Informe FacileThings: Resultados de encuesta y objetivos para 2015

En cualquier proyecto que requiera algo de creatividad—en cualquier emprendimiento—es necesario alternar cada cierto tiempo entre los estados de actuar y reflexionar. A veces hay que parar las máquinas, dejar de hacer cosas, reflexionar sobre lo que has hecho hasta ahora y analizar cuáles deberían ser los siguientes pasos a realizar.

En FacileThings hemos dedicado el mes de Diciembre a realizar una completa revisión panorámica. Hemos revisado y analizado una gran cantidad de datos para ver cómo podemos mejorar la vida de nuestros usuarios el año que viene, a la vez que seguimos fieles a nuestra visión de desarrollar una herramienta de productividad personal basada al 100% en la metodología GTD.

Para ello, una fuente de datos muy importante viene de una encuesta que realizamos entre nuestros clientes a finales de Noviembre ¹. A continuación os muestro los resultados de dicha encuesta, junto con algunas conclusiones y nuestro plan de desarrollo para 2015.

Resultados de la encuesta

Conocimiento de GTD

(1) ¿Cómo definirías tu nivel de conocimiento y uso de GTD cuando empezaste a usar FacileThings?

La mayoría de los encuestados (un 79%) conocía algo de GTD, pero no lo aplicaba o lo hacía parcialmente. Solo un 15% no sabía nada de GTD, lo que contrasta con la encuesta que hicimos hace más de un año, en la que este grupo representaba el 47% del total. Parece que, ahora, nuestros usuarios saben más de GTD.

Beneficios

(2) ¿Cuál es el principal beneficio que has obtenido de utilizar FacileThings?

Aunque se trata de una pregunta abierta, hemos tratado de agrupar los beneficios mencionados en conceptos más manejables, y estos son los resultados:

• Un 33% habla de una organización y gestión más eficiente de sus tareas y proyectos, del trabajo, de la vida personal, de los compromisos, del día a dia, de las ideas, del tiempo, etc.
• Un 31% habla específicamente de las ventajas de disponer completamente de la estructura organizativa de GTD: Poder aplicar GTD de una forma sencilla e intuitiva, sin perder el tiempo en mantener la implementación.
• Un 16% habla de tranquilidad y seguridad de tenerlo todo está bajo control, sin que se olvide nada, menos estrés.
• Un 11% menciona la ventajas de poder recopilar desde cualquier sitio, y trabajar a partir de ahí. Tener las listas en un mismo sitio, siempre accesibles, al alcance de la mano.
• Un 7% dice que ahora tiene un mejor enfoque en las cosas importantes, mayor claridad y menos distracciones.
• Un 5% considera importante el hecho de poder alinear sus tareas con su visión, objetivos y áreas de responsabilidad, y tener una perspectiva más elevada de su trabajo.
• Un 4% valora la introducción que proporciona FacileThings a la metodología GTD, gracias a la cual han aprendido los principios fundamentales para estar organizados.
• Un 3% valora el haber podido integrar otras herramientas de productividad con sus listas, como el email, Evernote o Google Calendar.

Otros beneficios mencionados en menor medida son:

• Disponer de una guía para procesar las cosas recopiladas.
• Disponer de una guía para realizar la Revisión Semanal.
• Tener una ayuda para crear hábitos y establecer una disciplina.
• Poder asignar tareas a otros miembros de su organización, y mejorar la comunicación del equipo.

Momento a-ha!

(3) ¿En qué momento te diste cuenta de que querías seguir utilizando FacileThings?

• Una inmensa mayoría (30%) no menciona un momento específico. Simplemente, se sintieron cómodos al ir implantando la metodología y ver que las cosas iban saliendo. Casi todos mencionan haber necesitado muy poco tiempo para darse cuenta (unos días, una semana, inmediatamente).
• Un 6% dicen que se dieron cuenta al finalizar el mes de prueba, al dejar de usarlo y ver que volvía el caos.
• Otro 6% menciona que la calidad del soporte y las continuas mejoras fue lo que terminó de convencerlos.
• Un 4% se decidió al ver que FacileThings sigue totalmente la metodología GTD y te permite aplicarla sin esfuerzo.
• Un 3% se dieron cuenta al definir su visión de futuro y sus objetivos a medio plazo, al ganar perspectiva alineando las tareas del día a día con lo que es importante para ellos.
• Un 3% menciona el diseño y una sencilla interfaz de usuario como motivo principal.
• Otro 3% dice que se decidió después de probar varias aplicaciones.
• Otro 3% dice que fue al sentir la tranquilidad que aporta.

Otros comentarios menos repetidos:

• Al capturar desde diferentes sitios y procesar las cosas con facilidad.
• Al tener una masa crítica de datos.
• Al lograr un sistema de trabajo más eficiente.
• Al tener todos los proyectos organizados en un mismo lugar.
• Al ver que aprendía GTD al mismo tiempo.
• Al hacer la Revisión Semanal.
• Al ver que podía gestionar todos los ámbitos de la vida.

Recomendaciones

(4) ¿Has recomendado FacileThings a alguien?

Un 70% de los encuestados han recomendado alguna vez el uso de FacileThings a alguien, y lo han descrito de las siguientes maneras:

• Herramienta GTD con estructura. Aplicación perfecta, ideal para aplicar GTD. Solución completa y colaborativa de GTD (15%).
• Herramienta de organización personal. Una forma fácil de organizarse y de planificar (9%).
• Herramienta para aprender y consolidar GTD. Una guía para iniciarse en la implantación de GTD. Para expertos y novatos (6%).
• Buen gestor de tareas. Una ayuda para centrarte en lo que debes/quieres hacer. Te permite alinear tus tareas con tus objetivos en la vida (6%).
• Herramienta para ordenar el caos, tenerlo todo bajo control, vivir sin estrés (4%).
• Herramienta para mejorar tu productividad personal, tu eficiencia (3%).
• Sistema completo para el desarrollo del trabajo. Un aliado para el mundo laboral, con metodología (2%).

Mejoras necesarias

(5) ¿Cómo podemos mejorar FacileThings para satisfacer mejor tus necesidades?

Aquí hay una infinidad de respuestas diferentes (más de 60), pero la primera de la lista—mejorar las aplicaciones móviles—gana por mayoría absoluta. Después hay unas cuantas mejoras muy interesantes que se repiten bastante. Y por último, una larga cola de mejoras muy concretas (mencionadas por uno o dos usuarios) que no están incluidas en esta lista.

• Una gran mayoría, el 28%, menciona de alguna manera, bien sea general o específica, que debemos mejorar las aplicaciones para móviles.
• A un 4% le gustaría tener diferentes vistas para la Agenda (semanal, mensual, etc.)
• Otro 4% considera importante poder planificar tareas que se ejecutan en paralelo, dentro de un proyecto.
• Un 3% quiere mejoras en la opción de enviar emails a la bandeja de entrada de FacileThings. Principalmente, que los archivos adjuntos se incorporen en la aplicación.
• Un 3% habla de mejoras en la integración con Google Calendar: Que sea bidireccional, con un mayor periodo de elementos sincronizados, y con sincronización automática.
• A otro 3% le gustaría que hubieran mejoras generales en la Gestión de Proyectos, así como una planificación estilo Kanban.
• Un 3% quiere una aplicación específica para tablets.
• Un 3% habla de mejorar la usabilidad y la interfaz de usuario, haciéndola más simple.
• Otro 3% quiere se que pueda trabajar sin conexión a internet.

Descubrir FacileThings

(6) ¿Cómo descubriste FacileThings?

La mayoría nos ha encontrado por alguna referencia en algún blog o nuestro propio blog (un 39.2%), o navegando por internet (28.3%). También el boca-a-boca ha tenido su influencia: Un 17.7% probó FacileThings porque alguien se lo recomendó.

Puestos de trabajo

(7) ¿En que sector empresarial trabajas y qué puesto desempeñas?

Un 27% de nuestros usuarios tienen un puesto de responsabilidad en su empresa y un 19% dirigen una empresa.

El 19% pertence al sector de las Tecnologías de la Información, seguido de un 9% que se dedica a la consultoría y formación.

La profesiones más habituales son programador informático (7%), consultor (4%) y gestor de proyectos (4%).

Plan estratégico para 2015

Además de esta encuesta, hemos tenido en cuenta otro tipo de feedback que recibimos de nuestros usuarios: tickets de soporte, emails donde nos cuentan las razones por las que dejaron de usar FacileThings, etc.

Por supuesto, también hemos tenido en cuenta otros indicadores analíticos de negocio, como los ratios de adquisición, retención y conversión de clientes. Hacer dinero no es nuestro primer objetivo, pero es necesario para poder continuar en el camino hacia nuestra visión.

Por último, hay imperativos externos que nos obligarán a hacer ciertos cambios, algunos de naturaleza legal y otros de naturaleza técnica.

Con todo ello, estos son los proyectos que creemos debemos acometer—y lo que puedes esperar de FacileThings—en 2015:

Nueva aplicación móvil 2.0

Estamos desarrollando una nueva aplicación móvil partiendo de cero. Tendrá un nuevo diseño y un mecanismo de sincronización que permitirá trabajar sin conexión a internet. El objetivo es crear una aplicación útil, rápida y muy sencilla de usar.

En principio, la aplicación será una app descargable para Android y iPhone, y estará accesible a través del navegador para el resto de plataformas.

La idea es terminar una primera versión beta en las próximas semanas, con una funcionalidad básica pero robusta, e ir incrementando mensualmente sus posibilidades.

Aplicación web

Estos son los próximos desarrollos concretos que tenemos previstos para la aplicación web:

• Vista semanal y mensual de la Agenda.
• Actualización en la integración con Google Calendar: Sincronización bidireccional y personalizada. Permitir el uso de más de un calendario.
• Proyectos: Planificación de acciones que se puedan ejecutar en paralelo.
• Actualización en la integración con E-mails: Gestionar archivos adjuntos.
• Actualización en la integración con Evernote: Sincronización automática y personalizada.
• Nuevo: Planificación natural de proyectos.
• Nuevo: Bonitos informes PDF sobre tareas, listas, proyectos.
• Nuevo: GTD para puristas.

Además, trabajaremos de manera continua en estos temas:

• Mejorar el rendimiento en puntos específicos de la aplicación.
• Simplificar y mejorar la usabilidad en puntos específicos de la aplicación.
• Ajustar el interfaz de usuario para una utilización óptima en tablets.

Nuevo sitio web

Hasta ahora no nos hemos preocupado demasiado de cuestiones de marketing. Este año vamos a prestar una mayor atención a este apartado, porque creemos que nos ayudará a lograr nuestras metas de una manera más sostenible.

Rediseñaremos totalmente el sitio web, adaptándolo al uso en tablets y smartphones. También renovaremos completamente el blog, haciéndolo más accesible y legible, y añadiendo nuevas funcionalidades para facilitar la localización de contenidos.

Infraestructura

Según nuestro proveedor, la plataforma sobre la que tenemos instalada la aplicación, blog y sitio web quedará obsoleta en junio de 2015. Esto nos obliga a hacer una migración a una nueva plataforma.

Será un buen cambio porque el rendimiento del sistema mejorará notablemente y tendremos más capacidad de crecimiento. Sin embargo, será una migración complicada porque implica actualizar las versiones del framework de programación (Rails), el lenguaje de programación (Ruby) y todos los componentes de terceros que estamos utilizando. Habrá que revisar miles de líneas de código y probar minuciosamente cada funcionalidad. Utilizaremos el mes de Febrero para acometer este proyecto.

Una vez que el nuevo sistema este funcionando correctamente, plafinicaremos la implementación de un protocolo TLS de conexión segura (https).

Otras cuestiones

Durante este año, también publicaremos una API para desarrolladores y un programa de recomendaciones para nuestros clientes.

Como proyectos paralelos, y siempre que el resto de proyectos lo permita, trabajaremos en el diseño de una nueva interfaz de usuario y empezaremos a desarrollar una aplicación específica para iPad.

No hay fechas límites (personalmente, odio las fechas límites), aunque sí fechas previstas para cada cosa. No os las muestro porque las prioridades (y, por tanto, también la previsión de fechas) suelen cambiar con cierta frecuencia (tampoco me gusta generar falsas espectativas).

Nos gustaría hacer muchas más cosas, pero dados nuestros recursos actuales, creo que éste es un planteamiento realista que, por otra parte, nos acercará bastante a donde queremos llegar.

¹ Encuesta realizada a clientes de FacileThings en Noviembre de 2014: