La Revisión Semanal, ¡actualizada y mejorada!

Por muy buenas que sean tus intenciones, tarde o temprano tu sistema de organización personal se va a desactualizar, aunque sea un poco, aunque sea por un tiempo. Las cosas van a venir a más velocidad de la que eres capaz de digerir, y tendrás la sensación de que pierdes el control. Tu sistema dejará de reflejar fielmente tu realidad y volverá el estrés.

Estas situaciones son precisamente las que hacen que la Revisión Semanal de GTD (Getting Things Done) sea tan valiosa. La Revisión Semanal crea un espacio de reflexión que te permite recuperar la fiabilidad de tu organización personal, y te ayuda a adaptarte a la nueva situación manteniendo un alto nivel de productividad sin estrés.

La Revisión Semanal también te permite enfocarte cada semana en lo que es realmente importante, dejando de lado infinidad de nuevos inputs y potenciales distracciones.

La Revisión Semana es, en suma, una de las piezas más importantes de la metodología GTD. Esa es la razón por la que en FacileThings diseñamos hace años un proceso guiado para llevarla a cabo. Hoy hemos actualizado el diseño de nuestra Revisión Semanal e incorporado un montón de mejoras que paso a describir.

Cambios y mejoras

El diseño de la sección ha cambiado completamente, siguiendo la línea de las últimas actualizaciones. A la izquierda tienes la lista de pasos que conforman la Revisión Semanal, donde puedes seleccionar el apartado que vas revisar y ver tu progreso.

También puedes moverte al siguiente paso con el botón de abajo a la izquierda, o con la tecla PgDown. La tecla PgUp te devolverá al paso anterior.

En cada una de las etapas aparecerá un icono de ayuda en el título que abre una pequeña guía para entender exactamente en qué consiste cada uno de los pasos. Revisa esta ayuda hasta que la hayas interiorizado:

Las dos etapas que implican Capturar cosas (la 1 y la 9) utilizan la versión actualizada de Capturar, la cual te muestra los contextos de persona más utilizados y te permite adjuntar archivos:

En el resto de etapas, hemos eliminando la opción siempre visible de Capturar para evitar sobrecargar el interfaz con elementos innecesarios. Puedes capturar lo que se te ocurra en cualquier etapa con el botón de abajo a la izquierda o con CTRL-1.

La etapas que implican Aclarar (la 2 y la 10, en caso de haber capturado cosas nuevas durante la revisión) también utilizan la versión actualizada de Aclarar. En esta versión, todas las opciones necesarias para definir y organizar correctamente una acción están a la vista, y también se permite aclarar cosas externas, es decir, no capturadas con FacileThings.

Las etapas que implican la revisión de una Lista (la 3, 4, 5, 6 y 8) también utilizan el diseño actualizado de las Listas, lo que te permitirá emplear tanto la herramienta de filtro por Etiquetas y Contextos como la que permite filtrar por Objetivos y Áreas de Responsabilidad.

La revisión de las Acciones Siguientes tiene un nuevo filtro adicional para que puedas ocultar las acciones que pertenecen a proyectos, en caso de que prefieras posponer la revisión de esas acciones a la etapa 7 (revisión de proyectos):

La revisión de Próximos eventos (paso 4) se muestra por defecto con la vista de calendario semanal para que puedas revisar los eventos de las próximas semanas de una manera más cómoda (puedes cambiar la vista en cualquier momento):

Por último, la etapa de revisión de Proyectos (paso 7) también se ha actualizado con el diseño actual, por lo que podrás revisar todos los proyectos (incluso los terminados), y ver y gestionar sub-proyectos.

La lista de proyectos también se ve afectada por la herramienta que permite enfocar un Objetivo o Área de Responsabilidad. En esta etapa se ocultan los nombres de la lista de pasos de la Revisión Semanal para dar cabida a la lista de proyectos:

Personalización de las etapas

Hemos añadido una nueva opción que te permitirá adecuar la Revisión Semanal a tu situación particular, insertando notas personalizadas en las etapas que quieras. La hemos llamado Checklist Personal.

Imagina que en el primer paso (Capturar) no quieres olvidarte de revisar una bandeja de entrada externa o las tareas pendientes que te han asignado en el software de tu empresa. O que antes del paso 7 (Revisión de Proyectos) quieres revisar tus Objetivos para asegurarte de que no tienes ningún objetivo sin un proyecto asociado.

Sólo tienes que editar tu Checklist Personal y añadir las notas necesarias en las etapas adecuadas:

La Revisión Semanal te mostrará tu checklist personalizada antes de cada etapa. Tienes que hacer click en el botón “Hecho” para abandonar la checklist y entrar en el paso estándar.