones meditadas. Cuando un equipo viene preparado, es fácil llevar a cabo la reunión dentro del marco de tiempo requerido.

La directora de operaciones de Facebook, Sheryl Sandberg, siempre lleva un cuaderno en espiral a sus reuniones, y marca cada punto de su orden del día. Ella dice que tener uno es crucial para una reunión exitosa.

Puedes ser flexible — puedes decidir saltarte un punto que no es tan importante si se te está acabando el tiempo. Lo que no se debe hacer bajo ningún concepto es añadir un tema que no estaba planeado durante el curso de la reunión.

Tus preparativos también incluyen asegurarte de que toda la tecnología funcione para que tu reunión se desarrolle sin problemas y sin interrupciones. No querrás tener que buscar diapositivas o descubrir que el sonido de tu portátil no funciona.

Si te organizas con tiempo, te asegurarás de que le sacas el mayor provecho a tener a todo el equipo reunido.

Empieza de una manera positiva

Los asistentes acuden a la reunión con su cabeza en otra parte. En primer lugar, asegúrate de comenzar la reunión a tiempo. Empezar la reunión una vez llegan los más rezagados da la sensación de que los participantes tienen más control que tú.

Empezar tarde da una impresión negativa. Las reuniones a menudo quitan tiempo valioso a los empleados, disminuyendo su productividad, y no te respetarán si les haces sentir que estás desperdiciando su tiempo.

Necesitas encontrar una manera de que todos los que están en la sala tengan la energía alta además de una mentalidad positiva. Una manera de hacer esto es hacer que la gente comparta algo que les entusiasma o en lo que han progresado últimamente.

Usa un buen video o comparte una historia divertida para enfocar la atención y comenzar con algo positivo. Hacer un juego rápido es otra manera de captar la atención de todos.

Cada reunión necesita un líder

Si eres el encargado de dirigir el espectáculo, deja clara la intención desde un principio. Empezar con el final en la mente es uno de los 7 hábitos productivos en el libro de Stephen Covey.

Se trata de empezar las cosas sabiendo dónde quieres que terminen para que todos los pasos se den en la dirección correcta. El mismo principio es aplicable a las reuniones. Si empiezas teniendo claro a dónde quieres ir, puedes mantener la reunión centrada en tus objetivos.

Puede que tener una pizarra o un flipchart donde apuntar los temas que se van a debatir y el orden de estos te ayude. Cuando todo el mundo sabe qué plan tienes desde un principio, se hace más fácil no desviarse.

Si sacas temas abiertos al debate sin tener un propósito claro, los participantes serán proclives a apropiarse de ellos. Debes tener muy presente qué cosas pueden hacer que la gente se desvíe del tema principal. Que no te asuste corregir a la gente para que se ciña al orden del día. Déjales saber que se están yendo por las ramas y que esos temas se pueden discutir en otras reuniones.

Sarah Jamieson, líder del equipo de AustralianWritings, dice que le resulta útil usar una campana para volver a concentrarse de una manera firme y educada, en lugar de añadir su voz a la contienda cuando todo el mundo está hablando entre sí.

Ten en la sala a la gente adecuada

Nada hace que una reunión se vaya a pique más que invitar a demasiada gente, o a la gente incorrecta. Demasiadas voces en una misma sala se vuelven contraproducentes. Jeff Bezos, de Amazon, desarrolló una estrategia para asegurarse de que las personas adecuadas asistan a las reuniones. El equipo debe ser lo suficientemente pequeño para que dos pizzas sean suficientes para alimentarles.

Ayuda que los asistentes de la reunión sean los que se ven directamente afectados por los resultados de ésta. Debe asistir las personas con los conocimientos y las habilidades necesarias, que puedan contribuir activamente.

Por ejemplo, si quieres discutir las estrategias de venta para un nuevo producto, es mejor que invites al gerente de producto y a los líderes de ventas o no se tomará ninguna decisión.

Antes de la reunión, decide quién quieres que asista y cuáles son sus puntos fuertes. Los estudios demuestran que cuando estamos usando nuestros puntos fuertes estamos hasta seis veces más entregados.

Digamos, por ejemplo, que diriges reuniones de estrategia, de seguimiento y de lluvias de ideas. Sabes que uno de los miembros de tu equipo es más creativo que estratégico, así que te aseguras de incluirlo en las reuniones de lluvias de ideas.

También tienes que incluir en las reuniones de estrategia a otro miembro del equipo que es un buen planificador estratégico. Hay que ser como un director de orquesta, sacando lo mejor de cada músico e instrumento.

Compañías como Apple y Google han convertido las reuniones productivas en una ciencia. Los jefes asignan a cada empleado una responsabilidad en la reunión para fomentar la responsabilidad. A cada persona se le asignan ciertos puntos del orden del día.

Cuando estés dirigiendo una reunión, es importante crear una atmósfera en la que la gente se sienta libre de compartir sin ser juzgada o criticada. No puedes permitir que la gente con personalidad u opiniones más fuertes tomen el control.

Todo el mundo debería tener la oportunidad de exponer sus puntos de vista. Mike Ashton, que trabaja para NSBroker, dice que el poder contribuir en las reuniones y hacer que se respete esa contribución es lo que lo entusiasma de asistir a ellas. El equipo de Microsoft utiliza Ralph, un pollo de goma, para lanzarlo al interlocutor y mantener un equilibrio entre escuchar y hablar en las reuniones.

También hay que luchar contra un consenso demasiado precipitado. No quieres que la gente esté de acuerdo con todo. Los miembros del equipo deben ser capaces de desafiarse entre sí y debatir un tema desde todas las perspectivas antes de llegar a un consenso.

Las reuniones más dinámicas son aquellas en las que todos forman parte de la discusión y se comprometen de una manera genuina y orgánica.

Si sientes que tus reuniones se están volviendo rancias, es posible que te resulte útil cambiar de ubicación. A veces, una reunión que se realiza en un lugar más estimulante puede ayudar a que los participantes tengan un estado de ánimo más creativo y receptivo.

Richard Branson cree que las ideas innovadoras surgen cuando se está en espacios de reunión innovadores. Sugiere que celebrar una reunión en una cafetería o en un parque puede aportar aire fresco a cualquier reunión y es más probable que genere nuevas formas de reflexión.

Termina con fuerza

Es posible que desees reservar un tiempo al final de la reunión para que todos puedan compartir los conocimientos adquiridos. Podrías hacer una pregunta como: “¿Qué nuevas estrategias has aprendido en la reunión?” o “¿Cómo influirá esta reunión en lo que hagas la semana que viene?” Esto refuerza la colaboración y asegura que todos comprendan el valor de lo que se ha llevado a cabo.

Termina la reunión a tiempo y asegúrate de que todos tengan responsabilidades y acciones claras que realizar. Podrías hacer un seguimiento por correo electrónico para comunicar cualquier acción que necesite ser atendida. Se puede resumir lo que se ha discutido, no extensamente pero con suficiente detalle como para que el equipo tenga un marco de referencia sobre lo que necesita recordar o hacer.

Añade un poco de diversión al final de la reunión para terminar con fuerza. Puedes entregar un premio semanal por equipo, por ejemplo, a un miembro del equipo que haya hecho algo que ejemplifique los valores de éste.

El balance final

Lo último que quieres es que tus reuniones sean consideradas como una pérdida de tiempo o, peor aún, algo que la gente teme y trata de evitar. La implementación de todos estos métodos para llevar a cabo una reunión satisfactoria son importantes, pero en la práctica pueden no ser tan fáciles de conseguir.

Puede que te resulte útil implementar las estrategias una por una a lo largo del tiempo, comenzando por la que consideres más importante para tu próxima reunión. Puede que no ocurra de la noche a la mañana, pero tus reuniones pueden ser vistas como una forma de conectar, colaborar, ser creativos, decidir estrategias, celebrar el progreso y generar productividad.

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