Getting Things Done - GTD
Cómo lidiar con tus asuntos: Cosas no accionables
AUTOR: Francisco Sáez
"Durante los primeros veinticinco años de mi vida, quise libertad. Durante los siguientes veinticinco años, quise orden. Durante los siguientes veinticinco años, me di cuenta de que el orden es libertad." ~ Winston Churchill
Ganar control aclarando:
1. Ganar control aclarando
2. Cómo lidiar con tus asuntos
3. Cómo lidiar con tus asuntos: Cosas accionables
4. Cómo lidiar con tus asuntos: Cosas no accionables
En la etapa Aclarar, el momento en el que procesas cada uno de los elementos que tienes en tus bandejas de entrada, vas a darte cuenta de que muchas de las cosas que has capturado, cosas que de alguna manera han llamado tu atención, no necesitan ningún tipo de acción o compromiso por tu parte, salvo el propio hecho de decidir cómo las vas a organizar.
Aclarar un elemento que no requiere acción es mucho más sencillo que aclarar un elemento accionable. En este caso sólo hay que decidir a cuál de las tres categorías siguientes pertenece.
1. No es nada interesante
Algunas de las cosas que has capturado son cosas que ya no necesitas, o que ni siquiera necesitabas cuando las capturaste. Esta categoría incluye todo aquello que consideras que no tiene un lugar en tu mundo: correo electrónico no deseado, ofertas que recibes y no necesitas, ideas que, después de pensarlas en frío, ya no tienen tanto sentido, etc.
¿Qué haces con todas estas cosas? Las eliminas, las tiras a la papelera, ya sea física o digital.
No debes sentirte mal por ello. Que tengas que eliminar muchas cosas de tu sistema en este punto es una buena señal. Si estableces el hábito de capturar correctamente, es decir, si capturas todo lo que viene a tu cabeza sin pensar y sin hacer ningún tipo de juicio, un buen número de cosas capturadas irán a la papelera.
Hay mucha gente a la que le cuesta mucho decidir si algo debe ser eliminado o no, e, inconscientemente, evitan tomar esta decisión. Si eres de estas personas, crear un proceso sólido de clarificación es fundamental para que puedas ganar control. De otra manera, tu lista de “cosas por hacer” tendería a expandirse constantemente, al mismo tiempo que crecería tu rechazo psicológico a tratar con ella.
Es cierto que eliminar cosas no es tan sencillo y que a veces se generan momentos incómodos, sobre todo cuando son cosas que tocan cuestiones a las que todavía somos sensibles, como un proyecto que ha fracasado, una relación que ha terminado, etc.
“¿Hay alguna razón para mantener esto en mi sistema?” No hay una respuesta equivocada a esta pregunta. Si, por el motivo que sea, quieres mantener un elemento, debes hacerlo. Eliminar algo que tu psique todavía quiere retener generará posiblemente otro tipo de distracción. En estos casos, el problema es dónde colocar estas cosas. Bueno, en realidad no es tal problema, se resuelve en la siguiente sección ;)
En cualquier caso, trata de no evitar esta confrontación. Aprender a decir no a ciertas cosas abre espacios a otras cosas más importantes y suele llevar a una vida más plena.
2. Lo guardo para más adelante
Hay veces en que no decidir es también una buena decisión. Si todavía no tienes claro si un elemento es accionable o no, está bien mantenerlo en algún lugar de tu sistema para poder tomar esta decisión en otro momento.
Seguramente hay muchas cosas que te gustaría hacer, pero ahora no es el momento. Hacer un viaje para el que todavía no has ahorrado lo suficiente. Asistir a un congreso en una fecha que no sabes si tendrás disponible. Desarrollar unas mejoras en un producto si una determinada tecnología se expande y se estabiliza. Aprender a tocar la guitarra.
En la metodología GTD, este tipo de elementos se guardan en una lista llamada Algún día/Tal vez. En esta lista no hay acciones ni proyectos, sólo cosas con las que todavía no te has comprometido.
Esta categoría es una de las características más potentes de GTD. Habitualmente, la gente tiene ideas que cree que debe llevar a cabo inmediatamente o bien se olvidarán. Tanto si se ponen a ejecutarlas como si no, mal. En ambos casos se genera estrés y ansiedad.
Tener un lugar donde aparcar posibles proyectos que perseguir, de donde más tarde puedes elegir cuáles de ellos resultan más adecuados para ese momento de acuerdo a los medios disponibles, es un recurso productivo de gran valor.
Otra ventaja importante de esta lista es que ayuda a aliviar la carga a aquellas personas que tienden a comprometerse con más cosas de las que realmente pueden abarcar (casi todo el mundo). Sin ella, la lista de acciones a realizar de estas personas sería inmanejable.
La existencia de esta categoría ayuda a gestionar responsablemente la cantidad de proyectos que uno es capaz de llevar a cabo. Al fin y al cabo, se trata de una lista que vamos a revisar y actualizar periódicamente, de una manera más consciente, para poder tomar decisiones más responsables sobre qué hacer y qué no hacer.
Esta es otra demostración de que GTD funciona muy bien como un todo, pero puede fallar por el eslabón más débil. Si no “revisas” tu sistema regularmente (revisar o reflexionar es la cuarta etapa del flujo de trabajo de GTD), no tendrás la confianza suficiente para utilizar a pleno rendimiento la lista “algún día/tal vez” y llenarás tu lista de “acciones siguientes” con infinidad de tareas; esta lista será tan larga y abrumadora que terminarás no haciéndole caso.
3. Es información de referencia
Otra cosas que habitualmente capturamos y no necesitan acción son aquellas que tienen, o pueden tener en el futuro, un valor intrínseco como información. Esta categoría puede contener una gran variedad de material, desde asuntos que te interesan a nivel personal a información que necesitas para desarrollar tus proyectos profesionales, y en una gran variedad de formatos: una tarjeta de visita con un número de teléfono, un enlace a una página web, un correo electrónico, un archivo de especificaciones, un folleto, etc.
Desde un punto de vista de utilidad, es conveniente distinguir entre la información de referencia que vas a necesitar consultar a menudo (por ejemplo, porque está relacionada con un proyecto que estás desarrollando), y la información que vas a necesitar consultar de manera muy esporádica.
Lo que necesites consultar de manera habitual debería estar siempre a mano. Si no es información que puedas guardar digitalmente en la nube, necesitarás un sistema de archivo físico en el lugar que trabajes o en el lugar en que desarrolles tus proyectos personales.
Como siempre, es importante definir claramente qué es cada cosa y cuál es su significado real. Como resultado de esa aclaración, algunas cosas deberían ir a la papelera en vez de al archivo. Ten en cuenta que un sistema de archivo enorme y desorganizado se convierte en un sistema inútil.
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