Productividad Empresas
6 consejos para hacer tus reuniones virtuales más productivas
AUTOR: Kamy Anderson
Trabajar desde casa se ha convertido en la nueva norma desde el inicio de la pandemia del coronavirus. Nos permite a todos estar seguros gracias al distanciamiento social, y mantiene el negocio en marcha.
Y aunque el trabajo a distancia aporta muchos beneficios tanto a las empresas como a los empleados, presenta desafíos únicos, especialmente cuando hablamos de las reuniones virtuales.
Dado que son una parte integral de toda organización, las reuniones necesitan que todos los asistentes se mantengan concentrados y productivos. Pero, ¿cómo puedes aumentar la productividad de tus reuniones virtuales cuando no puedes hacer un seguimiento de lo que hacen exactamente tus empleados mientras están en ellas?
Además, ¿cómo puedes asegurarte de que tus reuniones no malgasten innecesariamente el tiempo de tus empleados?
Bueno, hay solución para ambos problemas.
Echa un vistazo a estos seis consejos para mantenerte en tu mejor forma en todas tus reuniones y aumentar tu productividad y eficiencia.
1. Utiliza herramientas fiables para el trabajo en equipo a distancia
Las videollamadas de Facebook Messenger pueden ser útiles para ponerse al día con los miembros de la familia o para pasar un poco de tiempo de calidad con tus amigos, pero no son la solución ideal para las reuniones de trabajo.
El sonido y el vídeo son impredecibles y se pueden cortar fácilmente, no se puede añadir a muchos participantes, y aparte de los filtros entretenidos, no se tiene acceso a las funciones interactivas.
Necesitas herramientas fiables de colaboración en remoto, como un software de aula virtual, para asegurarte de que todo va bien.
El software de aula virtual fue diseñado para gestionar un gran número de participantes. Tiene características integradas como pizarras interactivas, posibilidad de compartir la pantalla y opciones de encuestas, entre otras, que pueden ser útiles durante una reunión.
Estas herramientas proporcionan vídeo y audio de alta definición, una conexión estable, y las características más complejas son fáciles de utilizar, gracias a su fácil interfaz de usuario.
Con las herramientas adecuadas, tus reuniones virtuales pueden desarrollarse sin problemas. Ya no tendrás que lidiar con la distracción que supone la mala calidad de sonido y video y la mala conexión. La concentración y la productividad se vuelven más accesibles.
2. Ten en cuenta las zonas horarias de todo el mundo
Si tienes reuniones virtuales con empleados de diferentes zonas horarias, necesitas adaptar los horarios para aumentar la productividad.
Comenzar las reuniones demasiado temprano o demasiado tarde puede significar muchos problemas para algunos compañeros.
Tendrán que trabajar fuera de su horario normal de oficina, y naturalmente tendrán una jornada de trabajo más larga. Eso lleva a una menor productividad, falta de motivación, menor rendimiento e incluso problemas de salud.
Utiliza los calendarios del correo electrónico y presta atención a las zonas horarias cuando programes tus reuniones virtuales.
3. Comprueba bien la lista de asistentes
No puedes esperar que una reunión virtual sea productiva si supone una pérdida de tiempo para tus empleados.
Si alguien no tiene nada que aportar, se distraerá y se quedará mirando el reloj esperando a que termine.
Cuando programes las reuniones, es importante que invites sólo a los que son esenciales en ella. De esta manera, será más fácil para todos mantenerse centrados en el tema, te será más fácil organizar y dirigir la reunión con menos asistentes, y le ahorrarás tiempo a todo el mundo.
Incluso las reuniones para toda la empresa se beneficiarían si se organizaran con grupos más pequeños. Los participantes podrían discutir los temas más libremente, y la programación sería pan comido.
4. Ten un orden del día claro
Una vez hayas decidido quién es esencial para la reunión y quién no, planifica la reunión y envía el orden del día a los participantes de antemano.
Incluye límites de tiempo para cada punto que debe ser discutido, y asigna roles.
Eso determinará las expectativas de todos y beneficiará a la reunión en más de un sentido:
- Hará que todos los asistentes estén al día
- Guiará la conversación
- Ahorrará tiempo
- Hará que los asistentes se involucren
- Te ayudará a organizarte mejor
Asegúrate de que el orden del día sea claro y conciso y de que todo el mundo lo siga.
5. Minimiza las distracciones y sigue el protocolo adecuado.
Mientras que a algunos les resulta más fácil eliminar las distracciones y mantenerse concentrados cuando trabajan desde casa, otros no tienen una oficina en casa tan adecuada.
Para minimizar las distracciones, que todos los participantes encuentren una habitación cerrada y bien iluminada donde las mascotas y los miembros de la casa no puedan interrumpir.
Asegúrate de que todo el mundo tenga unos auriculares adecuados con un micrófono de alta calidad para que el audio siga siendo nítido y claro.
Las reuniones virtuales deberían seguir unas normas de protocolo:
- Presenta brevemente a los participantes que no se conozcan
- No navegues por Internet durante la reunión (mantente dentro de la aplicación)
- Silencia tu micrófono cuando no estés hablando si estás escribiendo
- Mantén el video encendido
Si estás usando un software de aula virtual con la que tus empleados no estén familiarizados, es una buena idea que se la enseñes antes de que empiece la reunión.
Haz que todos prueben el software al menos media hora antes de la reunión para no perder tiempo y causar distracciones innecesarias a los demás asistentes.
6. Envía un seguimiento de la reunión y pide feedback
Cada reunión debe tener un seguimiento accionable. Reitera lo que se dijo y se aprendió en la reunión, y notifica a todos lo que se espera de ellos después de la esta.
Es mejor enviar a los participantes un correo electrónico para que quede claro lo que se espera de ellos.
Y asegúrate de recoger los comentarios de todos y responder a cualquier pregunta de seguimiento que tus asistentes puedan tener.
El software de aula virtual normalmente tendrá incorporadas opciones de encuestas y sondeos y una sección de preguntas y respuestas. Haz uso de ellas.
Tus empleados pueden revisar la sección de preguntas y respuestas y ver si han entendido todo correctamente. La encuesta o sondeo puede decirte si hay algo que puedas hacer para que tus reuniones virtuales sean más eficientes.
En resumen
Aumentar la productividad de tus reuniones online puede parecer una tarea difícil, pero es más fácil de lo que parece. Sólo recuerda:
- Usar un software de aula virtual fiable
- Tener en cuenta las zonas horarias y los horarios de todos
- Establecer los asistentes esenciales
- Minimizar las distracciones
- Enviar un seguimiento
Siguiendo estos pasos, disfrutarás de reuniones virtuales más eficientes y mantendrás a todos los participantes al día.
Un comentario
En Interfell hacemos nuestras reuniones semanales a través de la plataforma ZOOM. ¡Es súper útil para mantener el contacto trabajando en remoto!
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