FacileThings

Nueva gestión de proyectos GTD en FacileThings: Kanban Personal

AUTOR: Francisco Sáez

En GTD, la mayoría de tus proyectos (por definición, cualquier resultado que necesite de más de una acción) serán una secuencia de acciones a realizar una detrás de otra hasta lograr el resultado final. En esta clase de proyectos, la lista de Acciones Siguientes de FacileThings te muestra solo la próxima acción de cada proyecto y, cuando la terminas, te muestra automáticamente la que estaba planificada a continuación. Sencillo y directo.

Sin embargo hay casos, en proyectos que son más complejos y/o intervienen más personas, en los que puede ser conveniente tener más de una acción del mismo proyecto activa en tu lista de Acciones Siguientes.

Hemos investigado sobre diferentes maneras de gestionar ese tipo de proyectos. Después de hacer pruebas con diversas clases de diagramas y métodos, hemos optado por implementar una gestión tipo Kanban, por varias razones:

  • Su carácter sencillo y visual es apto para cualquiera. No necesitas ser un ingeniero para planificar un proyecto.
  • A pesar de su sencillez, es muy potente.
  • Es un sistema ágil y lean, muy acorde con la filosofía GTD.

Antes que nada, decirte que Kanban Personal no es una metodología de productividad personal como GTD y, por lo tanto, no puede ser nunca una alternativa (aunque probablemente leas que hay gente que piensa lo contrario). Se trata tan solo una herramienta visual de organización de proyectos, que puede utilizarse perfectamente para ese propósito dentro de tu sistema GTD.

Implementación de Kanban Personal en FacileThings

Echemos un vistazo a la nueva Sección de Proyectos:

sección de proyectos secuencial

Hay tres novedades en el diseño de la sección:

  1. Una línea divisoria permite independizar el scroll de la lista de proyectos del contenido del proyecto, dándote un mayor control sobre lo que quieres visualizar. Encontrarás también está línea divisoria en muchas otras secciones de la aplicación.
  2. La antigua opción siempre visible de añadir tareas se ha sustituido por un botón Nueva Acción. De esta manera tienes más espacio para poder visualizar y organizar mejor el conjunto del proyecto.
  3. Hay un nuevo selector en el que indicarás cómo quieres gestionar el proyecto. La gestión Secuencial es la tradicional. La gestión tipo Kanban es la nueva.

Ahora echemos un vistazo a la este mismo proyecto en formato Kanban para entender las diferencias:

sección de proyectos kanban

  • La pestaña Kanban (1) contiene las acciones activas del proyecto, es decir, las que están en las listas Acciones Siguientes, Agenda y A la Espera, además de las acciónes Hechas.
  • La lista Hecho de GTD se corresponde a la columna Hecho del Kanban (2).
  • Las acciones activas — Acciones Siguientes (3), Agenda (4) y A la Espera (5) — siguen estando en sus respectivas listas GTD, aunque en el Kanban se visualizan de otra manera. Están repartidas en las columnas A Realizar y En Curso del Kanban. Los iconos de la parte superior derecha de cada tarjeta muestran la lista GTD en la que se encuentra la acción.
  • Las acciones situadas en la columna En Curso aparecerán en las Listas generales de tu sistema.
  • Las acciones situadas en la columna A Realizar no aparecerán en ninguna lista hasta que tú lo decidas (moviéndolas a la columna En Curso).

Los iconos de la parte superior derecha de cada tarjeta, además de mostrarte la lista en la que se encuentra, te permiten asignar el tiempo y energía previstos (3), una fecha (4) o la persona responsable de la tarea (5).

Puedes mover la tarjetas entre las columnas, o cambiar el orden de visualización en una columna, arrastrando y soltando (drag & drop) cada tarjeta en el contenedor adecuado. Si utilizas la aplicación desde una tablet, aparecerán unos iconos en la parte inferior de cada tarjeta que te permitirán mover las tarjetas entre las columnas:

kanban en tablets

Cuando pases con el ratón por encima de una tarjeta verás un menú adicional con las mismas opciones que tienes disponibles en las listas GTD, de modo que puedas gestionar esa tarea de igual forma:

opciones tarjetas

Esto es importante: Ten en cuenta que cuando cambias la forma de gestionar un proyecto pierdes la configuración anterior. Al cambiar de gestión Secuencial a Kanban, todos los elementos de Acciones Siguientes, Agenda y A la Espera se sitúan en la columna A Realizar del kanban. Al cambiar de gestión Kanban a Secuencial, cada tarea va a su lista y, en la lista de Acciones Siguientes, las tareas que estaban En Curso se sitúan antes que las que estaban A Realizar.

Ya por último, la gestión de proyectos tipo kanban también se ha integrado en la Revisión Semanal.

28 comentarios

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c
Comentado hace más de 4 años Silvestre Segarra Soria

¡Felicidades Francisco! La primera impresión es fantástica. ¡Gracias por escuchar y comprometerte!

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c Silvestre Segarra Soria

¡Felicidades Francisco! La primera impresión es fantástica. ¡Gracias por escuchar y comprometerte!

07dbc25de78e918491892423bbb0e099
Comentado hace más de 4 años Jose Antonio Herrero Notario

La verdad es que tiene muy buena pinta. Tendremos que probarlo.

07dbc25de78e918491892423bbb0e099 Jose Antonio Herrero Notario

La verdad es que tiene muy buena pinta. Tendremos que probarlo.

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Comentado hace más de 4 años Arnau Via Martinez-Seara

Si algo se puede destacar de esta aplicación GTD son las ganas de mejorar siempre desde un punto de vista funcional y no el típico lavada de cara. Esto es para mi el factor más diferencial, si hay alguna cosa que funciona incorrectamente o que es mejorable, puedes estar seguro que mejorará.

58ad43b0cf45d35ced28292c0626b319 Arnau Via Martinez-Seara

Si algo se puede destacar de esta aplicación GTD son las ganas de mejorar siempre desde un punto de vista funcional y no el típico lavada de cara. Esto es para mi el factor más diferencial, si hay alguna cosa que funciona incorrectamente o que es mejorable, puedes estar seguro que mejorará.

Bcdfcbb454a161cea33090282289fc84
Comentado hace más de 4 años José Luis Moreno Lorenzo

Enhorabuena Francisco , creo que hemos ganado mucha visibilidad en la gestión de los proyectos , es algo que hechaba en falta. Muchas gracias

Bcdfcbb454a161cea33090282289fc84 José Luis Moreno Lorenzo

Enhorabuena Francisco , creo que hemos ganado mucha visibilidad en la gestión de los proyectos , es algo que hechaba en falta. Muchas gracias

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7
Comentado hace más de 4 años Xavier Valens Gomila

Genial.
Enhorabuena.

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7 Xavier Valens Gomila

Genial.
Enhorabuena.

A5a52d1a878c9b76190713e3f0f98c44
Comentado hace más de 4 años Francisco José Uclés Ríos

Cada dia todo esto me gusta mas!!! gracias por la mejora continua.

A5a52d1a878c9b76190713e3f0f98c44 Francisco José Uclés Ríos

Cada dia todo esto me gusta mas!!! gracias por la mejora continua.

8097131ab1e00a0f9bbd598a4edb81bd
Comentado hace más de 4 años Juan Antonio

La vista de kanban me parece muy útil y muy visual para pequeños proyectos, sobre todo personales, como pueden ser pequeñas tareas de bricolaje con más de una acción. Y por qué no para proyectos no tan pequeños que no sean secuenciales.
Un pasito más para una excelente aplicación.

8097131ab1e00a0f9bbd598a4edb81bd Juan Antonio

La vista de kanban me parece muy útil y muy visual para pequeños proyectos, sobre todo personales, como pueden ser pequeñas tareas de bricolaje con más de una acción. Y por qué no para proyectos no tan pequeños que no sean secuenciales.
Un pasito más para una excelente aplicación.

37ff1e1aae53d78eb43a073edbb91fc5
Comentado hace más de 4 años Pablo Veintimilla

Hola excelente funcionalidad!. Una sugerencia, yo tengo proyectos con varias actividades hechas, al mostrarlas en el tablero kanbam quedan en una columna muy larga, seria util tener una opción para colapsar esta columna.

Slds!

37ff1e1aae53d78eb43a073edbb91fc5 Pablo Veintimilla

Hola excelente funcionalidad!. Una sugerencia, yo tengo proyectos con varias actividades hechas, al mostrarlas en el tablero kanbam quedan en una columna muy larga, seria util tener una opción para colapsar esta columna.

Slds!

Ce5ec831c974338f5561ff04b20d9a77
Comentado hace más de 4 años José Ignacio Azkue

Muy bien Pachi yo entre muchos nos alegremos enormemente. Un abrazo

Ce5ec831c974338f5561ff04b20d9a77 José Ignacio Azkue

Muy bien Pachi yo entre muchos nos alegremos enormemente. Un abrazo

55bb0cfced7c2eee49410e03dbd44ff3
Comentado hace más de 4 años Jaime Planells Chicharro

Hola Pachi... solo haces que darnos alegrías...
La probaré y te diré, pero estoy convencido que será otro avance...
Muchas gracias

55bb0cfced7c2eee49410e03dbd44ff3 Jaime Planells Chicharro

Hola Pachi... solo haces que darnos alegrías...
La probaré y te diré, pero estoy convencido que será otro avance...
Muchas gracias

B6782e020e29252d0a27a0e4d9915c15
Comentado hace más de 4 años Juan Pablo Perales Villegas

Actualmente (hasta hoy, claro está) utilizaba FacileThings como herramienta principal y Trello para los proyectos más complejos, gracias a esta nueva función será posible simplificar mi sistema y concentrarlo todo en una sola herramienta.

Ahora solo esperare a que implementen Pomodoros para la etapa "Hacer" y me despido de Tomato.es :)

Muchas gracias, FacileThings es cada vez mejor.

B6782e020e29252d0a27a0e4d9915c15 Juan Pablo Perales Villegas

Actualmente (hasta hoy, claro está) utilizaba FacileThings como herramienta principal y Trello para los proyectos más complejos, gracias a esta nueva función será posible simplificar mi sistema y concentrarlo todo en una sola herramienta.

Ahora solo esperare a que implementen Pomodoros para la etapa "Hacer" y me despido de Tomato.es :)

Muchas gracias, FacileThings es cada vez mejor.

9fc3b8424cfc023edb96bfc2c76a4308
Comentado hace más de 4 años Ignacio Molina

Hola Pachi
Ahora entiendo lo "absorto, absorto" que estabas el lunes ;-)
Enhorabuena por el trabajo realizado. Hará falta un periodo de adiestramiento y adaptación, pero creo que, en mi caso, las posibilidades de esta nueva configuración son enormes para mejorar mi sistema.

9fc3b8424cfc023edb96bfc2c76a4308 Ignacio Molina

Hola Pachi
Ahora entiendo lo "absorto, absorto" que estabas el lunes ;-)
Enhorabuena por el trabajo realizado. Hará falta un periodo de adiestramiento y adaptación, pero creo que, en mi caso, las posibilidades de esta nueva configuración son enormes para mejorar mi sistema.

838a557e3f828da62d232ef0acc7fc40
Comentado hace más de 4 años Antonio Mangione

Permite ver de un vistazo lo hecho y a realizar, así como lo que esta en curso; esto da mucho más control al proyecto, dado que nada sale de la vista. Felicitaciones y gracias por le herramienta

838a557e3f828da62d232ef0acc7fc40 Antonio Mangione

Permite ver de un vistazo lo hecho y a realizar, así como lo que esta en curso; esto da mucho más control al proyecto, dado que nada sale de la vista. Felicitaciones y gracias por le herramienta

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

¡Muchas gracias a todos por vuesto apoyo!

Pablo, miraremos la formar de reducir la columna "Hecho". De todas formas, para trabajar con Kanban cómodamente te recomiendo dividir los proyectos en proyectos más pequeños y manejables ;)

Juan Pablo, implementar la técnica Pomodoro es una posibilidad muy real. Veremos que dice el futuro ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

¡Muchas gracias a todos por vuesto apoyo!

Pablo, miraremos la formar de reducir la columna "Hecho". De todas formas, para trabajar con Kanban cómodamente te recomiendo dividir los proyectos en proyectos más pequeños y manejables ;)

Juan Pablo, implementar la técnica Pomodoro es una posibilidad muy real. Veremos que dice el futuro ;)

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Comentado hace más de 4 años Jorge Vera Morales

Mi enhorabuena por el trabajo realizado. Una mejora sustancial y esperada por muchos de vuestros usuarios FT!

40b9bee67a5677323f511a60edddabf3 Jorge Vera Morales

Mi enhorabuena por el trabajo realizado. Una mejora sustancial y esperada por muchos de vuestros usuarios FT!

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Comentado hace más de 4 años Javier Fernando Bueno Hernández

Excelente, voy a probarlo

264a5530caf31d75af6dfd1e1cfbba3f Javier Fernando Bueno Hernández

Excelente, voy a probarlo

835093aa8f6e530a5cbd84fa51272a13
Comentado hace más de 4 años Manuel Noguerol

Realmente estoy impresionado con esta mejora. No puedo hacer otra cosa que felicitaros vivamente por el trabajo que estáis haciendo.

835093aa8f6e530a5cbd84fa51272a13 Manuel Noguerol

Realmente estoy impresionado con esta mejora. No puedo hacer otra cosa que felicitaros vivamente por el trabajo que estáis haciendo.

7ebdcbe49ae8d9a9b6f8f51bad18c081
Comentado hace más de 4 años Alberto

Genial, la verdad es que estaba esperando esta implementación.
Como dice Pablo Veintimilla algunas columnas quedan demasiado largas. Una solución rápida seria añadir un escroll a cada columna.
Y para proyectos con varios actores seria interesante poder compartir el panel.

Gracias Fran por las constantes mejoras ;)

7ebdcbe49ae8d9a9b6f8f51bad18c081 Alberto

Genial, la verdad es que estaba esperando esta implementación.
Como dice Pablo Veintimilla algunas columnas quedan demasiado largas. Una solución rápida seria añadir un escroll a cada columna.
Y para proyectos con varios actores seria interesante poder compartir el panel.

Gracias Fran por las constantes mejoras ;)

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Comentado hace más de 4 años Fran Merchán

Echaba en falta esta funcionalidad, para mi era un gap el no poder visualizar en la lista de acciones siguientes más de una acción de un mismo proyecto que se pudieran hacer en paralelo. Gracias y felicidades por la forma de implementación elegida.

13d1c3980157374f13f6d48d3710778c Fran Merchán

Echaba en falta esta funcionalidad, para mi era un gap el no poder visualizar en la lista de acciones siguientes más de una acción de un mismo proyecto que se pudieran hacer en paralelo. Gracias y felicidades por la forma de implementación elegida.

Eb48e03cb1e28f378d78b3a0a2381e63
Comentado hace más de 4 años Jordi Sánchez

Increíble: esto me hace plantear si volver a usar FacileThings tras tanto tiempo de haberlo probado.

¡¡Felicidades!!

Eb48e03cb1e28f378d78b3a0a2381e63 Jordi Sánchez

Increíble: esto me hace plantear si volver a usar FacileThings tras tanto tiempo de haberlo probado.

¡¡Felicidades!!

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Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

Gracias por vuestras felicitaciones. La verdad es que un Kanban dentro de GTD se sale un poco de lo habitual y no sabía muy bien cómo lo acogeríais. Estoy encantado!! :)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Gracias por vuestras felicitaciones. La verdad es que un Kanban dentro de GTD se sale un poco de lo habitual y no sabía muy bien cómo lo acogeríais. Estoy encantado!! :)

A3d54cbae1e8a9a275d2bb8ab253a0e0
Comentado hace más de 4 años Carmelo Santana Delgado

La nueva herramienta que has implantado le da mayor potencia al sistema y además me has solucionado el problema que estaba teniendo a la hora de trabajar con proyectos que tenían varias tareas a la vez. Enhorabuena.

A3d54cbae1e8a9a275d2bb8ab253a0e0 Carmelo Santana Delgado

La nueva herramienta que has implantado le da mayor potencia al sistema y además me has solucionado el problema que estaba teniendo a la hora de trabajar con proyectos que tenían varias tareas a la vez. Enhorabuena.

Bc154bb370dad41ac12528107233526c
Comentado hace más de 4 años Gonzalo Abuin

Estupendo trabajo!!!!

Bc154bb370dad41ac12528107233526c Gonzalo Abuin

Estupendo trabajo!!!!

4c3b2f8f59995e6cba6232f8f62bcaa8
Comentado hace más de 4 años Jerónimo Cuenca

Gracias Francisco por el esfuerzo, para mi una herramienta tan visual como el Kaban me va muy bien, por eso mismo echo de menos que en las tarjetas de las tareas no aparezca ninguna referencia a una lista de control o comentarios cuando los lleva.

4c3b2f8f59995e6cba6232f8f62bcaa8 Jerónimo Cuenca

Gracias Francisco por el esfuerzo, para mi una herramienta tan visual como el Kaban me va muy bien, por eso mismo echo de menos que en las tarjetas de las tareas no aparezca ninguna referencia a una lista de control o comentarios cuando los lleva.

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Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

Gracias de nuevo a todos!

Jerónimo, miraremos la manera de mostrar la información de notas/puntos de control en las tarjetas del Kanban. Gracias por la sugerencia!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Gracias de nuevo a todos!

Jerónimo, miraremos la manera de mostrar la información de notas/puntos de control en las tarjetas del Kanban. Gracias por la sugerencia!

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Comentado hace más de 4 años José Ferreres

Muchas Gracias de nuevo!!!.
Esa era uno de mis "quejas": no poder visualizar los proyectos de forma más global. Te estas acercando al mapa mental... ;)
Apoyo la implementación de la técnica pomodoro; focus booster va bien pero Hay que simplificar!!.

D98304fee0828d72a8896b0e0770f5be José Ferreres

Muchas Gracias de nuevo!!!.
Esa era uno de mis "quejas": no poder visualizar los proyectos de forma más global. Te estas acercando al mapa mental... ;)
Apoyo la implementación de la técnica pomodoro; focus booster va bien pero Hay que simplificar!!.

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Comentado hace más de 4 años Francisco Sáez

Poco a poco, José ;)

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Poco a poco, José ;)

A6ab4427375c01102cbc9060b11be6af
Comentado hace más de 4 años David C

Enhorabuena, aún no lo he probado pero el tema de los proyectos era para mí la carencia más importante de FT.

A6ab4427375c01102cbc9060b11be6af David C

Enhorabuena, aún no lo he probado pero el tema de los proyectos era para mí la carencia más importante de FT.

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