FacileThings

Nueva gestión de proyectos GTD en FacileThings: Kanban Personal

AUTOR: Francisco Sáez
Mejoras Gestión de Proyectos

En GTD, la mayoría de tus proyectos (por definición, cualquier resultado que necesite de más de una acción) serán una secuencia de acciones a realizar una detrás de otra hasta lograr el resultado final. En esta clase de proyectos, la lista de Acciones Siguientes de FacileThings te muestra solo la próxima acción de cada proyecto y, cuando la terminas, te muestra automáticamente la que estaba planificada a continuación. Sencillo y directo.

Sin embargo hay casos, en proyectos que son más complejos y/o intervienen más personas, en los que puede ser conveniente tener más de una acción del mismo proyecto activa en tu lista de Acciones Siguientes.

Hemos investigado sobre diferentes maneras de gestionar ese tipo de proyectos. Después de hacer pruebas con diversas clases de diagramas y métodos, hemos optado por implementar una gestión tipo Kanban, por varias razones:

  • Su carácter sencillo y visual es apto para cualquiera. No necesitas ser un ingeniero para planificar un proyecto.
  • A pesar de su sencillez, es muy potente.
  • Es un sistema ágil y lean, muy acorde con la filosofía GTD.

Antes que nada, decirte que Kanban Personal no es una metodología de productividad personal como GTD y, por lo tanto, no puede ser nunca una alternativa (aunque probablemente leas que hay gente que piensa lo contrario). Se trata tan solo una herramienta visual de organización de proyectos, que puede utilizarse perfectamente para ese propósito dentro de tu sistema GTD.

Implementación de Kanban Personal en FacileThings

Echemos un vistazo a la nueva Sección de Proyectos:

sección de proyectos secuencial

Hay tres novedades en el diseño de la sección:

  1. Una línea divisoria permite independizar el scroll de la lista de proyectos del contenido del proyecto, dándote un mayor control sobre lo que quieres visualizar. Encontrarás también está línea divisoria en muchas otras secciones de la aplicación.
  2. La antigua opción siempre visible de añadir tareas se ha sustituido por un botón Nueva Acción. De esta manera tienes más espacio para poder visualizar y organizar mejor el conjunto del proyecto.
  3. Hay un nuevo selector en el que indicarás cómo quieres gestionar el proyecto. La gestión Secuencial es la tradicional. La gestión tipo Kanban es la nueva.

Ahora echemos un vistazo a la este mismo proyecto en formato Kanban para entender las diferencias:

sección de proyectos kanban

  • La pestaña Kanban (1) contiene las acciones activas del proyecto, es decir, las que están en las listas Acciones Siguientes, Agenda y A la Espera, además de las acciónes Hechas.
  • La lista Hecho de GTD se corresponde a la columna Hecho del Kanban (2).
  • Las acciones activas — Acciones Siguientes (3), Agenda (4) y A la Espera (5) — siguen estando en sus respectivas listas GTD, aunque en el Kanban se visualizan de otra manera. Están repartidas en las columnas A Realizar y En Curso del Kanban. Los iconos de la parte superior derecha de cada tarjeta muestran la lista GTD en la que se encuentra la acción.
  • Las acciones situadas en la columna En Curso aparecerán en las Listas generales de tu sistema.
  • Las acciones situadas en la columna A Realizar no aparecerán en ninguna lista hasta que tú lo decidas (moviéndolas a la columna En Curso).

Los iconos de la parte superior derecha de cada tarjeta, además de mostrarte la lista en la que se encuentra, te permiten asignar el tiempo y energía previstos (3), una fecha (4) o la persona responsable de la tarea (5).

Puedes mover la tarjetas entre las columnas, o cambiar el orden de visualización en una columna, arrastrando y soltando (drag & drop) cada tarjeta en el contenedor adecuado. Si utilizas la aplicación desde una tablet, aparecerán unos iconos en la parte inferior de cada tarjeta que te permitirán mover las tarjetas entre las columnas:

kanban en tablets

Cuando pases con el ratón por encima de una tarjeta verás un menú adicional con las mismas opciones que tienes disponibles en las listas GTD, de modo que puedas gestionar esa tarea de igual forma:

opciones tarjetas

Esto es importante: Ten en cuenta que cuando cambias la forma de gestionar un proyecto pierdes la configuración anterior. Al cambiar de gestión Secuencial a Kanban, todos los elementos de Acciones Siguientes, Agenda y A la Espera se sitúan en la columna A Realizar del kanban. Al cambiar de gestión Kanban a Secuencial, cada tarea va a su lista y, en la lista de Acciones Siguientes, las tareas que estaban En Curso se sitúan antes que las que estaban A Realizar.

Ya por último, la gestión de proyectos tipo kanban también se ha integrado en la Revisión Semanal.

Francisco Sáez
@franciscojsaez

Francisco es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un Ingeniero en Informática al que le apasiona la productividad personal y la filosofía GTD como medios para lograr una vida mejor.

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28 comentarios

Comentado hace casi 8 años Silvestre Segarra Soria

¡Felicidades Francisco! La primera impresión es fantástica. ¡Gracias por escuchar y comprometerte!

Silvestre Segarra Soria

¡Felicidades Francisco! La primera impresión es fantástica. ¡Gracias por escuchar y comprometerte!

Comentado hace casi 8 años Jose Antonio Herrero Notario

La verdad es que tiene muy buena pinta. Tendremos que probarlo.

Jose Antonio Herrero Notario

La verdad es que tiene muy buena pinta. Tendremos que probarlo.

Comentado hace casi 8 años Arnau Via Martinez-Seara

Si algo se puede destacar de esta aplicación GTD son las ganas de mejorar siempre desde un punto de vista funcional y no el típico lavada de cara. Esto es para mi el factor más diferencial, si hay alguna cosa que funciona incorrectamente o que es mejorable, puedes estar seguro que mejorará.

Arnau Via Martinez-Seara

Si algo se puede destacar de esta aplicación GTD son las ganas de mejorar siempre desde un punto de vista funcional y no el típico lavada de cara. Esto es para mi el factor más diferencial, si hay alguna cosa que funciona incorrectamente o que es mejorable, puedes estar seguro que mejorará.

Comentado hace casi 8 años José Luis Moreno Lorenzo

Enhorabuena Francisco , creo que hemos ganado mucha visibilidad en la gestión de los proyectos , es algo que hechaba en falta. Muchas gracias

José Luis Moreno Lorenzo

Enhorabuena Francisco , creo que hemos ganado mucha visibilidad en la gestión de los proyectos , es algo que hechaba en falta. Muchas gracias

Comentado hace casi 8 años Xavier Valens Gomila

Genial.
Enhorabuena.

Xavier Valens Gomila

Genial.
Enhorabuena.

Comentado hace casi 8 años Francisco José Uclés Ríos

Cada dia todo esto me gusta mas!!! gracias por la mejora continua.

Francisco José Uclés Ríos

Cada dia todo esto me gusta mas!!! gracias por la mejora continua.

Comentado hace casi 8 años Juan Antonio

La vista de kanban me parece muy útil y muy visual para pequeños proyectos, sobre todo personales, como pueden ser pequeñas tareas de bricolaje con más de una acción. Y por qué no para proyectos no tan pequeños que no sean secuenciales.
Un pasito más para una excelente aplicación.

Juan Antonio

La vista de kanban me parece muy útil y muy visual para pequeños proyectos, sobre todo personales, como pueden ser pequeñas tareas de bricolaje con más de una acción. Y por qué no para proyectos no tan pequeños que no sean secuenciales.
Un pasito más para una excelente aplicación.

Comentado hace casi 8 años Pablo Veintimilla

Hola excelente funcionalidad!. Una sugerencia, yo tengo proyectos con varias actividades hechas, al mostrarlas en el tablero kanbam quedan en una columna muy larga, seria util tener una opción para colapsar esta columna.

Slds!

Pablo Veintimilla

Hola excelente funcionalidad!. Una sugerencia, yo tengo proyectos con varias actividades hechas, al mostrarlas en el tablero kanbam quedan en una columna muy larga, seria util tener una opción para colapsar esta columna.

Slds!

Comentado hace casi 8 años José Ignacio Azkue

Muy bien Pachi yo entre muchos nos alegremos enormemente. Un abrazo

José Ignacio Azkue

Muy bien Pachi yo entre muchos nos alegremos enormemente. Un abrazo

Comentado hace casi 8 años Jaime Planells Chicharro

Hola Pachi... solo haces que darnos alegrías...
La probaré y te diré, pero estoy convencido que será otro avance...
Muchas gracias

Jaime Planells Chicharro

Hola Pachi... solo haces que darnos alegrías...
La probaré y te diré, pero estoy convencido que será otro avance...
Muchas gracias

Comentado hace casi 8 años Juan Pablo Perales Villegas

Actualmente (hasta hoy, claro está) utilizaba FacileThings como herramienta principal y Trello para los proyectos más complejos, gracias a esta nueva función será posible simplificar mi sistema y concentrarlo todo en una sola herramienta.

Ahora solo esperare a que implementen Pomodoros para la etapa "Hacer" y me despido de Tomato.es :)

Muchas gracias, FacileThings es cada vez mejor.

Juan Pablo Perales Villegas

Actualmente (hasta hoy, claro está) utilizaba FacileThings como herramienta principal y Trello para los proyectos más complejos, gracias a esta nueva función será posible simplificar mi sistema y concentrarlo todo en una sola herramienta.

Ahora solo esperare a que implementen Pomodoros para la etapa "Hacer" y me despido de Tomato.es :)

Muchas gracias, FacileThings es cada vez mejor.

Comentado hace casi 8 años Ignacio Molina

Hola Pachi
Ahora entiendo lo "absorto, absorto" que estabas el lunes ;-)
Enhorabuena por el trabajo realizado. Hará falta un periodo de adiestramiento y adaptación, pero creo que, en mi caso, las posibilidades de esta nueva configuración son enormes para mejorar mi sistema.

Ignacio Molina

Hola Pachi
Ahora entiendo lo "absorto, absorto" que estabas el lunes ;-)
Enhorabuena por el trabajo realizado. Hará falta un periodo de adiestramiento y adaptación, pero creo que, en mi caso, las posibilidades de esta nueva configuración son enormes para mejorar mi sistema.

Comentado hace casi 8 años Antonio Mangione

Permite ver de un vistazo lo hecho y a realizar, así como lo que esta en curso; esto da mucho más control al proyecto, dado que nada sale de la vista. Felicitaciones y gracias por le herramienta

Antonio Mangione

Permite ver de un vistazo lo hecho y a realizar, así como lo que esta en curso; esto da mucho más control al proyecto, dado que nada sale de la vista. Felicitaciones y gracias por le herramienta

Comentado hace casi 8 años Francisco Sáez

¡Muchas gracias a todos por vuesto apoyo!

Pablo, miraremos la formar de reducir la columna "Hecho". De todas formas, para trabajar con Kanban cómodamente te recomiendo dividir los proyectos en proyectos más pequeños y manejables ;)

Juan Pablo, implementar la técnica Pomodoro es una posibilidad muy real. Veremos que dice el futuro ;)

Francisco Sáez

¡Muchas gracias a todos por vuesto apoyo!

Pablo, miraremos la formar de reducir la columna "Hecho". De todas formas, para trabajar con Kanban cómodamente te recomiendo dividir los proyectos en proyectos más pequeños y manejables ;)

Juan Pablo, implementar la técnica Pomodoro es una posibilidad muy real. Veremos que dice el futuro ;)

Comentado hace casi 8 años Jorge Vera Morales

Mi enhorabuena por el trabajo realizado. Una mejora sustancial y esperada por muchos de vuestros usuarios FT!

Jorge Vera Morales

Mi enhorabuena por el trabajo realizado. Una mejora sustancial y esperada por muchos de vuestros usuarios FT!

Comentado hace casi 8 años Javier Fernando Bueno Hernández

Excelente, voy a probarlo

Javier Fernando Bueno Hernández

Excelente, voy a probarlo

Comentado hace casi 8 años Manuel Noguerol

Realmente estoy impresionado con esta mejora. No puedo hacer otra cosa que felicitaros vivamente por el trabajo que estáis haciendo.

Manuel Noguerol

Realmente estoy impresionado con esta mejora. No puedo hacer otra cosa que felicitaros vivamente por el trabajo que estáis haciendo.

Comentado hace casi 8 años Alberto

Genial, la verdad es que estaba esperando esta implementación.
Como dice Pablo Veintimilla algunas columnas quedan demasiado largas. Una solución rápida seria añadir un escroll a cada columna.
Y para proyectos con varios actores seria interesante poder compartir el panel.

Gracias Fran por las constantes mejoras ;)

Alberto

Genial, la verdad es que estaba esperando esta implementación.
Como dice Pablo Veintimilla algunas columnas quedan demasiado largas. Una solución rápida seria añadir un escroll a cada columna.
Y para proyectos con varios actores seria interesante poder compartir el panel.

Gracias Fran por las constantes mejoras ;)

Comentado hace casi 8 años Fran Merchán

Echaba en falta esta funcionalidad, para mi era un gap el no poder visualizar en la lista de acciones siguientes más de una acción de un mismo proyecto que se pudieran hacer en paralelo. Gracias y felicidades por la forma de implementación elegida.

Fran Merchán

Echaba en falta esta funcionalidad, para mi era un gap el no poder visualizar en la lista de acciones siguientes más de una acción de un mismo proyecto que se pudieran hacer en paralelo. Gracias y felicidades por la forma de implementación elegida.

Comentado hace casi 8 años Jordi Sánchez

Increíble: esto me hace plantear si volver a usar FacileThings tras tanto tiempo de haberlo probado.

¡¡Felicidades!!

Jordi Sánchez

Increíble: esto me hace plantear si volver a usar FacileThings tras tanto tiempo de haberlo probado.

¡¡Felicidades!!

Comentado hace casi 8 años Francisco Sáez

Gracias por vuestras felicitaciones. La verdad es que un Kanban dentro de GTD se sale un poco de lo habitual y no sabía muy bien cómo lo acogeríais. Estoy encantado!! :)

Francisco Sáez

Gracias por vuestras felicitaciones. La verdad es que un Kanban dentro de GTD se sale un poco de lo habitual y no sabía muy bien cómo lo acogeríais. Estoy encantado!! :)

Comentado hace casi 8 años Carmelo Santana Delgado

La nueva herramienta que has implantado le da mayor potencia al sistema y además me has solucionado el problema que estaba teniendo a la hora de trabajar con proyectos que tenían varias tareas a la vez. Enhorabuena.

Carmelo Santana Delgado

La nueva herramienta que has implantado le da mayor potencia al sistema y además me has solucionado el problema que estaba teniendo a la hora de trabajar con proyectos que tenían varias tareas a la vez. Enhorabuena.

Comentado hace casi 8 años Gonzalo Abuin

Estupendo trabajo!!!!

Gonzalo Abuin

Estupendo trabajo!!!!

Comentado hace casi 8 años Jerónimo Cuenca

Gracias Francisco por el esfuerzo, para mi una herramienta tan visual como el Kaban me va muy bien, por eso mismo echo de menos que en las tarjetas de las tareas no aparezca ninguna referencia a una lista de control o comentarios cuando los lleva.

Jerónimo Cuenca

Gracias Francisco por el esfuerzo, para mi una herramienta tan visual como el Kaban me va muy bien, por eso mismo echo de menos que en las tarjetas de las tareas no aparezca ninguna referencia a una lista de control o comentarios cuando los lleva.

Comentado hace casi 8 años Francisco Sáez

Gracias de nuevo a todos!

Jerónimo, miraremos la manera de mostrar la información de notas/puntos de control en las tarjetas del Kanban. Gracias por la sugerencia!

Francisco Sáez

Gracias de nuevo a todos!

Jerónimo, miraremos la manera de mostrar la información de notas/puntos de control en las tarjetas del Kanban. Gracias por la sugerencia!

Comentado hace casi 8 años José Ferreres

Muchas Gracias de nuevo!!!.
Esa era uno de mis "quejas": no poder visualizar los proyectos de forma más global. Te estas acercando al mapa mental... ;)
Apoyo la implementación de la técnica pomodoro; focus booster va bien pero Hay que simplificar!!.

José Ferreres

Muchas Gracias de nuevo!!!.
Esa era uno de mis "quejas": no poder visualizar los proyectos de forma más global. Te estas acercando al mapa mental... ;)
Apoyo la implementación de la técnica pomodoro; focus booster va bien pero Hay que simplificar!!.

Comentado hace casi 8 años Francisco Sáez

Poco a poco, José ;)

Francisco Sáez

Poco a poco, José ;)

Comentado hace casi 8 años David C

Enhorabuena, aún no lo he probado pero el tema de los proyectos era para mí la carencia más importante de FT.

David C

Enhorabuena, aún no lo he probado pero el tema de los proyectos era para mí la carencia más importante de FT.

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