Productividad Personal
El hábito de capturar
AUTOR: Francisco Sáez
"Las palabras vuelan, los escritos quedan" — Proverbio
Ganar control a través de la captura:
1. Ganar control a través de la captura – Parte I
2. Journaling, otra forma de capturar
3. Ganar control a través de la captura – Parte II
4. El hábito de capturar
5. Herramientas de captura y buenas prácticas
Los pensamientos entran en nuestra mente y salen tan rápido como llegaron, y crean una reacción en cadena de otros pensamientos que son igualmente temporales. Todo ser humano experimenta este flujo de ideas, que se pierden en gran medida, porque la capacidad de la memoria de trabajo humana dura unos segundos y alcanza un máximo de sólo siete elementos.
Capturar es un hábito sencillo pero muy potente, ya que permite dar una forma concreta y real a los pensamientos que están distrayendo nuestra atención:
No confíes en tu cerebro. Si algo llama tu atención, sácalo de tu cabeza y colócalo en un lugar donde puedas revisarlo más tarde.
Cuando ignoramos esas distracciones, por pequeñas que sean, es cuando empezamos a perder el control de nuestro mundo.
Para la mayoría de la gente, sin embargo, capturar los asuntos pendientes tal como llegan a la cabeza no parece algo importante ni prioritario. No digamos ya si hablamos de hacer ejercicios de captura proactivos que requieren tiempo y esfuerzo, como el barrido de mente, la lluvia de ideas, o la limpieza. Muchos piensan que tienen cosas más importantes que hacer.
Espero convencerte de que capturar todos los compromisos e ideas tengan algún significado para ti es un hábito que, independientemente de que utilices la metodología GTD o no, cambiará tu vida para mejor. Sigue leyendo.
Ganar control y eliminar estrés
Todas esos pensamientos que se acumulan y se pierden en nuestra psique generan un estrés constante. El problema es que ese estrés es tan habitual que a muchos, acostumbrados a vivir de esa manera, les parece un asunto menor. Sólo cuando adquieres el hábito de capturar todas las cosas fuera de tu cabeza te das cuenta de lo gratificante que es y el alivio que proporciona. Y de ¡cuán diferente es vivir sin ese estrés!
Los elementos no resueltos de la memoria generan estrés y continúan consumiendo energía y atención incluso cuando no estamos pensando conscientemente en ellos. Es el llamado efecto Zeigarnik.
Cuando tu cabeza está gobernada por las distracciones que provocan las cosas incompletas, solo puedes habitar los cuadrantes de “poco control” de la Matriz de Gestión Personal. Estos cuadrantes caracterizan a personas que van acumulando en su cabeza cosas poco definidas, lo que les dificulta poner el foco en lo importante y les empuja a encontrar refugio en lo urgente. Paradójicamente, en estas situaciones todo lo que no sea apagar fuegos parece una pérdida de tiempo.
Es cierto que nunca vas a tener todo capturado, bien definido y organizado; pero precisamente por eso es importante esforzarse en crear este hábito. Cuando capturas el 100% de las cosas que tienen tu atención, puedes elegir tus batallas, visualizar el futuro y definir estrategias. De otro modo, las batallas y, a la postre, las prioridades de otras personas, te elegirán a ti.
Es en los momentos de mayor distracción y ansiedad cuando capturar se convierte en la herramienta indispensable que te devuelve el control de las cosas.
Aunque tengas muchas cosas que hacer, notarás un gran alivio cuando todas esas cosas estén sobre la mesa. Es como tener todas las piezas necesarias para hacer un puzzle. Puede que el puzzle sea complicado y lleve su tiempo hacerlo, pero todas las piezas están ahí. Puedes verlas.
Gestionar las interrupciones
Además de dar claridad y reducir el estrés, el hábito de capturar resulta de gran ayuda para lidiar con las interrupciones, probablemente el mayor enemigo de la productividad.
Capturar consiste en dejar de hacer lo que estás haciendo durante unos segundos cuando te asalta algún pensamiento no relativo a la tarea que estás llevando a cabo, anotar ese pensamiento en algún sitio “seguro” sin pensar nada más, y continuar inmediatamente con lo que estabas haciendo. Como puedes observar, el hábito de capturar es en sí mismo una forma de gestionar interrupciones, minimizando su influencia.
En un mundo plagado de interrupciones, tener la capacidad de concentrarte en algo durante el tiempo necesario, es clave para rendir al máximo. Cuando has establecido el hábito de capturar y dispones de las herramientas necesarias, es mucho más fácil hacer caso omiso a los “ruidos” que tanto molestan a todo el mundo.
Esto es aplicable a todo tipo de interrupciones, incluso a ese compañero de oficina que entra en tu despacho pidiéndote algo. Anotar la solicitud en algún sitio y despedir cortésmente a tu compañero con un “ya te aviso cuando me ponga con ello” puede llevar tan sólo unos segundos. Recuerda que solo resulta productivo hacer una tarea en el momento que surge si, casualmente, es la cosa más importante para hacer es ese momento.
Tomar notas
¿Tomas notas relacionadas con la tarea que estás realizando, en alguna libreta o app de notas? Yo sí lo hago. Utilizo una libreta para las notas temporales y efímeras, y Obsidian para las notas que necesito mantener y reutilizar en el futuro.
Este tipo de notas tienen un valor tremendo, sobre todo cuando se trata de una tarea de cierta complejidad y tienes que dejarla sin terminar (porque ha surgido un imprevisto, porque tienes que asistir a una reunión, o porque ya estás cansado de trabajar hoy). También aportan un valor incalculable cuando, varios meses más tarde, cuando ya no te acuerdas absolutamente de nada, tienes que hacer alguna modificación relacionada con esa tarea.
Tomar este tipo de notas es, por supuesto, otra forma de capturar. Son referencias y acciones que te ayudarán a continuar con el proyecto y hacer futuras modificaciones o ampliaciones.
Tomar notas es de gran ayuda, no sólo cuando estás trabajando en algo. Cuando estás en una reunión o cuando estás hablando por teléfono, es una forma muy efectiva de capturar ideas, acciones a realizar y material de referencia que no deben escapar.
Tener toda esa información capturada te da la tranquilidad de saber que más adelante, cuando sea oportuno, procesarás, organizarás y llevarás a cabo las acciones necesarias.
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