Productividad Empresas
Ladrones de tiempo y productividad en la era del COVID-19
AUTOR: Noah Rue
No cabe duda de que la pandemia del COVID-19 ha supuesto un reto para todas las empresas y sus empleados. Uno de los principales cambios que muchas empresas han tenido que afrontar es el de trabajar a distancia. Para los que antes disponían de oficinas, puede ser un poco complicado gestionar medios a lo que no están acostumbrados y a los cambios en las dinámicas de equipos. Algunos equipos han tenido que aprender desde cero cómo colaborar con éxito en un contexto en remoto.
Para los miembros del equipo directivo, uno de los problemas que ha surgido son los posibles ladrones de tiempo. Esto es, cuando los empleados facturan servicios o cobran sueldos por horas que no han dedicado explícitamente a sus tareas. El espacio físico de la oficina tiene la ventaja de que los empleados son supervisados, su productividad es visible y sus acciones son susceptibles a ser contabilizadas. Con el paso a las operaciones en remoto, algunos directivos y propietarios de empresas se preguntan si se puede confiar en que sus empleados sean tan productivos como deberían, o si simplemente están desperdiciando recursos al relajarse en su entorno doméstico.
¿Por qué la preocupación?
Los recursos de cualquier empresa son finitos y valiosos. El tiempo es un activo tan importante como el dinero y los materiales, y es natural que los directivos de las empresas se preocupen por su uso. Pero, ¿por qué es un problema tan importante para los empleados que trabajan desde casa?
En su mayor parte, se trata de una cuestión de oportunidad. Los ladrones de tiempo no son algo que se considere generalmente como una acción maliciosamente planificada. Más bien, el robo suele ser una respuesta a situaciones en las que el empleado siente que su jefe está recortando gastos a costa de los trabajadores. A los directivos de las empresas les puede parecer que hay más oportunidades para que sus empleados se conviertan en ladrones de tiempo en este tipo de circunstancias porque no están supervisados. Esta preocupación puede verse acentuada para muchas empresas a raíz de las reducciones de jornadas, o amenazas de despidos, que se han producido en los últimos años.
En esencia, se trata de un problema de confianza, que ha surgido en medio de la tormenta perfecta de incertidumbre financiera y operativa de COVID-19. Todos los implicados en este escenario comprenden y aprecian la vigilancia que debemos ejercer sobre las finanzas y los recursos. Sin embargo, aquellos jefes que no hayan dado prioridad a la creación de lazos de confianza al desarrollar las relaciones con sus empleados, verán esta situación como un posible escenario de pérdidas adicionales. Entonces, tienden a excederse a la hora de protegerse a sí mismos y a su empresa contra una realidad que puede que ni siquiera exista.
La realidad
Muchas veces, el potencial robo de tiempo no es tan grave como puede pensar la empresa. De hecho, es más probable que ocurra lo contrario. Un estudio reciente reveló que los empleados eran más productivos cuando trabajaban desde casa, a menudo haciendo menos descansos y trabajando más días a la semana. El mismo estudio destacó que los empleados que trabajan en la oficina consideran que la supervisión es una mayor distracción para su trabajo que la de sus compañeros que trabajan en remoto y con menos supervisión. La verdad es que, aunque para muchas empresas puede ser una transición incómoda adoptar las operaciones a distancia, puede ser beneficioso para el negocio. Reduce los gastos generales, mejora la productividad y puede hacer que los empleados estén más satisfechos con estos acuerdos flexibles.
En ese caso, si hay un elemento de pérdida de tiempo, es importante considerar si el motivo es algo más que un simple robo. Sí, los empleados que trabajan desde casa parecen trabajar más, según las estadísticas, pero esto también podría presentar un elemento de riesgo tanto para los trabajadores como para los empleados. El agotamiento es una desafortunada realidad del trabajo a distancia, que puede provocar pérdidas de tiempo e incluso absentismo a largo plazo. En lugar de sacar conclusiones precipitadas de que se trata de un robo de tiempo, los líderes deberían utilizar la empatía más a menudo con los miembros de su equipo. Tómate el tiempo necesario para hablar con ellos sobre los aspectos de este nuevo enfoque que les resultan difíciles. Escucha qué es lo que no funciona para ellos, y dónde tienen dificultades. Esto puede dar una idea de las causas de la pérdida de tiempo y, al mismo tiempo, crear vínculos más fuertes con los trabajadores.
Adoptar un enfoque orientado a las soluciones es, sin duda, más beneficioso que el micromanaging. Cuando los jefes optan por centrarse en la supervisión adicional e invasiva de los empleados en remoto, sólo sirve para poner de manifiesto la falta de confianza, lo que puede agravar la situación. Sin embargo, cuando todo el mundo se toma el tiempo necesario para discutir los problemas abiertamente, se puede trabajar conjuntamente para crear, aplicar y evaluar soluciones. Éstas pueden incluir la adopción de rutinas adaptadas al entorno remoto o la exploración de otras soluciones basadas en el liderazgo.
Prevención y apoyo
Aunque puede que no sea la causa principal de pérdida de tiempo en todas las empresas, no hay duda de que el robo de tiempo sigue siendo un problema. No podemos dar por sentado que todos los empleados van a trabajar desde casa de una manera que ejemplifique los estándares de productividad que nos gustaría. Al mismo tiempo, adoptar un enfoque de microgestión y acciones prepotentes puede dañar las relaciones de una manera que empeora los riesgos. En cambio, hay tácticas de liderazgo que pueden evitar que surjan estos problemas:
- Comunicación abierta. Una cultura basada en el diálogo es beneficiosa para todas las empresas, pero es especialmente importante en el teletrabajo. Cuando los empleados se sienten alejados de su equipo, pueden empezar a sentirse aislados y sin apoyo. La dirección debe implantar herramientas y protocolos que permitan a los empleados comunicarse regularmente entre sí y con sus supervisores. También debe haber una estructura que proporcione llamadas programadas regularmente, así como “horas disponibles” en otros momentos por si los empleados lo necesitan.
- Formalizar las políticas. Aunque el trabajo a distancia se beneficia de la flexibilidad, no necesariamente se beneficia de la falta de claridad. Los empleados deben entender exactamente qué se espera de ellos cuando trabajan desde casa. Esto puede establecerse fácilmente con un documento de política de trabajo que especifique las normas de la oficina, incluidas las normas de salud y seguridad, los requisitos de comportamiento y los usos aceptables de su tiempo. Deja claro lo que constituye un robo de tiempo y la importancia de hablar abiertamente con la dirección sobre cómo se utiliza el tiempo.
- Subir la moral. Los empleados que se sienten felices y apoyados por sus equipos tienden a ser menos propensos a caer en comportamientos improductivos. Por ello, la dirección debe explorar formas de asegurar la moral en los espacios remotos. Asegúrate de que los logros siguen siendo reconocidos por todo el equipo. Crea canales en los medios de comunicación con los que los empleados puedan socializar mientras están en el trabajo, publicando memes divertidos o pensamientos al azar. Celebra actividades remotas periódicas, como concursos, o simplemente reuniones informales.
Conclusión
Las operaciones a distancia siguen siendo una forma de trabajo nueva e incómoda para algunas empresas. Sin embargo, aunque pueda parecer que el robo de tiempo es un riesgo, esto no significa que haya que enfrentarse a él con métodos de supervisión autoritarios o draconianos. Escucha lo que los empleados sienten que es un problema, crea soluciones junto a ellos y cultiva un lugar de trabajo que pueda beneficiarse realmente de lo que puede ser un método de operaciones muy productivo.
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