Getting Things Done - GTD
La utilidad de la claridad en las Acciones Siguientes
AUTOR: Francisco Sáez
"La claridad genera dominio. Y las metas que te fijas impulsan las acciones que tomas". ~ Robin Sharma.
Ganar control a través de la ejecución:
1. Ganar control a través de la ejecución
2. La utilidad de la claridad en las Acciones Siguientes
3. Los factores que definen las prioridades a la hora de actuar
Ya he hablado de este tema en algunas ocasiones, pero no puedo dejar de resaltar la importancia que tiene definir claramente la próxima acción física necesaria para poder avanzar en cualquier situación de la vida, por dos razones:
- Porque preguntarse ¿cuál es la siguiente acción? es el factor clave para tratar con cada uno de nuestros asuntos pendientes.
- Porque todavía es algo que mucha gente parece evitar. Sigue sin ser una práctica habitual.
Como te decía en el artículo anterior, la etapa Ejecutar del flujo de trabajo GTD consiste en elegir en cada momento cuál es la mejor acción que puedes llevar a cabo entre todas las que conforman tu inventario de acciones siguientes.
Por lo tanto, para llevar a cabo esta etapa de manera efectiva, previamente has debido definir claramente todas esas acciones que habitan tu Lista de Acciones Siguientes.
“Una acción siguiente es la siguiente cosa específica y concreta que puedes hacer ahora para hacer avanzar un proyecto.”
La decisión de cuál es la acción siguiente necesaria para avanzar en un proyecto, y su definición, se toma en la segunda etapa de flujo de trabajo GTD: aclarar. Más concretamente, en el momento en que estás procesando elementos accionables.
Para determinar con claridad cuál es la siguiente acción necesitas pensar en cuestiones tales como qué tipo de compromiso estás dispuesto a realizar, dónde debes estar para llevar a cabo la acción, cuánto tiempo necesitarás para hacerla, etc. Sin esta determinación perderás la oportunidad de avanzar en tus proyectos cuando estés en el contexto adecuado y probablemente procrastinarás algunas actividades sólo porque crees que no tienes el tiempo suficiente o su enunciado no es lo suficientemente obvio.
Si no te has molestado en decidir cuál es la siguiente acción, tu cerebro seguirá pensando acerca del proyecto de forma global, y el proyecto seguirá atascado.
Y si has decidido cuál es la siguiente acción pero no has sido lo suficientemente específico, tu cerebro se seguirá haciendo preguntas sobre qué hay que hacer cuando tengas esa acción enfrente de ti, y tenderás a aplazarla.
Para que sea fácil elegir la siguiente acción a realizar, y la etapa Ejecutar se desarrolle sin ningún tipo de fricción, es necesario que cuando estés aclarando un elemento accionable completes todo el proceso mental. Para saber si has definido lo suficiente una siguiente acción hazte estas tres preguntas:
- ¿Qué tiene que ocurrir primero?
- ¿Cómo debería ocurrir?
- ¿Dónde ocurre?
Identificar la siguiente acción va de la mano de definir el resultado deseado. Ambas preguntas aportan mucho valor para resolver cualquier situación y son fundamentales para involucrarse positivamente con los compromisos que se adquieren. Las acciones vienen determinadas por los resultados que deseamos, y los resultados se consiguen mediante acciones.
El valor de haber definido una lista de acciones siguientes claras reside en que puedes confiar en que tu sistema de gestión personal te guíe cuando tienes energía para hacer cosas, pero no para pensar y decidir.
Crear una lista de Acciones Siguientes manejable
Si haces una buena gestión del flujo de trabajo, muchos de los elementos capturados no terminarán siendo acciones que debas realizar tú mismo.
Cuando estás aclarando en qué consisten los asuntos que han aparecido recientemente en tu vida, además de definir claramente cuál es la acción siguiente necesaria para avanzar, tienes a tu disposición herramientas que te permitirán reducir considerablemente el volumen de asuntos pendientes. Concretamente, deberías:
- Ejecutar inmediatamente aquellas acciones que puedas hacer en menos de dos minutos, y
- Delegar aquellas acciones que puedan o deban realizar otras personas, si es posible.
La regla de los dos minutos se basa en el hecho de que las cosas que se pueden hacer en ese tiempo normalmente necesitarían más tiempo de gestión si las organizásemos en nuestro sistema, por lo que resulta más eficiente hacerlas en el momento.
Cualquier cosa que pueda hacer otra persona, siempre que haya un acuerdo para tal efecto, debería delegarse. En este contexto, delegar no implica necesariamente una cadena de mando. Podrías delegar una tarea a algún colega, a tu pareja, a tu hermana, o incluso a tu jefe, si es la persona más apropiada para realizarla.
De nuevo, necesitas haber identificado y definido muy claramente en qué consiste la próxima acción para aplicar la regla de los dos minutos o para delegarla. No puedes aplicar la regla de los dos minutos si no sabes que la acción se puede realizar en ese tiempo. Y no puedes delegar una acción de manera efectiva si no has pensado lo suficiente en ella.
Poniendo en común estas dos reglas, cualquier cosa que se pueda delegar siguiendo la pauta de los dos minutos debería ser delegada en el mismo momento (enviar en email o un mensaje es probablemente la manera más efectiva en muchas ocasiones). Acciones más complejas tendrán que delegarse cara a cara o mediante una conversación real, por lo que deberán incluirse en la agenda correspondiente para su posterior seguimiento.
Una vez has completado el procedimiento de aclaración aplicando estas dos reglas, lo que queda en tu Lista de Acciones Siguientes son las acciones de más de dos minutos que debes llevar a cabo tú mismo: tu inventario real de próximas acciones.
No hay comentarios