COVID-19 está trastornando nuestra productividad. ¿Estamos preparados?

Covid-19, el nuevo coronavirus que nació en China a principios de Diciembre, está extendiéndose por todo el mundo. Se estima que aproximadamente entre el 25% y el 70% de la población de cualquier país infectado padecerá la enfermedad. La experiencia de China sugiere que el 80% de los casos serán leves, el 15% requerirá hospitalización y el 5% necesitará un tratamiento intensivo.

El asunto es realmente complejo y los gobiernos, con ayuda de la Organización Mundial de la Salud, tienen un enorme trabajo por delante para contener la pandemia. Se trata de un problema sanitario con tremendas implicaciones a nivel social y económico, y los resultados dependerán de las acciones específicas de cada gobierno. Mientras China y Corea del Sur han conseguido que los nuevos casos vayan disminuyendo día a día, no puede decirse los mismo de Irán, Italia, España y el resto del mundo.

A medida que el número de infectados aumenta, los gobiernos se ven en la necesidad de imponer restricciones en la movilidad de los ciudadanos. Cuando hay pocos casos, se pueden aislar y hacer un seguimiento particular de cada uno de ellos. Cuando hay muchos, los sistemas sanitarios se colapsan, se pierde el control y el pánico toma las riendas. Los grandes eventos y las reuniones multitudinarias se deben evitar.

Países como China, Italia y España, han cerrado sus escuelas y universidades. El resto de países terminará haciéndolo. Pero la educación no puede parar. Aunque tenemos la tecnología adecuada para poder llevar a cabo una educación a distancia, sin contacto personal, otros factores deben tenerse en cuenta. Unos estudiantes lo harán mejor que otros. No es fácil imponer disciplina a los estudiantes que están en casa.

Algo parecido está ocurriendo en el mundo corporativo. El trabajo remoto o teletrabajo aflora como la única opción en un escenario en el que se quiere dar seguridad a los trabajadores al tiempo que se pretende seguir produciendo y así evitar una nueva recesión.

En determinados sectores también existe la tecnología necesaria para que los trabajadores puedan ser 100% productivos desde sus casas. De nuevo, otros factores personales y sociales determinarán si esto es así en todos los casos.

La empresas deben preocuparse en mejorar las capacidades de trabajo remoto para mantener a las personas conectadas de forma segura, mantener los proyectos documentados y avanzar. Es fundamental disponer de herramientas de gestión y sistemas de información en la nube, accesibles desde cualquier lugar, y habilitar diversas formas de comunicación (email, chats, video-conferencia, etc.).

Pero no nos engañemos, ni todas las empresas tienen sus procesos de gestión preparados para para trabajar en remoto, ni todos los individuos serán igual de productivos trabajando desde casa. No todos tendrán un lugar decente para trabajar o un entorno tranquilo. El que no ha trabajado nunca por su cuenta tendrá que acostumbrarse. Trabajar en un entorno que habitualmente ha sido de “no trabajo” es más complicado de lo que parece.

A nivel individual, el dominio de una metodología de gestión personal como GTD puede marcar una gran diferencia. Las empresas deben facilitar la capacitación de sus trabajadores en métodos de organización personal como el de David Allen, y los trabajadores deben entender que una organización efectiva es una habilidad fundamental en cualquier trabajo, aún más si es un trabajo susceptible de hacerse desde casa, sin supervisión directa.

Además de la disciplina y un buen entorno de trabajo, para trabajar de manera remota es necesario tener un método organizativo eficaz:

1. Capturar todos los inputs provenientes del trabajo, externos e internos, así como las necesidades personales.
2. Aclarar diariamente qué significan esos inputs. ¿Se trata de una tarea? ¿Un proyecto? ¿Algo que deben hacer otros, pero requiere coordinación? ¿Algo que todavía no debería hacerse?
3. Organizar todos estos resultados de la forma adecuada (en diferentes listas, según la naturaleza de cada uno) en un sistema de confianza, donde se puedan recuperar y consultar de manera rápida y sencilla en cualquier momento.
4. Revisar todo el sistema de manera regular, para asegurar que está actualizado y se está trabajando siempre sobre lo que es más importante en cada momento.
5. En base a la preparación anterior, cualquier persona será capaz de ejecutar en cada momento la acción más adecuada para progresar en su trabajo de manera efectiva.

El brote global de Covid-19 presenta un reto enorme para el mundo corporativo. La mayoría de las empresas tendrán que hacer cambios y, aunque algunas volverán a la normalidad cuando todo pase, muchas otras aprovecharán los cambios organizativos a los que se han visto obligadas para ser más eficientes en el futuro.

El hecho de que cientos de miles de empleados y profesionales se vean obligados a trabajar desde casa es una prueba de fuego para el modelo de empleo remoto. Si la productividad de los empleados aumenta, o incluso si simplemente no disminuye, muchas empresa cambiarán su configuración organizativa, dado el ahorro en espacio de oficinas que eso conllevaría.

En este momento el teletrabajo debería estar en el foco de todas las empresas. Para mantenerse operativas en un mundo virtual, deben dejar de recompensar el “estar” y empezar a recompensar el “hacer”. Con los flujos de trabajo optimizados, la tecnología adecuada y una formación necesaria a los empleados sobre cómo gestionarse a sí mismos, la productividad general debería mejorar. Por no hablar del tiempo que se ahorra al no desplazarse los empleados al lugar de trabajo y al no asistir a todo tipo de reuniones.

Esta es una crisis global de enormes consecuencias. También traerá nuevas maneras de hacer las cosas.