Getting Things Done - GTD
Cómo lidiar con tus asuntos
AUTOR: Francisco Sáez
“El secreto para progresar es empezar.” ~ Mark Twain
Ganar control aclarando:
1. Ganar control aclarando
2. Cómo lidiar con tus asuntos
3. Cómo lidiar con tus asuntos: Cosas accionables
4. Cómo lidiar con tus asuntos: Cosas no accionables
David Allen denomina “stuff” a aquellas cosas que aparecen en tu mundo, física o psicológicamente, y necesitan ser definidas. Esta palabra ha sido traducida por asuntos al español (aunque yo a veces he hablado simplemente de “cosas” en mis artículos), y se refieren a cosas que son lo suficientemente vagas o amorfas para que necesites determinar qué son y qué vas a hacer con ellas.
En principio, todo lo que capturas son asuntos y, por lo tanto, necesitan ser aclarados. Aunque es posible que no el 100% de los asuntos necesiten ser realmente aclarados (por ejemplo, un evento al que tienes que ir obligatoriamente y no requiere ningún tipo de preparación podría ir directamente a tu calendario, sin aclarar), son pocos los que podrían escapar a este proceso y resulta conveniente asumir que todo lo que aterriza en tu mundo requiere aclaración. Dedicar unos segundos a pensar en cada nuevo compromiso no está nunca de más.
Por ejemplo, cuando recibes un email, lo lees y no lo eliminas, es porque hay algo más que hacer al respecto. ¿Qué significa realmente ese email? ¿Qué vas a hacer con él? ¿Tienes que contestar simplemente? ¿O guardarlo para poder recuperar alguna información potencialmente importante en el futuro? ¿O tienes que llevar a cabo alguna acción para considerar ese asunto concluido? ¿O quizás debes realizar varias acciones? ¿Se lo debes reenviar a otra persona para que lo gestione? Ese email va a estar en tu cabeza (en tu bandeja de entrada) hasta que definas exactamente qué significa y qué vas a hacer con él.
Algo parecido pasa con las notas que tomas de tu libreta o los papeles que recoges en tu mesa o en tu bandeja física. Son cosas amorfas a las que debes dar forma.
La mayoría de las cosas que capturamos tienen esta naturaleza, están de alguna manera desenfocadas. Aún así, mucha gente las incorpora directamente a sus “listas de tareas”. Es por eso que las tradicionales listas de tareas, llenas de cosas de diferente naturaleza, algunas de ellas todavía vagas, mal definidas y poco accionables, son poco efectivas y una importante fuente de estrés. A las listas de tareas les falta claridad.
Los asuntos (o cosas) son todo aquello que componen la “bandeja de entrada” de tu vida. Algunos son más elusivos y sutiles: problemas que todavía no has convertido en acciones, deseos que todavía no has reconocido conscientemente, situaciones que están cambiando de manera paulatina, etc.
La paz mental y la verdadera productividad sólo llegan cuando todas estas cosas son interpretadas y canalizadas hacia las listas apropiadas.
Para lidiar con tus asuntos no necesitas hacerlos, ejecutarlos, completarlos o finalizarlos. Sólo necesitas determinar el significado que cada uno de ellos tiene para ti y después poner un recordatorio en el lugar adecuado, es decir, en la lista de los recordatorios que comparten la misma naturaleza.
Capturar y aclarar, dos modos operativos diferentes
La diferencia entre la primera y la segunda etapa para ganar control es importante. Cuando capturas las cosas que llaman tu atención (primera etapa), la regla principal es “no pensar”. Aquí debes evitar cualquier tipo de juicio y no tomar ninguna decisión. Por el contrario, cuando aclaras lo que has capturado (segunda etapa) dedicas el tiempo necesario a pensar y evaluar cómo afecta cada cosa que has capturado a tu vida.
Cuando algo llama nuestra atención y lo capturamos, sabemos que es algo potencialmente importante o interesante, pero rara vez tenemos absolutamente claro qué debemos hacer con ello. Por eso debemos dedicar un tiempo y energía específicos para esto.
Es importante entender esa diferencia porque es fácil caer en la trampa de hacer ambos pasos a la vez, algo a lo que estamos acostumbrados y que resulta muy poco efectivo, ya que cada etapa necesita una predisposición y una forma de operar diferentes. Los momentos en que se tienen ideas implican estados y comportamientos diferentes a los de los momentos en que se transforman esas ideas en realidad.
Aclarar las cosas requiere un modo operativo completamente diferente. Además, el espacio temporal que existe entre que capturas algo y lo aclaras permite “enfriar las cosas”, es decir, ayuda a reaccionar de una manera mucho más racional. ¿Quién no ha tenido alguna vez un calentón después de ocurrírsele una gran idea y se ha puesto a trabajar en ella como si no hubiera mañana, para darse cuenta al cabo de unas horas de que no ha hecho más que perder el tiempo?
Es el trabajo de tu “yo clarificador” evaluar fríamente lo capturado y enfrentarlo contra todo tipo de criterios antes de integrarlo en tu vida.
Vaciar las bandejas de entrada
El objetivo final de la etapa “aclarar” es vaciar completamente tus bandejas de entrada.
Es por ello que a esta etapa se la denominaba “procesar” en la primera versión de GTD.
Se trata de revisar cada una de tus bandejas de entrada (la física, la del correo electrónico, tu libreta de notas, tu aplicación de tareas, etc.) y procesar cada uno de los elementos que allí se encuentran hasta que no quede nada.
Procesar cada elemento (aclararlo) significa definir qué relación tiene contigo y decidir qué vas a hacer con él.
Si has leído nuestros artículos sobre cómo gestionar compromisos con la metodología GTD, ya sabes que no se hace ninguna diferencia entre trabajo y vida personal. Todas las cosas incompletas poseen un trocito de tu cerebro, sean de la naturaleza que sean, y deben ser capturadas y aclaradas equitativamente si pretendes alcanzar el santo grial de la productividad sin estrés.
Evidentemente algunas cosas serán más importantes que otras, e incluso algunas serán del todo irrelevantes y tendrás que desecharlas, pero eso es parte del proceso. Para estar bien organizado primero debes saber qué cosas debes organizar.
Una vez que aclaras qué es cada cosa que dejas entrar en tu mundo, organizarlas será una tarea muy simple, casi obvia. Esa será la tercera etapa de este flujo de trabajo.
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