La gestión de proyectos con GTD

La gestión de proyectos es un componente de GTD extraordinariamente sencillo a la vez que potente, pero algo confuso e incorrectamente utilizado en algunos casos. La gente acostumbrada a utilizar simples listas de tareas no sabe muy bien cómo definir y gestionar sus proyectos, y la gente que tiene experiencia en la gestión de proyectos del mundo empresarial trata de aplicar aquí el mismo enfoque que ya le es familiar.

Sin embargo, la forma de gestionar proyectos en GTD difiere bastante de la “disciplina de planificación, organización, y control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos” que se viene utilizando habitualmente en entornos corporativos.

La definición de un proyecto GTD es mucho más simple y adaptada a la organización personal. Un proyecto es cualquier cosa que necesite más de una acción para su logro. Por ejemplo, “comprar una bicicleta” es un proyecto: implica definir exactamente qué clase de bicicleta quieres y qué dinero estás dispuesto a gastar, investigar en internet las decenas de modelos que tienen las miles de marcas existentes, consultar dudas en distribuidores cercanos, y realizar todo un proceso de selección y eliminación hasta quedarte con el modelo elegido. Y entonces llega la compra como tal.

La planificación de proyectos que propone GTD es radicalmente distinta a la planificación formal de la Gestión de Proyectos. GTD propone un proceso mental mucho más natural que concluye con la definición de—únicamente—los primeros pasos a realizar. Planificar excesivamente es un esfuerzo innecesario y a menudo contraproducente, porque el cerebro humano no está bien preparado para identificar y gestionar contingencias que podrían o no suceder.

GTD apuesta por la adaptación frente a planificación. Planificar un proyecto de principio a fin, además de ser un ejercicio de pura adivinación la mayoría de las veces, te fuerza a ignorar las oportunidades que van surgiendo, porque prestarles atención te alejaría aún más de la planificación prevista. Dada la cantidad de información que recibimos hoy en día, parece más sensato estar preparados para cualquier reto que pueda surgir sin olvidar, por supuesto, los compromisos ya existentes.

En GTD solo necesitas una Lista de Proyectos como herramienta de gestión, que no es otra cosa que un simple índice de los frentes que tienes abiertos en cada momento. El poder de esta lista reside en hacer revisiones de forma habitual para asegurarte de que está completa y de que todos tus proyectos activos tienen definida un acción siguiente.

Una lista de proyectos completa es fundamental para poder estar completamente enfocado y relajado con respecto a tus compromisos. Tener la lista de proyectos actualizada te ayuda a tener conciencia de los compromisos adquiridos y de tus prioridades, y eso es esencial para no estar siempre ocupado con cualquier tontería novedosa o urgente que aparece de repente. Tener claro lo que es relevante en cada momento también te facilitará las relaciones con los demás.

Los proyectos no se hacen, sólo pueden hacerse las acciones relacionadas con ellos. En tu día a día no necesitas trabajar con la lista de proyectos, sino con las acciones de esos proyectos. Y esas acciones, como todas las demás, están en tu Agenda, en tu lista de Acciones Siguientes y en la lista A la Espera.

Cuando estás aclarando algo que has capturado y sabes que necesitará más de una acción, basta con definir la primera acción y anotar el nuevo proyecto en la Lista de Proyectos. Eso te permite arrancar y a la vez tener un recordatorio que te permitirá continuar y completar el proyecto.

Por otra parte, la Revisión Semanal es el pegamento que une tus grandes compromisos con tu día a día. Cuando haces la Revisión Semanal, basta con revisar cada uno de los proyectos de la lista y definir la siguiente acción en caso de no existir. Por supuesto, las situaciones críticas y los proyectos con fecha de vencimiento cercana requerirán revisiones más frecuentes.