Productividad y GTD

Síguele la pista a tu tiempo

AUTOR: Francisco Sáez
"Tu tiempo es limitado, de modo que no lo desperdicies viviendo la vida de otras personas." ~ Steve Jobs
Blog tasks

¿Tienes la sensación de que no eres productivo? ¿Se te va mucho tiempo y no sabes exactamente dónde ni por qué? Independientemente del sistema de productividad personal que utilices, y aunque no utilices ninguno, éste es el método más directo y sencillo para incrementar tu productividad: Anota el tiempo que empleas en hacer las cosas.

Por supuesto, esto se puede hacer de muchas maneras, pero mi propuesta es que lo hagas de una manera tan sencilla que no suponga ningún consumo de tiempo ni fricción con tu trabajo (de otro modo, no lo harás), pero que a la vez te permita tener una visión clara de cómo aprovechas tu día. Tu cerebro no es bueno calibrando si eres productivo. Probablemente, al final del día te transmita una engañosa sensación de productividad si, simplemente, has tenido un día muy ocupado. Sin embargo, tu sensación será otra, más acorde con la realidad, si al final del día ves algo como esto en tu cuaderno:

imagen de tiempos anotados

Un método sencillo

No es necesario que anotes el tiempo que empleas en cada tarea, tan sólo el tiempo que empleas haciendo cosas que consideras importantes, porque te hacen avanzar en tus proyectos y te acercan más a tus objetivos. Normalmente, no debes incluir el tiempo que empleas para relajarte, divertirte o, simplemente, vivir la vida. Hay excepciones, por ejemplo, si pasas tan poco tiempo con tu familia que uno de tus objetivos es pasar más tiempo con ellos, éste sería un tiempo al que también deberías seguirle la pista.

Tampoco es necesario que anotes detalladamente el tiempo empleado en cada tarea. Es más sencillo — y suficiente —anotar el tiempo que empleas en cada una de tus áreas de responsabilidad. Tampoco hace falta que anotes el tiempo al minuto, basta con aproximaciones de 30 minutos. Hacer un seguimiento de tu tiempo debe ser una tarea muy sencilla que, valga la redundancia, no te haga perder tiempo.

Por ejemplo, yo anoto cada día en una libreta el tiempo que empleo grosso modo en cada uno de estos 5 tipos de tareas: programar, diseñar, investigar, marketing y otros temas de empresa. Si tardo 25 min. en hacer algo, anoto media hora, y si tardo 1 hora y 10 min, anoto una hora. Como digo, no se trata de saber al dedillo donde se va cada minuto sino de obtener la sensación adecuada que nos permita o bien estar tranquilos porque estamos haciendo las cosas bien, o bien tomar decisiones correctivas para hacer las cosas mejor.

ejemplo real

Qué ganas con esto

El hecho de controlar tu tiempo te aportará los siguientes beneficios:

  • Al anotar tu tiempo creas un compromiso interno que te hace ser más responsable con respecto a cómo lo utilizas.
  • Al saber que vas anotar el tiempo al final de la tarea, es menos probable que te distraigas hasta que la hayas finalizado.
  • Al final del día tendrás una visualización real de como empleas tu tiempo, y tu cerebro inconscientemente empezará a tomar decisiones para corregir los defectos que esa visualización muestre.
  • Te ayudará a dirigir tu enfoque a donde realmente hace falta.
  • Adquirirás conciencia de lo que se tarda realmente en hacer las cosas, lo que te permitirá planificar mejor tus próximos proyectos.

Y tú, ¿todavía no le sigues la pista a tu tiempo? Y si lo haces, ¿hasta que punto?

Artículo relacionado:

  • La técnica Pomodoro es un ejemplo interesante de herramienta productiva en la que se utiliza el control del tiempo para conseguir un mayor enfoque y evitar distracciones.

2 comentarios

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Comentado hace casi 5 años Iago Fraga

Hola Francisco,

He probado en más de una ocasión a anotar mis horarios incluyendo una semana con anotaciones exhaustivas de toda la semana. Los resultados fueron reveladores (para la semana exhaustiva) y aunque le recomiendo a todo el mundo que lo haga al menos 1 vez, considero que esta no es una técnica válida en continuo.

Por eso, si aún no lo has hecho o introduces una nueva rutina, más que recomendado. Es una técnica a tener en la recámara para cuando la situación la demande.

Un saludo

75aa957ff941e98dc8f94f8cb2f08804 Iago Fraga

Hola Francisco,

He probado en más de una ocasión a anotar mis horarios incluyendo una semana con anotaciones exhaustivas de toda la semana. Los resultados fueron reveladores (para la semana exhaustiva) y aunque le recomiendo a todo el mundo que lo haga al menos 1 vez, considero que esta no es una técnica válida en continuo.

Por eso, si aún no lo has hecho o introduces una nueva rutina, más que recomendado. Es una técnica a tener en la recámara para cuando la situación la demande.

Un saludo

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace casi 5 años Francisco Sáez

Hola @Iago. Puede ser más o menos útil según cada persona. Si, como yo, no tienes horarios ni nadie que te diga qué tienes que hacer, esta disciplina te ayuda mucho a no desviarte de tu camino. Yo llevo haciéndolo años y lo considero esencial en mi rutina.

En cualquier caso, como tú dices, hacerlo en determinados momentos puede ser realmente revelador.

Muchas gracias y un saludo.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola @Iago. Puede ser más o menos útil según cada persona. Si, como yo, no tienes horarios ni nadie que te diga qué tienes que hacer, esta disciplina te ayuda mucho a no desviarte de tu camino. Yo llevo haciéndolo años y lo considero esencial en mi rutina.

En cualquier caso, como tú dices, hacerlo en determinados momentos puede ser realmente revelador.

Muchas gracias y un saludo.

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