Getting Things Done - GTD
Cómo lidiar con tus asuntos: Cosas accionables
AUTOR: Francisco Sáez
"El camino hacia el éxito es realizar acciones masivas y decididas" ~ Tony Robbins
Ganar control aclarando:
1. Ganar control aclarando
2. Cómo lidiar con tus asuntos
3. Cómo lidiar con tus asuntos: Cosas accionables
4. Cómo lidiar con tus asuntos: Cosas no accionables
Como ya he mencionado, el objetivo último de Aclarar (la segunda etapa del flujo de trabajo de la metodología GTD) es vaciar completamente las bandejas de entrada.
Para lograr esto, hay que ir procesando uno a uno todos los elementos de cada bandeja de entrada hasta que no quede ninguno. Aquí, la palabra procesar significa definir claramente qué relación tiene cada uno de los elementos de la bandeja de entrada contigo y decidir qué vas a hacer con ellos.
Más específicamente, procesar un elemento consiste en hacerse unas cuantas preguntas muy concretas acerca de ese elemento para poder eliminarlo completamente de la psique.
Aclarar puede parecer un procedimiento complicado al principio, pero en realidad es algo que todos hacemos habitualmente. GTD simplemente invita a hacerlo de una manera más frecuente, consciente y consistente, dada la importancia que tiene esta fase a la hora de alcanzar el control.
Simplificando, se trata de decidir si un elemento capturado es accionable o no, y determinar el resultado final y las acciones necesarias para progresar hacia ese resultado. Si el elemento no es accionable (es decir, no lleva aparejada ninguna acción) entonces hay que decidir si se elimina, si se vuelve a revisar más adelante o si es material de referencia.
En este artículo nos centraremos en los elementos accionables.
¿Es accionable?
Esta es la primera distinción que debes hacer sobre cualquier cosa que aterriza en tu mundo.
Una cosa es accionable cuando se puede hacer algo al respecto y, además, quieres o debes hacerlo.
Y sólo hay dos posibles respuestas: sí o no. Si tienes alguna duda sobre la respuesta, entonces la respuesta es “no, pero quizás en el futuro sí que haga falta hacer algo”. Una cosa puede no ser accionable en el momento en el que estás aclarando su significado, pero sí en otro momento futuro.
El coste de no hacer esta distinción es acumular un gran número de cosas de diferente naturaleza en el mismo sitio. Cuando haces esto, tu cabeza desarrolla un rechazo a tratar con las cosas que están en ese sitio debido al esfuerzo mental que debe hacer para ordenar y priorizar esa pila de cosas cada vez que se enfrenta a ella. Cuando revisar tus asuntos pendientes tiene un elevado coste de energía y falta de claridad, terminas por no prestarles la atención adecuada.
¿Cuántos emails se están acumulando en tu bandeja de entrada, a los que no te enfrentas porque simplemente no has determinado todavía si hay que hacer algo con ellos o no?
La indecisión y la ambigüedad son enemigos de tu productividad personal. Cuando te das cuenta de esto y empiezas a tener la costumbre de ir cerrando “bucles abiertos” tan pronto como aparecen, tu vida cambia por completo.
Procesando elementos accionables
Una vez has determinado que algo es accionable, debes aplicar un proceso mental que consta de dos preguntas. Según David Allen, el creador de Getting Things Done, este proceso mental básico es el “secreto para tener una vida y un trabajo productivos”:
- ¿Cuál es el resultado que deseo? Es decir, ¿a qué me estoy comprometiendo realmente?
- ¿Cuál es la siguiente acción? Es decir, ¿qué cosa necesito hacer para acercarme a ese resultado deseado?
Cuando hay que hacer algo, es fundamental definir qué significa que ese algo esté “hecho” y pensar en cómo ese algo se irá “haciendo”. Estas dos preguntas rara vez vienen a la cabeza cuando capturas algo; por eso debes realizar esta segunda fase de aclaración intencionada.
Una captura del tipo “Impuestos” no es algo sobre lo que puedas actuar. “Presentar la declaración de la renta antes de Junio” es un resultado claramente definido que da enfoque y dirección. “Recopilar los ingresos y gastos del año pasado” es una acción específica que te permite moverte en la dirección adecuada.
Esta simple manera de pensar es la que permite transformar cosas vagas y amorfas en proyectos reales que puedes manejar.
El valor de definir el resultado deseado
Definir el resultado final es un ingrediente fundamental a la hora de involucrarse positivamente con los compromisos adquiridos.
Necesitas saber a dónde te diriges para llegar ahí de la manera más efectiva posible.
Esto, que resulta obvio como concepto, no suele ser tan evidente cuando estás tratando con tus tareas diarias.
Definir con claridad lo que estás buscando tiene un impacto importante en tu capacidad de hacer las cosas de una manera calmada.
Por ejemplo, si tienes un problema con una persona, es fácil procrastinar la tarea de resolver ese problema hasta que hayas definido claramente cuál es el trasfondo del problema y cómo puedes abordarlo. En el momento en que reconoces el problema, defines el resultado deseado y formulas alguna acción para empezar a solucionarlo, el asunto se desatasca y te puedes permitir abordarlo de una manera más efectiva y relajada.
No es nada práctico empezar a actuar sólo después de definir todo el proceso que lleva a solucionar un problema. Dicho de otro modo, no es efectivo diseñar todas las acciones que componen un proyecto antes de empezar a realizarlo. GTD aboga por generar un movimiento que te acerque al resultado final en vez de realizar esta clase de sobreplanificación que rara vez será acertada, precisa, y casi siempre requerirá cambios. Planificar más de lo necesario es otra manera de procrastinar.
Habrá veces en las que lo que estás aclarando no se pueda resolver con una simple acción ni un proyecto, sino que necesites poner en marcha todo un sistema que te ayude a gestionar una determinada parte de tu vida personal o profesional que no estás gestionando adecuadamente.
Por ejemplo, asuntos como “hacer ejercicio” o “ahorrar” tienen que ver con mantener unos estándares apropiados de salud y finanzas. En GTD, definirás áreas de enfoque para estos dos aspectos de tu vida, de modo que puedas tenerlas siempre presentes y así crear nuevos proyectos y acciones enfocadas a su mejora (“apuntarme al gimnasio”, “andar todos los días 30 minutos a buen ritmo”, “leer un libro de finanzas personales”, “consultar a mi gestor sobre posibles inversiones”, etc.).
Todo el mundo tiene algún apartado de su vida al que no presta la atención adecuada. Capturar y aclarar todas las cosas relativas a estos apartados hace que todo funcione.
En el momento en que defines con claridad el resultado deseado, has creado un juego que tu cerebro va a intentar jugar y ganar.
El valor de definir la siguiente acción
La segunda parte de este pequeño proceso mental, responder a ¿cuál es la siguiente acción?, es también un componente fundamental para ganar control.
Definir algo concreto y físico a realizar permite conectar el resultado deseado con la dura realidad. Implica pensar en diferentes posibilidades, en los recursos disponibles, en posibles riesgos y problemas, etc. Es algo que normalmente requiere tiempo y energía.
Al final, el éxito de cualquier proyecto recae sobre sus acciones.
La ejecución de las acciones, algo que veremos más en detalle cuando hablemos de la quinta y última etapa de GTD, es el paso último para ganar control y perspectiva.
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