Nueva sección Aclarar

En el trabajo del conocimiento las tareas no son evidentes, hay que definirlas. Es imprescindible especificar qué es cada cosa, qué hay que hacer (o no) con ella, cuándo hay que hacerla y qué se necesita para ello.

Aclarar significa transformar una cosa bastante abstracta en algo concreto y evidente: una acción, un proyecto, una tarea delegada, información útil, una posibilidad, o basura. Aclarar lo que capturamos de manera regular nos permite transformar el caos en tranquilidad, liberando la mente de preocupaciones.

Hoy hemos actualizado la sección Aclarar, con el objetivo ayudar a que este paso se realice de la manera más sencilla y efectiva posible. El nuevo diseño permite que todas las opciones necesarias para definir y organizar correctamente una acción estén a la vista: contextos, proyectos, objetivos, áreas de responsabilidad, criterios de elección para acciones siguientes, fecha de activación, notas, archivos, y puntos de control:

Hay nuevas ayudas contextuales que te permitirán entender el proceso si eres nuevo en GTD o todavía no conoces la utilidad de cada opción. Mueve el cursor por encima de los iconos con un interrogante para verlas:

El proceso de aclarar la bandeja de entrada

El objetivo de aclarar es vaciar la Bandeja de Entrada, transformando su contenido. Como se trata de vaciar todo el inbox, elegir qué acciones quieres aclarar o en qué orden es completamente irrelevante. Es un proceso de pensar y decidir.

El primer paso es responder a la pregunta ¿Qué es? ¿Qué significado tiene para ti esa cosa? ¿Qué tiene que ocurrir para que pase a ser un asunto resuelto o completado? La respuesta debe ser clara y concreta, no puede dar lugar a diferentes interpretaciones.

Si se trata de un evento o una acción que se deba realizar en una fecha determinada, haz click en el icono de calendario de la izquierda para asignar la fecha (1).

Ahora, cuando están seleccionando una fecha, puedes ver lo que tienes actualmente en la Agenda para ese día (3), de modo que puedas preveer conflictos. Si te trata de algo que debes hacer periódicamente, puedes crear la rutina correspondiente (2).

La segunda pregunta que debes hacerte es: ¿Necesita alguna acción?

Si se trata de algo que debes hacer tú tan pronto como sea posible, asegúrate de definir los criterios de elección que te permitirán elegir correctamente la siguiente acción a realizar cuando estés en la etapa Ejecutar (tiempo previsto, nivel de energía, y prioridad relativa).

Si has asignado una fecha, la acción que tienes que hacer tú irá a la Agenda. Si no, irá a la lista de Acciones Siguientes. En ambos casos, si has indicado una fecha de activación, la acción irá al Archivo de Seguimiento hasta dicha fecha (utiliza esta opción para esconder acciones que no se pueden realizar hasta una fecha determinada).

Antes de hacer click en la opción “lo haré yo” debes preguntarte si alcanzarás el resultado final al ejecutar esta acción. Si es así, se trata de una simple acción. Si no, necesitarás más acciones y, por lo tanto, se trata de un proyecto. En este caso, puedes crear el proyecto (haz click en el icono con el signo + a la derecha del campo de proyecto) y darle como nombre el resultado final deseado. La acción actual será la primera acción del proyecto.

No olvides asociar tus acciones a un objetivo y/o área de responsabilidad. Si una acción no encaja con ninguna de tus áreas de enfoque, seguramente no deberías hacerla.

Si se trata de una acción que deba hacer otra persona, indica quién es el responsable de la tarea escribiendo un contexto de persona en la descripción de la tarea (o seleccionando un contexto de persona en la lista de los más utilizados) y delégala usando la opción “la hará otra persona”. La acción irá a la lista A la Espera.

Si se trata de algo que puedes hacer en un par de minutos (La regla de los dos minutos), puedes hacerla directamente y marcarla como hecha. Irá a lista Hecho. ¹

Si no es necesaria ninguna acción, tienes tres opciones:

• Si es algo con lo que todavía no te quieres comprometer, pero te gustaría reconsiderarlo en el futuro, haz click en lo aclararé más adelante, e irá a la lista Algún día/Tal vez.
• Si se trata de información que podría ser útil, guárdala como Material de Referencia.
• En cualquier otro caso, puedes eliminarla. Irá a la Papelera.

Puedes completar la información necesaria escribiendo notas, adjuntando archivos o enlaces, y añadiendo una lista de puntos de control. Todas estas opciones funcionan exactamente igual que en el editor de tareas.

Ajustando la decisión final

La dicisión final de la etapa Aclarar — dónde guardar el elemento — se solapa con la etapa Organizar. Para facilitar esta decisión e iniciar la organización de manera más efectiva, hemos incluido algunas mejoras en este punto:

• Las posibles opciones (aplazar, delegar, hacer, incubar, guardar y desechar) se habilitan o deshabilitan en función de la información cumplimentada. Por ejemplo, si has indicado algún criterio de elección, entonces las opciones delegar, incubar y guardar como material de referencia se deshabilitan porque se trata necesariamente de una acción siguiente.

• Si se trata de una siguiente acción que es parte de un proyecto secuencial, podrás elegir si la añades al principio o al final del proyecto.

• Si se trata de una siguiente acción que pertenece a un proyecto tipo Kanban, podrás elegir si la añades a la columna A realizar o a la columna En curso.

• Si se trata de una acción delegada y no has indicado la persona responsable, el sistema te avisará.

Aclarar cosas externas

Una vez has terminado de aclarar la Bandeja de Entrada de FacileThigs, tienes la posibilidad de aclarar cosas externas.

¿Qué significa esto? Que si tienes post-its pegados en la pantalla del ordenador, notas de una reunión en una libreta, o tareas capturadas en otras aplicaciones, puedes aclararlas sin necesidad de capturarlas previamente en FacileThings. Al hacer click en ese botón entras de nuevo en modo Aclarar, pero esta vez con una plantilla en blanco que debes rellenar:

Introduce el elemento y acláralo como cualquier otro. El editor se limpiará cada vez para que puedas continuar aclarando elementos externos. Cuando no tengas más cosas que aclarar, haz click en el botón “aclarar terminado” que hay abajo a la izquierda.

La lista Algún día/Tal vez

Los elementos de la lista Algún día/Tal vez contienen cosas sobre las que hemos pospuesto la decisión de hacer o no algo con ellas. Ahora dispones del mismo editor que aparece en la sección Aclarar, con todas las opciones, para aclarar los elementos de esta lista, tanto en la lista general Algún día/Tal vez de la sección Listas como en las listas particulares de cada proyecto, en la sección Proyectos.

Añadir acciones a proyectos

Antes, cuando añadías acciones a un proyecto dentro de la sección Proyectos, aparecía una opción especial de Capturar y luego tenías que editar la acción para definirla, aclararla y organizarla correctamente. Ahora aparecerá el editor de Aclarar para que puedas hacer todo de una manera mucho más directa.

¹ Aunque David Allen habla de “la regla de los 2 minutos” en su libro, nos parece que ejecutar algo cuando se está aclarando contradice el objetivo de la etapa Aclarar, en la que se trata sólo de pensar y decidir. Consideramos que ejecutar algo dentro de esta etapa supone un interrupción del proceso.