Getting Things Done - GTD
¿Renunciar a la planificación para mejorar la efectividad?
AUTOR: Francisco Sáez
“Ten preferencia por la acción: haz que suceda algo ahora. Puedes dividir ese gran plan en pequeños pasos y dar el primero de inmediato.” ~ Indira Gandhi
En general, no somos buenos planificando proyectos que no hemos llevado a cabo con anterioridad. Es lógico, nos falta información y experiencia para ajustar el alcance del proyecto a la realidad.
Cuando surgen dificultades o imprevistos, es necesario adaptarse, analizar los riesgos y gestionar los cambios. Estas son habilidades que se enseñan a los gestores de proyectos profesionales, pero el resto de los mortales (que también planifican diariamente sus proyectos, tanto personales como profesionales) no suelen desarrollarlas formalmente.
Además de la dificultad propia que entraña la planificación de proyectos, hay estudios que indican que somos bastante patéticos a la hora de estimar tiempos de ejecución. En Planning Fallacy and Its Causes: Why People Underestimate Their Task Completion Times, de Buehler, Griffin y Ross, se examina la tendencia de las personas a subestimar el tiempo que necesitan para completar una tarea, y explora las razones detrás de esta tendencia. Los autores identifican varios factores que contribuyen a la falacia de planificación, incluyendo la falta de experiencia en una tarea, el enfoque en el escenario “mejor de lo esperado”, y la falta de consideración de los obstáculos potenciales.
En general, todos tenemos una tendencia a ser optimistas en nuestras estimaciones y a subestimar el tiempo que nos llevará completar una tarea. Un estudio publicado en el Journal of Applied Psychology encontró que los estudiantes universitarios subestimaban el tiempo que les llevaría completar una tarea en un 40%. Pero es que resulta que los gestores de proyectos profesionales no lo hacen mucho mejor: Otro estudio del International Journal of Project Management encontró que los gestores de proyectos tienden a subestimar el tiempo de completar un proyecto en un 33%.
A la vista de todo esto, deberíamos ser escépticos con respecto a la planificación, sobre todo cuando ésta se centra en el resultado y no en el trabajo real necesario para alcanzar el objetivo. Aun así, la mayoría de la gente tiene la costumbre de planificar lo que tiene que hacer de principio a fin.
La metodología GTD (Getting Things Done) apuesta por una planificación natural de proyectos, que permite obtener el máximo valor con el mínimo esfuerzo. Se trata de un enfoque de carácter informal, que no requiere un gran trabajo inicial:
- Defines el propósito del proyecto. ¿Por qué estás haciendo esto? ¿Cuál es el objetivo?
- Defines el resultado final. ¿Qué te permitiría decir que el proyecto se ha completado con éxito?
- Generas unas cuantas ideas. ¿Cómo podrías llevar a cabo este proyecto?
- Lo organizas todo. Ahora puedes identificar los diferentes componentes del proyecto y definir la secuencia de actividades que emprenderás, así como sus prioridades.
- Identificas las acciones siguientes. ¿Cuáles son las acciones siguientes para cada una de las partes móviles de un proyecto?
Se trata únicamente de pensar en las primeras acciones que puedes llevar a cabo para progresar. En realidad, sólo es necesario pensar en la siguiente acción física y visible que hace que el proyecto avance o se complete. Si piensas más, seguramente estarás sobre-planificando, es decir, trabajando innecesariamente porque probablemente el resultado de la siguiente acción te haga ver otros caminos que ahora no ves.
Lo único que realmente necesitas para avanzar en un proyecto es que la siguiente acción a realizar esté bien definida y sea factible.
El problema de la planificación lineal no es que uno de los pasos requiera más tiempo del que habíamos imaginado, sino que nos fija un camino que seguramente sea deficiente o incompleto.
Obtendrás algunas ventajas si te centras en las próximas acciones que pueden ser ejecutadas, en vez de planificar un proyecto detalladamente:
- Mayor flexibilidad: Al no tener un plan riguroso y detallado, te será más fácil adaptarte a los cambios y ajustar la dirección del proyecto según sea necesario.
- Menos tiempo invertido en planificación: Planificar un proyecto detalladamente puede llevar mucho tiempo y recursos, que puede ser tiempo perdido si al final hay que hacer cambios.
- Mayor enfoque en la ejecución: Al centrarte en las próximas acciones que pueden ejecutarse, evitas distracciones y produces resultados más rápidamente.
- Menos riesgo de sobrecarga de información: En algunos casos, la planificación excesiva puede resultar en una sobrecarga de información que puede ser abrumadora y difícil de procesar. Una planificación basada en unas pocas acciones siguientes hacen que el proyecto sea más manejable.
- Mayor motivación: Enfocarte en las próximas acciones ayuda a generar una sensación de logro constante.
- Menos estrés: Un plan detallado y extenso puede generar ansiedad y estrés al enfrentarte a todos los posibles problemas futuros a la vez.
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