Productividad y GTD

Mantén la calma para hacer las cosas

AUTOR: Kayla Matthews
Keep calm and get things done

Las fechas de vencimiento están cerca. Un empleado ausente te fuerza a reasignar su trabajo a otros que ya se están quejando. Llega un email que cambia la dirección de tu día. Los mensajes de texto no dejan de llegar a tu móvil. La impresora se ha quedado sin tinta y nadie sabe por qué no hay más cartuchos en la oficina.

Fantaseas sobre el hecho de chillarle a todo el mundo y luego irte al spa, a jugar al golf o, incluso mejor, al aeropuerto. Primero, respira hondo. Luego, pon en orden tus pensamientos y sígue estas ideas para mantener la calma y hacer lo que tienes que hacer.

Haz una lista

Es indispensable que tengas una lista de tareas pendientes. Usar tu móvil o cualquier aplicación que te guste está bien, pero nada puede remplazar el bolígrafo y el papel para identificar e ir resolviendo tus tareas diarias.

Haz una lista semanal y descomponla en tareas más pequeñas y sub-tareas. Utiliza un asterisco o diferentes colores para dar a cada tarea una prioridad alta, media o baja. Separa aquellas relacionadas con el trabajo de las que tienes que hacer para la casa u obligaciones personales. Céntrate primero en las tareas de mayor prioridad. Normalmente, terminar esas tareas produce un efecto dominó y te proporciona el momentum necesario para llevar a cabo las de menor prioridad.

Identifica distracciones

Donde haya gente siempre habrán distracciones. Ahora, en la era de la tecnología, tienes más distracciones esperándote en internet o en el menú de juegos de tu móvil. Sé consciente de las distracciones en tu entorno de trabajo y trata de evitarlas. Si sabes que un video de YouTube te va a llevar a ver otro y otro más, cierra esa ventana y guárdala para más tarde, como un premio para cuando tu trabajo esté finalizado.

Algunas personas trabajan bien con música tranquila de fondo. Otras tararearán al mismo tiempo y no serán capaces de concentrarse. Pon límites a los compañeros de trabajo que monopolizan tu tiempo con sus quejas de trabajo o sus historietas personales.

Delega tareas

No puedes hacerlo todo tú mismo. A lo mejor eres un freak del control y sientes que debes hacerlo. Sin embargo, te irá mucho mejor si aprendes a delegar las tareas apropiadas a la gente adecuada. Deja de pensar que ellos no lo harán igual que tú y estate preparado para aceptar el resultado final. Facilita que la gente con talento pueda ayudarte a alcanzar las metas.

A veces una oficina entera puede verse desbordada por tareas poco importantes, pero sensibles al tiempo. En este caso, delegar esas tareas es una forma inteligente y efectiva de terminar el trabajo. Por ejemplo, las reuniones de negocios y los comunicados de prensa pueden ser delegados a transcriptores remotos de modo que tu equipo quede liberado para hacer otras cosas. También puedes subcontratar algunas de esas tareas que no te gusta hacer a un freelance o incluso puedes contratar a un asistente personal.

Controla tus emociones

Algunas personas te van a empujar hasta el límite. A lo mejor saben que pueden, y lo hacen a propósito. Los cambios inesperados pueden ser bastante estresantes. Las cosas se rompen. Todo el mundo comete errores, pero los desastres normalmente se pueden arreglar. Todos tenemos días malos. Hay muchas cosas que no se pueden controlar, pero sí puedes controlar cómo reaccionar ante ellas.

No puedes controlar directamente la actitud ni la ética de trabajo de otras personas pero puedes dar un buen ejemplo manteniendo la calma y el control. Tomar aire y contar en silencio hasta tres o cinco antes de responder a algo con lo que no te sientes a gusto, puede darte ventaja y ahorrarte la situación incómoda que se genera cuando reaccionas con rabia e indignación.

Por supuesto, hay veces en las que ni siquiera contar hasta 500 hará que te calmes y algunas situaciones requieren respuestas emocionales fuertes, pero intenta mantener esto al mínimo.

Cuídate

Ningún trabajo vale tu salud. Las personas poco saludables conforman fuerzas de trabajo débiles. Te debes a ti mismo, a tu familia y a tus empleados lo mejor que les puedas dar. Todos tenemos malos hábitos que afectan a todos los aspectos de nuestra vida. ¿Comes con ansiedad? ¿Fumas? ¿Bebes mucho después del trabajo? ¿Ves telebasura hasta altas horas de la noche, en vez de dormir las horas necesarias? ¿ Haces ejercicio regularmente?

Haz una lista de las actividades poco saludables que sueles hacer e intenta enderezarlas. Sal a caminar, apúntate a un gimnasio o encuentra alternativas más saludables para calmar tu estrés.

Todo es una cuestión de control. Identifica lo que tus días van a traer consigo y prepárate para responder. Aparta aquellas cosas que te obstruyen el camino hacia el éxito y disfruta de tu eficiencia recién hallada. Practica hábitos saludables y estarás en una mejor posición física y mental disfrutar de tus logros.

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