Productividad y GTD

El "Algún día/Tal vez", bajo control

AUTOR: David Torné

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Me temo que la lista Algún día/Tal vez está condenada a convertirse en un pozo sin fondo donde acumulemos toda nuestra creatividad y tareas pendientes. Todo aquello no procesable inmediatamente se convierte en algo que haremos algún día, creando una cola de deseos o proyectos en una lista sobredimensionada. Es por eso mismo que no puede tratarse como una lista manejable de primer plano, similar a la de Acciones Siguientes, pero debemos esmerarnos en estructurarla para no perderle la confianza y evitar convertirla en un trastero para nuestra actividad.

Uno de los usos de la lista es la de pivote para ubicar aquella actividad no inmediata pero a realizar en las próximas semanas. Durante la Revisión Semanal realizamos un chequeo superficial de las acciones e ideas almacenadas para tomar decisiones al respecto, si las mantenemos, eliminamos o incorporamos al sistema de listas activas para realizarlas.

Consejo: Es especialmente útil tener una aplicación que permita ver las acciones enviadas a tu lista ‘Algún día’ ordenadas por fecha, mostrando de más recientes a las más anteriores.

Para mantener un orden y evitar la acumulación excesiva de material por hacer, debemos imponernos la obligación de realizar revisiones periódicas a fondo. Yo las hago durante mi revisión mensual de proyectos. Reviso cada uno de los ítems de la lista descartando aquellos que ya han sido realizados o desestimando los obsoletos (tareas a realizar no de inmediato ya caducadas). Aprovecho también para aplicar una clasificación en tags propio para esta lista, para estructurar la información y poder acceder a ella con cierta facilidad.

Precisamente estos tags son los que evitan que todo lo enviado a este segundo plano de mi actividad, acabe por convertirse en un sinsentido o en un armario abarrotado de ropa fuera de temporada. Mis tags #proyectos, #objetivos, #ideas, #futuro me permiten acceder con un clic al listado completo de cada uno de estos conceptos, lo que ayuda a no desmotivarse repasando y buscando la lista pasando página tras página.

Hay una corriente que empuja todas esas acciones y planes no ubicables en nuestro ahora hacia nuestra lista Algún día. Del mismo existe un movimiento en sentido contrario que nos permite rescatar retos y actividades para ponerlas en producción. Distingo la actividad inmediata en espera de encontrar hueco para salir de algún día, y lo ubicado cómo Tal Vez, esos ‘desafíos’ guardados para un momento especial. En este caso el verano suele ser un momento idóneo para revisar y escoger algún punto para dar un nuevo aire o complementar tu actividad con algo nuevo e ilusionante.

Consejo: En mi caso me guardo en la lista proyectos de cierto volumen para dedicarles tiempo de forma exclusiva. Empiezo, ejecuto y acabo el tema en pocos días, algo impensable durante el resto de la temporada.

Creemos que el uso y administración de los aspectos que no intervienen en el control de nuestra actividad diaria, como la administración de la lista Algún día /Tal vez, o los niveles más altos de la perspectiva, no son fundamentales en nuestro manejo, sin embargo un conocimiento de estos detalles nos da una mayor profundidad de trato con nuestra actividad.

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