Productividad y GTD

Cómo Gestionar Tus Proyectos con Kanban Personal

AUTOR: Francisco Sáez

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Kanban se ha convertido en una técnica muy utilizada por los equipos de desarrollo ágil de software, ya que permite centrarse en qué hay que entregar y cuándo, estimulando la colaboración y evitando hacer cosas innecesarias.

Esta herramienta visual de gestión de proyectos, que tiene su origen en el sistema de tarjetas Kanban que desarrolló Toyota para mejorar la eficiencia de sus procesos productivos, ha sido adaptada por Jim Benson y Tonianne DeMaria Barry para que pueda ser utilizada no solo por equipos de trabajo, sino también por individuos, principalmente trabajadores del conocimiento. A esta adaptación la han llamado Kanban Personal.

A mi entender, no se trata de una técnica que pueda sustituir a una metodología tan completa como GTD, tal como proponen sus autores en el libro Personal Kanban: Mapping Work, Navigating Life. Se quedaría bastante corta como sistema global de gestión personal, pero su naturaleza visual la hace muy interesante para afrontar determinados proyectos. Además, existen algunas similitudes básicas entre GTD y Kanban Personal que los hacen compatibles en cierto modo: ambos son sistemas de gestión flexibles de tipo pull que se adaptan a los cambios, y en los que escoges la siguiente tarea en función de tu contexto.

Solo dos reglas

Kanban Personal presume de ser un sistema tan flexible que aborrece las reglas. Hasta tal punto que solo existen dos:

Regla nº1: Visualiza tu trabajo

Visualizar tu trabajo te permite tenerlo bajo control. Puesto que es difícil comprender bien aquello que no se ve, necesitas registrar todas las tareas que tu proyecto demanda en cada momento. De esta forma podrás tomar mejores decisiones y priorizar en función del contexto en que te encuentres.

Regla nº2: Limita el trabajo en curso

No puedes hacer más cosas de las que eres capaz de hacer. Limitando el número de tareas que puedes tener en progreso a la vez (WIP, work-in-progress) podrás concentrarte mejor en lo que estás haciendo, responder tranquilamente a los cambios y no ir saltando de una cosa a otra sin sentido.

Qué necesitas

Existen varias herramientas on-line con las que puedes planificar tus proyectos al estilo Kanban (mi favorita es Trello), pero no hay nada como utilizar una pizarra blanca, unos rotuladores de borrado en seco y un paquete de post-its.

Con una pizarra real y una tarjeta para cada tarea, tu trabajo se vuelve físico y tangible. Cada vez que mueves una tarea por el kanban, recibes sensaciones sobre el flujo de tu trabajo, una recompensa sensorial que te motiva para continuar avanzando en el proyecto.

mi kanban personal actual

Crea tu primer Kanban

  1. Define tu cadena de valor. ¿Cuál es el flujo de tu trabajo desde que empiezas una tarea hasta que la terminas? La cadena de valor más sencilla tiene solo tres estados y vale para casi cualquier proyecto: A REALIZAR (“ready”), EN CURSO (“doing”) y HECHO (“done”). Necesitas una columna para cada estado.
  2. Prepara las tareas. Materializa cualquier trabajo que tengas que hacer en el proyecto. Vacía tu cabeza, escribe cada tarea en una pegatina y ponlas todas a la vista. Esto constituye tu lista de PENDIENTES (“backlog”).
  3. Establece tu límite de tareas en curso. Es importante para no dejar tareas a medio a hacer. Si la columna EN CURSO tiene 3 tareas y tu límite WIP es de 3 tareas, no podrás añadir otra hasta que no liberes un hueco (y no puedes liberar un hueco si no terminas una tarea). Te recomiendo que empieces con un límite WIP de 2 ó 3 tareas a lo sumo, pero has de encontrar el que te vaya mejor. Escríbelo en la columna EN CURSO, para tenerlo siempre presente.
  4. Empieza a mover. Ahora decide qué tareas debes realizar primero y muévelas a la columna A REALIZAR. Al mover a A REALIZAR, es posible que tengas que generar tareas adicionales, ya que las acciones de PENDIENTES no están todavía perfectamente definidas. Según tu contexto actual, ¿cuáles de esas tareas deberías empezar a hacer? Selecciónalas y muévelas a EN CURSO.

Y ahora, ¡a trabajar!

Un comentario

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Comentado hace más de 5 años Silvestre Segarra Soria

Nosotros lo aplicamos en la empresa para la realización de proyectos y el resultado ha sido magnífico.

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c Silvestre Segarra Soria

Nosotros lo aplicamos en la empresa para la realización de proyectos y el resultado ha sido magnífico.

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