Actúa más, planifica menos

En las empresas, la forma tradicional de enfocar nuevos proyectos siempre ha pasado por realizar una una planificación exhaustiva de todas las etapas que compondrán el proyecto. Esto se hace así porque muchas veces hay que elaborar un presupuesto que alguien tiene que aceptar como asumible; sino, no hay proyecto. También es importante tener claro todos los recursos que van a ser necesarios para alcanzar el objetivo.

Los grandes proyectos tienen fuertes restricciones de coste, tiempo, calidad y alcance. Por ello, definir todos los hitos, tareas y subtareas, estimar el tiempo que va a llevar cada tarea, establecer fechas límite y planificar todos los recursos necesarios se convierte en algo aparentemente necesario.

Esa es la teoría. En la práctica resulta que hay un elevadísimo número de proyectos que terminan incumpliendo la fecha de entrega, el presupuesto establecido, el alcance previsto o la calidad del mismo, si no varias de esas cosas a la vez.

Entonces, ¿para qué sirve tanta planificación?

A mi juicio, para bien poco. Por supuesto, sirve para justificar el trabajo del gestor de proyectos o la compra del servicio por parte del cliente, así como toda la ansiedad y discusiones futuras que se producirán en cuanto comiencen a haber desviaciones sobre lo planeado.

A la vista de esto, hace ya unos años aparecieron nuevos enfoques de gestión de proyectos basados en una mayor colaboración con el cliente y en la capacidad de responder ante los cambios, en vez de seguir un plan estricto (Manifiesto ágil, 2001).

Igualmente, si creas una empresa, un plan de negocios a largo plazo suele ser más bien un ejercicio de fantasía. Hay demasiados factores fuera de tu alcance para que las cosas salgan como predice tu plan de negocios (la competencia, la economía mundial, nuevas legislaciones, el comportamiento de los consumidores, etc.)

Existe la suposición errónea de que los grandes proyectos pueden ser planificados de manera más o menos acertada. Pero en esta clase de proyectos, la mayoría de los requerimientos no están claros hasta bien avanzado el proyecto. Antes de empezar, suele haber una cantidad de incertidumbre suficiente para que la planificación no tenga sentido.

Además, a menudo asumimos que cuando hay un plan, hay que seguirlo pase lo que pase, y eso de alguna manera nos ciega ante nuevas oportunidades y mejores enfoques.

Tiene mucho más sentido empezar un proyecto planificando lo que ya conoces (que puede ser muy poco), obteniendo los primeros resultados e iterando sobre ellos de manera incremental hasta llegar al resultado deseado.

En vez de esperar a tener un resultado final perfecto, cosa que nunca pasa, puedes producir rápidamente un resultado imperfecto y, en sucesivas etapas, ir mejorando y dando forma al producto o servicio hasta alcanzar un resultado óptimo.

GTD propone la Planificación Natural de Proyectos, en la que tan solo estableces cuáles son las próximas acciones para cada una de las partes del proyecto que pueden estar en movimiento a la vez.

Cuando te encuentres ante un proyecto nuevo, en el que desconozcas muchas cosas, sé ágil. Decide qué puedes hacer ahora y hazlo. Empieza cuanto antes. Toma decisiones valientes, sin esperar a tener la solución perfecta, y avanza. Pon el coche en marcha y, poco a poco, ve corrigiendo la dirección hasta llegar a tu destino final.

Actúa más y planifica menos. Disfruta del viaje y aprende mucho.