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Nueva sección Aclarar

AUTOR: Francisco Sáez
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En el trabajo del conocimiento las tareas no son evidentes, hay que definirlas. Es imprescindible especificar qué es cada cosa, qué hay que hacer (o no) con ella, cuándo hay que hacerla y qué se necesita para ello.

Aclarar significa transformar una cosa bastante abstracta en algo concreto y evidente: una acción, un proyecto, una tarea delegada, información útil, una posibilidad, o basura. Aclarar lo que capturamos de manera regular nos permite transformar el caos en tranquilidad, liberando la mente de preocupaciones.

Hoy hemos actualizado la sección Aclarar, con el objetivo ayudar a que este paso se realice de la manera más sencilla y efectiva posible. El nuevo diseño permite que todas las opciones necesarias para definir y organizar correctamente una acción estén a la vista: contextos, proyectos, objetivos, áreas de responsabilidad, criterios de elección para acciones siguientes, fecha de activación, notas, archivos, y puntos de control:

nueva sección Aclarar

Hay nuevas ayudas contextuales que te permitirán entender el proceso si eres nuevo en GTD o todavía no conoces la utilidad de cada opción. Mueve el cursor por encima de los iconos con un interrogante para verlas:

ayuda contextual

El proceso de aclarar la bandeja de entrada

El objetivo de aclarar es vaciar la Bandeja de Entrada, transformando su contenido. Como se trata de vaciar todo el inbox, elegir qué acciones quieres aclarar o en qué orden es completamente irrelevante. Es un proceso de pensar y decidir.

El primer paso es responder a la pregunta ¿Qué es? ¿Qué significado tiene para ti esa cosa? ¿Qué tiene que ocurrir para que pase a ser un asunto resuelto o completado? La respuesta debe ser clara y concreta, no puede dar lugar a diferentes interpretaciones.

Si se trata de un evento o una acción que se deba realizar en una fecha determinada, haz click en el icono de calendario de la izquierda para asignar la fecha (1).

asignar fecha

Ahora, cuando están seleccionando una fecha, puedes ver lo que tienes actualmente en la Agenda para ese día (3), de modo que puedas preveer conflictos. Si te trata de algo que debes hacer periódicamente, puedes crear la rutina correspondiente (2).

La segunda pregunta que debes hacerte es: ¿Necesita alguna acción?

aclarar acción

Si se trata de algo que debes hacer tú tan pronto como sea posible, asegúrate de definir los criterios de elección que te permitirán elegir correctamente la siguiente acción a realizar cuando estés en la etapa Ejecutar (tiempo previsto, nivel de energía, y prioridad relativa).

Si has asignado una fecha, la acción que tienes que hacer tú irá a la Agenda. Si no, irá a la lista de Acciones Siguientes. En ambos casos, si has indicado una fecha de activación, la acción irá al Archivo de Seguimiento hasta dicha fecha (utiliza esta opción para esconder acciones que no se pueden realizar hasta una fecha determinada).

Antes de hacer click en la opción “lo haré yo” debes preguntarte si alcanzarás el resultado final al ejecutar esta acción. Si es así, se trata de una simple acción. Si no, necesitarás más acciones y, por lo tanto, se trata de un proyecto. En este caso, puedes crear el proyecto (haz click en el icono con el signo + a la derecha del campo de proyecto) y darle como nombre el resultado final deseado. La acción actual será la primera acción del proyecto.

No olvides asociar tus acciones a un objetivo y/o área de responsabilidad. Si una acción no encaja con ninguna de tus áreas de enfoque, seguramente no deberías hacerla.

aclarar y delegar

Si se trata de una acción que deba hacer otra persona, indica quién es el responsable de la tarea escribiendo un contexto de persona en la descripción de la tarea (o seleccionando un contexto de persona en la lista de los más utilizados) y delégala usando la opción “la hará otra persona”. La acción irá a la lista A la Espera.

aclarar, hecho en dos minutos

Si se trata de algo que puedes hacer en un par de minutos (La regla de los dos minutos), puedes hacerla directamente y marcarla como hecha. Irá a lista Hecho. 1

Si no es necesaria ninguna acción, tienes tres opciones:

  • Si es algo con lo que todavía no te quieres comprometer, pero te gustaría reconsiderarlo en el futuro, haz click en lo aclararé más adelante, e irá a la lista Algún día/Tal vez.
  • Si se trata de información que podría ser útil, guárdala como Material de Referencia.
  • En cualquier otro caso, puedes eliminarla. Irá a la Papelera.

Puedes completar la información necesaria escribiendo notas, adjuntando archivos o enlaces, y añadiendo una lista de puntos de control. Todas estas opciones funcionan exactamente igual que en el editor de tareas.

Ajustando la decisión final

La dicisión final de la etapa Aclarar — dónde guardar el elemento — se solapa con la etapa Organizar. Para facilitar esta decisión e iniciar la organización de manera más efectiva, hemos incluido algunas mejoras en este punto:

  • Las posibles opciones (aplazar, delegar, hacer, incubar, guardar y desechar) se habilitan o deshabilitan en función de la información cumplimentada. Por ejemplo, si has indicado algún criterio de elección, entonces las opciones delegar, incubar y guardar como material de referencia se deshabilitan porque se trata necesariamente de una acción siguiente.

opciones deshabilitadas

  • Si se trata de una siguiente acción que es parte de un proyecto secuencial, podrás elegir si la añades al principio o al final del proyecto.

siguente acción en proyecto secuencial

  • Si se trata de una siguiente acción que pertenece a un proyecto tipo Kanban, podrás elegir si la añades a la columna A realizar o a la columna En curso.

siguente acción en proyecto kanban

  • Si se trata de una acción delegada y no has indicado la persona responsable, el sistema te avisará.

acción delegada sin responsable

Aclarar cosas externas

Una vez has terminado de aclarar la Bandeja de Entrada de FacileThigs, tienes la posibilidad de aclarar cosas externas.

botón aclarar cosas externas

¿Qué significa esto? Que si tienes post-its pegados en la pantalla del ordenador, notas de una reunión en una libreta, o tareas capturadas en otras aplicaciones, puedes aclararlas sin necesidad de capturarlas previamente en FacileThings. Al hacer click en ese botón entras de nuevo en modo Aclarar, pero esta vez con una plantilla en blanco que debes rellenar:

aclarar cosas externas

Introduce el elemento y acláralo como cualquier otro. El editor se limpiará cada vez para que puedas continuar aclarando elementos externos. Cuando no tengas más cosas que aclarar, haz click en el botón “aclarar terminado” que hay abajo a la izquierda.

La lista Algún día/Tal vez

Los elementos de la lista Algún día/Tal vez contienen cosas sobre las que hemos pospuesto la decisión de hacer o no algo con ellas. Ahora dispones del mismo editor que aparece en la sección Aclarar, con todas las opciones, para aclarar los elementos de esta lista, tanto en la lista general Algún día/Tal vez de la sección Listas como en las listas particulares de cada proyecto, en la sección Proyectos.

lista algún día/tal vez

Añadir acciones a proyectos

Antes, cuando añadías acciones a un proyecto dentro de la sección Proyectos, aparecía una opción especial de Capturar y luego tenías que editar la acción para definirla, aclararla y organizarla correctamente. Ahora aparecerá el editor de Aclarar para que puedas hacer todo de una manera mucho más directa.

añadir acciones a proyectos

1 Aunque David Allen habla de “la regla de los 2 minutos” en su libro, nos parece que ejecutar algo cuando se está aclarando contradice el objetivo de la etapa Aclarar, en la que se trata sólo de pensar y decidir. Consideramos que ejecutar algo dentro de esta etapa supone un interrupción del proceso.

16 comentarios

Fa9bc09325b9e1a6c96458b26b667e9e
Comentado hace 5 meses Ángel Carrasco

La sección ha mejorado en muchos órdenes de magnitud. Felicidades, un gran trabajo!!!

Fa9bc09325b9e1a6c96458b26b667e9e Ángel Carrasco

La sección ha mejorado en muchos órdenes de magnitud. Felicidades, un gran trabajo!!!

4be5b9e9b390799c819008a60a6214ad
Comentado hace 5 meses Juan José

Por fin!!!. Se acabó de ir mirando a Facile por un lado y a Calendario por otro, todo integrado ahora, una maravilla, un ahorro enorme de pantallas y "de ir y venir". Felicidades por las mejores, ADELANTE!!!!!!

4be5b9e9b390799c819008a60a6214ad Juan José

Por fin!!!. Se acabó de ir mirando a Facile por un lado y a Calendario por otro, todo integrado ahora, una maravilla, un ahorro enorme de pantallas y "de ir y venir". Felicidades por las mejores, ADELANTE!!!!!!

04912487ebc7942b5bc990357558461b
Comentado hace 5 meses Francisco

¡Excelente! Era una de las cosas que estaba esperando con más ansias. Creo que el nuevo diseño agilizará mucho esa etapa. Felicitaciones por el progreso constante.

04912487ebc7942b5bc990357558461b Francisco

¡Excelente! Era una de las cosas que estaba esperando con más ansias. Creo que el nuevo diseño agilizará mucho esa etapa. Felicitaciones por el progreso constante.

9732c3a56b9a4dd8cd74a41dbc122277
Comentado hace 5 meses Jesús Velasco

Me ha parecido muy útil la opción "Quiero aclarar cosas externas", que te permite aclarar directamente a partir de bandejas de entradas propias como las libretas de notas, etc.
¡Enhorabuena!

9732c3a56b9a4dd8cd74a41dbc122277 Jesús Velasco

Me ha parecido muy útil la opción "Quiero aclarar cosas externas", que te permite aclarar directamente a partir de bandejas de entradas propias como las libretas de notas, etc.
¡Enhorabuena!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace 5 meses Francisco Sáez

¡Muchas gracias todos, por vuestros ánimos!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

¡Muchas gracias todos, por vuestros ánimos!

Aa8645f59a3a4addf80b3acb775b0ad1
Comentado hace 5 meses Federico Ledesma

Muy buen trabajo. Se nota que hay pasión en el labor que realizan. Gracias,

Aa8645f59a3a4addf80b3acb775b0ad1 Federico Ledesma

Muy buen trabajo. Se nota que hay pasión en el labor que realizan. Gracias,

8315de47c8ea57bfd17ddad32b8c4a8c
Comentado hace 5 meses Tomás Gutiérrez

Estoy sorprendido de lo mucho que ha mejorado la aplicación desde que la abandoné hace unos años. Siempre hay funciones que piensas "que bien estaría que FT hiciera esto", y de pronto, parece esa función o mejora en una actualización. Echaba de menos especialmente la posibilidad de "Aclarar cosas externas", pero hay otras muchas mejoras en esta actualización que son muy útiles y aportan mucho al proceso.
Gracias por cuidar tanto los detalles. Enhorabuena

8315de47c8ea57bfd17ddad32b8c4a8c Tomás Gutiérrez

Estoy sorprendido de lo mucho que ha mejorado la aplicación desde que la abandoné hace unos años. Siempre hay funciones que piensas "que bien estaría que FT hiciera esto", y de pronto, parece esa función o mejora en una actualización. Echaba de menos especialmente la posibilidad de "Aclarar cosas externas", pero hay otras muchas mejoras en esta actualización que son muy útiles y aportan mucho al proceso.
Gracias por cuidar tanto los detalles. Enhorabuena

016d1ebeeac8d15a807ed719e6f0bcf8
Comentado hace 5 meses Carlos Herrera

Como siempre mejorando y ajustando cada vez el sistema a sus necesidades de usabilidad, me encantan las nuevas mejoras y las facilidades que nos da para aclarar de una manera más fluida y eficaz, así como las explicaciones y notas que nos ayudan a mantener en la mente el espíritu de GTD. Felicidades por la pasión que hay detrás de todo este trabajo.

016d1ebeeac8d15a807ed719e6f0bcf8 Carlos Herrera

Como siempre mejorando y ajustando cada vez el sistema a sus necesidades de usabilidad, me encantan las nuevas mejoras y las facilidades que nos da para aclarar de una manera más fluida y eficaz, así como las explicaciones y notas que nos ayudan a mantener en la mente el espíritu de GTD. Felicidades por la pasión que hay detrás de todo este trabajo.

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7
Comentado hace 5 meses Javier Valens

Realmente espectacular. Sigo diciendo, y ahora más que Facilethings no tiene rival en cuanto a aplicaciones que implementen GTD.
Es la mejor del mercado.
Felicidades Francisco y equipo.

50b30e743758663cd0d428b5f1a2afe7 Javier Valens

Realmente espectacular. Sigo diciendo, y ahora más que Facilethings no tiene rival en cuanto a aplicaciones que implementen GTD.
Es la mejor del mercado.
Felicidades Francisco y equipo.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace 5 meses Francisco Sáez

De nuevo, !muchas gracias por los ánimos! La inmensa mayoría de las mejoras que publicamos nacen de vuestro feedback ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

De nuevo, !muchas gracias por los ánimos! La inmensa mayoría de las mejoras que publicamos nacen de vuestro feedback ;)

359715115634d358cc9c3f21e0c4fb46
Comentado hace 5 meses Diego

¡¡Hola, Fran!!
Antes de nada felicitarte por esta herramienta. Siendo como soy usuario de ella (aunque a veces abandone la vida organizada y la descuide un poco) es una herramienta a la que hay que ser fiel :)

Solo quería hacerte una sugerencia que te quería comentar en otras ocasiones y (por no capturarla) no te he llegado a comentar. Es una tontería que no tiene nada que ver con la sección de aclarar: ¿sería posible que los enlaces de las notificaciones se abriesen en otra pestaña? Así no sales de la aplicación y no pierdes la pantalla de FC en la que estás,

Nuevamente mis felicitaciones y ¡gracias por estas mejoras!

359715115634d358cc9c3f21e0c4fb46 Diego

¡¡Hola, Fran!!
Antes de nada felicitarte por esta herramienta. Siendo como soy usuario de ella (aunque a veces abandone la vida organizada y la descuide un poco) es una herramienta a la que hay que ser fiel :)

Solo quería hacerte una sugerencia que te quería comentar en otras ocasiones y (por no capturarla) no te he llegado a comentar. Es una tontería que no tiene nada que ver con la sección de aclarar: ¿sería posible que los enlaces de las notificaciones se abriesen en otra pestaña? Así no sales de la aplicación y no pierdes la pantalla de FC en la que estás,

Nuevamente mis felicitaciones y ¡gracias por estas mejoras!

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c
Comentado hace 5 meses Silvestre Segarra

¡Chapeau equipo de Facilethings! Muchas gracias por la evolución.

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c Silvestre Segarra

¡Chapeau equipo de Facilethings! Muchas gracias por la evolución.

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Comentado hace 5 meses Silvestre Segarra

Hola Francisco, ¿podrías poner un ejemplo del primer punto del apartado "Ajustando la decisión final"? El que escoges un criterio y produce descarte de opciones. Gracias

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c Silvestre Segarra

Hola Francisco, ¿podrías poner un ejemplo del primer punto del apartado "Ajustando la decisión final"? El que escoges un criterio y produce descarte de opciones. Gracias

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c
Comentado hace 5 meses Silvestre Segarra

Hola, creo que no hará falta el ejemplo. Lo entendí mejor en una segunda lectura más sosegada. Gracias

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c Silvestre Segarra

Hola, creo que no hará falta el ejemplo. Lo entendí mejor en una segunda lectura más sosegada. Gracias

Ca718927f480e6768d0c57e79affcb31
Comentado hace 4 meses Maite Martínez

Buenos días Francisco, está prevista en el futuro la integración con el calendario de outlook? Esto para mí sería el paso definitivo a la tranquilidad total...

Ca718927f480e6768d0c57e79affcb31 Maite Martínez

Buenos días Francisco, está prevista en el futuro la integración con el calendario de outlook? Esto para mí sería el paso definitivo a la tranquilidad total...

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Comentado hace 4 meses Francisco Sáez

Hola Maite, la integración con el calendario de Outlook está prevista para los próximos meses ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Maite, la integración con el calendario de Outlook está prevista para los próximos meses ;)

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