Productividad Personal
6 mejoras en el flujo de trabajo que debes realizar antes de Navidad
AUTOR: Kayla Matthews
Ahora que el verano ha acabado y todo el mundo ha vuelto de sus vacaciones y escapadas, el número de posibles oportunidades para los negocios vuelve a ser amplio. Las oportunidades siempre aumentan después de esa ralentización de verano, haciendo que un flujo de trabajo eficiente sea necesario para sacarle el mayor provecho a esta época.
Acción de Gracias, y las épocas de fiestas en general, significan una vuelta a la ralentización, ya que la cantidad de viajes y otro tipo de compromisos aumenta en los posibles clientes. Como consecuencia, ahora es el momento perfecto para centrarte en mejorar tu flujo de trabajo.
A diferencia de otros procesos de trabajo, los flujos de trabajo afectan al funcionamiento de los proyectos de un departamento entero. Modificar tu propio proceso de trabajo puede mejorar el flujo de trabajo de aquellos que trabajen contigo, lo que suele ser algo muy necesario cuando se acerca una época de fiestas.
1. Evita la multitarea
Solo hay un número determinado de horas en las que puedes trabajar, y es muy fácil verle el atractivo a la multitarea. Además, algunas cosas se pueden hacer muy tediosas después de un rato, haciendo que te apetezca saltar a otra cosa. Pero en realidad, la neurociencia ha demostrado que la multitarea puede interrumpir severamente tu flujo de trabajo diario.
La multitarea puede conllevar un aumento de errores y una mayor utilización de energía, porque saltar de una tarea a otra puede ser agotador para la mente y el cuerpo. Es mejor definir una lista de tareas y no avanzar hasta que hayas terminado aquello en lo que estás trabajando, a no ser que un superior te ordene lo contrario.
2. Dale prioridad a lo más difícil y temible
Si no eres super fan de las espinacas pero quieres comer sano, podrías empezar con tus verduras como primer plato. Como tienes más hambre al empezar a comer, lo más probable es que te las termines y no te sepan tan mal.
De manera similar, debes completar las tareas más temidas al principio. Probablemente tu energía esté al máximo al empezar a trabajar, así que hacer las tareas más complicadas al principio puede ayudarte a tener energía el resto del día, ayudándote a eliminar ese miedo a esa tarea en particular que percibes como un obstáculo.
3. Valora la transparencia y la comunicación
Contactar con un compañero de trabajo para preguntarle algo sobre una tarea que no tengas clara puede ayudarte a ahorrar mucho tiempo en vez de hacerla mal desde un principio. Si no estás seguro en qué hacer o cómo hacerlo, pregunta para aclararlo.
No hay nada de malo en pedir consejo, eso demuestra que tienes ganas de hacer el trabajo correctamente. Un resultado pobre puede hacer que clientes y compañeros de trabajo queden insatisfechos, así que la comunicación y la transparencia son vitales.
4. Mantén tu espacio de trabajo organizado
Tardar un par de minutos en encontrar un boli y otro más en encontrar tu cargador del teléfono puede ir sumando a lo largo del día, quitándote tiempo para las tareas que estás haciendo perfectamente, y provocando que te quedes trabajando hasta tarde.
Si es posible, llega a trabajar unos minutos antes cada día para asegurarte de que todo está en su sitio. Organiza cualquier pila de papeles o cosas de tu mesa, borra emails innecesarios, comprueba tus lista de tareas y asegúrate de que estás listo para un día de trabajo antes de que este empiece.
5. Simplifica tu flujo de trabajo
Ya sea con la ayuda de una pizarra gigante o con una app, colabora con tu equipo para simplificar tu flujo de trabajo.
Como resultado, habrá mejoras en la gestión y responsabilidad de las tareas. Una representación visual de quién tiene asignada cada tarea, cuando tiene su fecha límite, qué tareas son prioritarias y qué flujos de trabajo están a punto de terminar, puede ahorrar tiempo y eliminar confusión. Un flujo de trabajo simplificado es crucial para una colaboración efectiva.
6. Haz un descanso (o dos)
A lo mejor los robots son capaces de trabajar sin parar y que esa falta de descanso no afecte a su juicio, pero los humanos necesitamos descansos. Los estudios demuestran que hacer descansos tienen un impacto positivo en nuestro flujo de trabajo y en nuestra gestión del tiempo. Estos descansos pueden ser desde echarse una siesta y meditar, hasta dar paseos por la naturaleza o salir a comer con algún amigo. Un paseo de 15 minutos o hacer estiramientos o yoga, pueden hacerle maravillas a tu energía, a tu actitud, y en general, a tu flujo de trabajo.
Estos seis consejos te pueden ayudar a mejorar la claridad y la efectividad de tu flujo de trabajo, ayudándote a expandir posibles oportunidades y hacer más fuerte las colaboraciones con tus compañeros de trabajo.
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