Getting Things Done - GTD
GTD no es Gestión de Proyectos
AUTOR: Francisco Sáez
Recibo de manera habitual correos de personas que me comentan sus dificultades para implementar GTD, y he detectado un patrón que se repite con bastante frecuencia, por lo que he decidido escribir este artículo.
Se trata de personas que han trabajado como gestores de proyectos o han utilizado metodologías de Gestión de Proyectos en las empresas en las que trabajan. Están acostumbrados a diagramas de Gantt, definir bien los recursos necesarios para ejecutar un proyecto, tareas con subtareas, tiempos previstos para cada tarea, fechas de inicio y de fin, tareas cuyo inicio depende de la finalización de otras o de la liberación de algún recurso, etc.
De alguna manera, estos antecedentes influyen bastante en su manera de enfocar su implementación de GTD. Tanto que, o bien tratan de implementar un sistema GTD dentro de su software de Gestión de Proyectos, o bien tratan de implementar una gestión de proyectos detallada dentro de su software GTD. Esta confusión suele conducir a un sistema híbrido que no cumple con el propósito de ninguna metodología. Ni aumenta la productividad personal y elimina el estrés, como busca GTD, ni permite obtener un buen resultado dentro de unos márgenes de calidad, tiempo, coste y alcance, como busca la Gestión de Proyectos.
La gestión de proyectos en GTD es bastante diferente de la gestión formal de proyectos.
Son conceptos diferentes. GTD es para ti, individual, para que gestiones tanto tu vida como tu trabajo. Incluye cosas que nunca meterás en un software de gestión de proyectos, como preparar una escapada de un fin de semana, un recordatorio para comprar un regalo, o una idea que tienes para mejorar en el futuro un servicio o producto. GTD es útil para todo el mundo.
Por otra parte, la Gestión de Proyectos es eminentemente profesional, y seguirás necesitándola — aunque también utilices GTD — si tu profesión implica un control detallado de los proyectos. Un proyecto de GTD no es más que cualquier resultado que necesite más de una acción. Sin embargo, para una empresa, un proyecto puede ser algo mucho más complejo y dificil de gestionar, ya que incluye elementos como contratos, declaraciones de alcance, presupuestos, fechas de vencimiento, organización del equipo de trabajo, etc.
Resumiendo, si eres un ser humano, te recomiendo utilizar GTD como método de organización personal. Si eres un ser humano que necesita un control muy detallado de algunos de tus proyectos, deberías utilizar, además de GTD, otras herramientas complementarias para gestionar profesionalmente esos proyectos.
Personalmente, yo utilizo FacileThings como herramienta GTD para organizar mi vida y mi trabajo y, puntualmente, herramientas de Gestión Ágil de Proyectos, como Trello, para gestionar determinados proyectos de desarrollo de software en los que tengo que trabajar en equipo o necesito hacer estimación y seguimiento de tiempos.
¿Y tú? ¿Distingues entre GTD y Gestión de Proyectos? ¿Qué software utilizas para cada cosa?
5 comentarios
No estoy del todo de acuerdo por esta vez, y sin que sirva de precedente, Francisco. Y es difícil, puesto que me suelen parecer muy útiles tus artículos.
Lo ideal sería poder disponer de un software que integre las utilidades por ejemplo de MS Project con el sistema GTD como hacen muchos servicios e integrados con la gestión de documentos y recursos (tipo Evernote, GDrive, Dropbox...) y carpetas virtuales de escritorio, todo sincronizado y por supuesto accesible desde todas partes (movil, PC)
No estoy del todo de acuerdo por esta vez, y sin que sirva de precedente, Francisco. Y es difícil, puesto que me suelen parecer muy útiles tus artículos.
Lo ideal sería poder disponer de un software que integre las utilidades por ejemplo de MS Project con el sistema GTD como hacen muchos servicios e integrados con la gestión de documentos y recursos (tipo Evernote, GDrive, Dropbox...) y carpetas virtuales de escritorio, todo sincronizado y por supuesto accesible desde todas partes (movil, PC)
Hasta entonces, yo procedo de la siguiente manera.
Para proyectos complejos uso MSProject (aunque antes puedo partir de lluvia de ideas/mapas mentales con MindManager y de ahí doy forma en MSP). En la revisión semanal echo un ojo a estos proyectos y añado las próximas tareas a mi gestor GTD. Los proyectos sencillos directamente en mi gestor GTD. La gestión de archivos, notas... pues igualmente gracias a la revisión semanal, sino...
Un saludo Francisco.
Hasta entonces, yo procedo de la siguiente manera.
Para proyectos complejos uso MSProject (aunque antes puedo partir de lluvia de ideas/mapas mentales con MindManager y de ahí doy forma en MSP). En la revisión semanal echo un ojo a estos proyectos y añado las próximas tareas a mi gestor GTD. Los proyectos sencillos directamente en mi gestor GTD. La gestión de archivos, notas... pues igualmente gracias a la revisión semanal, sino...
Un saludo Francisco.
Pues no me he debido expresar muy bien, porque yo sí estoy totalmente de acuerdo contigo. Para mí, también sería ideal que mi gestión profesional de proyectos alimentase mi GTD con mis tareas particulares.
Pero una cosa es que ambos sistemas se integren y otra cosa es que sean lo mismo o valgan para lo mismo. Ese era el punto que yo quería destacar.
Gracias por tu observación @Álvaro.
PD: Puedes estar en desacuerdo conmigo todas las veces que quieras... y muchas veces acertarás ;)
Pues no me he debido expresar muy bien, porque yo sí estoy totalmente de acuerdo contigo. Para mí, también sería ideal que mi gestión profesional de proyectos alimentase mi GTD con mis tareas particulares.
Pero una cosa es que ambos sistemas se integren y otra cosa es que sean lo mismo o valgan para lo mismo. Ese era el punto que yo quería destacar.
Gracias por tu observación @Álvaro.
PD: Puedes estar en desacuerdo conmigo todas las veces que quieras... y muchas veces acertarás ;)
La inercia de la gestión de proyectos nos puede confundir cuando aprendemos GTD. Cuando se conoce GTD, se utiliza como un sistema complementario de organización, más a nivel personal. La gestión de proyectos en GTD nada tiene que ver con sistemas como PMI, CMMI y otras metodologías. En GTD podemos definir los proyectos a nivel más abstracto o superior. Yo recomendaría utilizar GTD para enfatizar los hitos más importantes, sin relacionar toda la complejidad de dependencias ni desviaciones.
La inercia de la gestión de proyectos nos puede confundir cuando aprendemos GTD. Cuando se conoce GTD, se utiliza como un sistema complementario de organización, más a nivel personal. La gestión de proyectos en GTD nada tiene que ver con sistemas como PMI, CMMI y otras metodologías. En GTD podemos definir los proyectos a nivel más abstracto o superior. Yo recomendaría utilizar GTD para enfatizar los hitos más importantes, sin relacionar toda la complejidad de dependencias ni desviaciones.
@Rafael: En efecto, el concepto de "proyecto" es diferente en GTD, más personal y más sencillo también. Como bien dices, si eres la persona que gestiona el proyecto, tendrías los hitos importantes en tu lista "A la espera". Si eres un miembro del equipo, tendrías tus tareas relativas al proyecto en tus "Próximas Acciones" y en tu "Calendario". Las dependecias se quedarían fuera de GTD, en un sistema de gestión de proyectos.
Muchas gracias por compartir tu opinión.
@Rafael: En efecto, el concepto de "proyecto" es diferente en GTD, más personal y más sencillo también. Como bien dices, si eres la persona que gestiona el proyecto, tendrías los hitos importantes en tu lista "A la espera". Si eres un miembro del equipo, tendrías tus tareas relativas al proyecto en tus "Próximas Acciones" y en tu "Calendario". Las dependecias se quedarían fuera de GTD, en un sistema de gestión de proyectos.
Muchas gracias por compartir tu opinión.