Getting Things Done - GTD
10 hábitos esenciales para mantenerse organizado y sin estrés con GTD
AUTOR: María Sáez
Poner en práctica la metodología Getting Things Done no consiste sólo en utilizar las herramientas adecuadas, sino en desarrollar hábitos regulares que hagan que el sistema funcione para ti. Aquí tienes los diez hábitos más importantes que allanan el camino hacia una mejor organización, control y productividad sin estrés:
1. Revisión diaria
Comienza o termina cada día con una revisión rápida de tu calendario y tu lista de próximas acciones. Esta breve comprobación aclara tus prioridades inmediatas y te ayuda a tomar decisiones inteligentes sobre cómo aprovechar tu tiempo.
2. Revisión semanal
Dedica 1-2 horas cada semana a revisar a fondo tu sistema (con el asistente de FacileThings, esta revisión semanal puede llevarte menos tiempo, unos 30-45 minutos). Procesa tus bandejas de entrada por completo, actualiza tu lista de proyectos, revisa los elementos en espera y alinea tus tareas con tus prioridades. Este es el hábito fundamental de GTD que mantiene la fiabilidad de tu sistema.
3. Capturarlo todo
Desarrolla la costumbre de capturar pensamientos, ideas y compromisos a medida que se presentan. No dejes nunca que tu mente sea el lugar de almacenamiento de las cosas que necesitas recordar. Utiliza herramientas digitales, notas en papel o notas de voz, lo que te sirva para sacar las cosas de tu cabeza rápidamente.
4. Procesar hasta el final
Procesa con regularidad tus bandejas de entrada para vaciarlas. Decide qué significa y qué acción requiere cada elemento y organízalo en consecuencia. Así evitarás que se acumulen las tareas pendientes y te asegurarás de que no se te escapa nada.
5. Pensar en la siguiente acción
Para cada proyecto o compromiso, identifica la siguiente acción física específica necesaria para avanzar. Concretar los siguientes pasos elimina la confusión y la procrastinación a la hora de consultar las listas de tareas.
6. Gestionar las tareas en función del contexto
Organiza las tareas por contexto (ubicación, herramientas necesarias, nivel de energía) en lugar de por proyecto. Este hábito te ayuda a sacar el máximo partido de tu situación y recursos actuales, aumentando la eficacia a lo largo del día.
7. La regla de los dos minutos
Si una acción lleva menos de dos minutos, hazla inmediatamente cuando la proceses por primera vez. Así evitarás que tu sistema se llene de pequeñas tareas que requieren más tiempo de gestión que de ejecución.
8. Visualizar los resultados
Visualiza regularmente la finalización con éxito de tus proyectos. Esto aclara tu pensamiento y te mantiene motivado a través de los pasos necesarios para alcanzar tus objetivos.
9. Mantener un sistema fiable
Revisa y ajusta periódicamente tu sistema de organización para garantizar que sigue siendo fiable. Esto puede significar limpiar etiquetas, archivar proyectos terminados o redefinir la estructura de las carpetas. Un sistema en el que confías es un sistema que realmente utilizarás.
10. Revisar los Horizontes de Enfoque
Revisa periódicamente tus objetivos y principios de mayor nivel. Mensual o trimestralmente, da un paso atrás para examinar cómo tus proyectos y acciones se alinean con tus responsabilidades, objetivos, visiones y propósitos. Así te aseguras de que tu trabajo diario está orientado a tus objetivos vitales.
Conclusión
Estos hábitos no requieren una disciplina sobrehumana, simplemente hay que aplicarlos con constancia. Lo bueno de GTD es que una vez que estos hábitos se convierten en algo natural, el sistema prácticamente funciona solo, liberando tu mente para que puedas centrarte en lo que de verdad importa.
Recuerda que crear estos hábitos lleva tiempo. Empieza con uno o dos de los que te parezcan más relevantes para tus retos actuales y ve incorporando otros a medida que te sientas más cómodo con el sistema. Tu sistema de organización debería reducir el estrés, no aumentarlo.
¿Qué hábito productivo ha marcado la mayor diferencia en tu práctica de GTD? ¡Compártelo en los comentarios!
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