Getting Things Done - GTD
Herramientas de captura y buenas prácticas
AUTOR: Francisco Sáez
“Tu mente está para tener ideas, no para retenerlas.” — David Allen.
Ganar control a través de la captura:
1. Ganar control a través de la captura – Parte I
2. Journaling, otra forma de capturar
3. Ganar control a través de la captura – Parte II
4. El hábito de capturar
5. Herramientas de captura y buenas prácticas
Una vez que hemos expuesto en los anteriores artículos el valor que tiene capturar fuera de tu cabeza todo lo que llama tu atención y asumido las limitaciones de la mente para guardar cosas, es totalmente lícito rodearse de las mejores herramientas y procedimientos que puedan facilitar el hábito de capturar y sacar el mayor partido posible a este primer principio de la metodología GTD.
Para capturar necesitas herramientas que te permitan atrapar en algún lugar fiable todo lo que llega a tu cabeza, hasta que llegue el momento adecuado en el que puedas aclarar qué es cada cosa y cómo la quieres incorporar en tu vida.
Será válida cualquier herramienta que puedas tener a mano en todo momento y que permita capturar cosas de manera instantánea, de manera que no no se interrumpa tu flujo de trabajo ni pierdas la pista a lo capturado. Por ejemplo, puedes escribir cosas en una libreta, poner recordatorios en una bandeja física, grabar notas de voz, hacer fotografías, o enviarte emails a ti mismo.
Hoy en día los dispositivos móviles y las nuevas tecnologías facilitan enormemente la labor. Tengo un amigo que captura todas sus ideas enviando mensajes de WhatsApp a sí mismo: textos, imágenes, audios, etc.
Herramientas de captura
Papel y bolígrafo
Por muy molonas que sean ciertas aplicaciones y tecnologías, la mayoría de las veces no hay nada mejor que escribir lo que tienes en la cabeza en un papel (libreta, cuaderno, nota adhesiva, diario, e incluso un papel suelto, como una servilleta o el reverso de un sobre). Por supuesto, hay ocasiones en que no es ni cómodo ni seguro escribir nada, como cuando vas andando por la calle o conduciendo. Pero, puesto que las ideas pueden llegar en cualquier momento y en cualquier lugar, llevar una libreta encima siempre es una buena práctica.
Las ideas y pensamientos no suelen manifestarse en el mismo lugar en el que deben ser utilizados. Puedes estar sentado en el sofá de tu casa viendo una serie de Netflix cuando se te ocurre algo interesante para tu próxima reunión de trabajo, y puedes estar en una reunión de trabajo cuando recuerdas que debes comprar algo que necesitas en el supermercado. En ambas ocasiones, debes estar convenientemente equipado para atrapar esos pensamientos.
Tener una herramienta de captura siempre disponible, además, aumenta tu predisposición a tener pensamientos más profundos estés donde estés, ya que sabes que cualquier cosa que tenga valor podrá ser capturada y no se perderá. Curiosamente, las herramientas de captura incentivan capturar.
Es buena idea tener libretas y bolígrafos en todos los lugares donde es probable que necesites anotar algo: en tu mesa de trabajo, en la mesilla del dormitorio, en tu coche, en la mochila o cartera que sueles llevar a todas partes, etc. Para forjar el hábito de capturar debes hacer que capturar sea fácil allá donde estés.
Pizarras
Las pizarras son herramientas de captura muy útiles cuando se capturan cosas en grupo, bien sea en las reuniones de trabajo con tus compañeros o en la cocina de casa con tu familia. También pueden utilizarse de manera individual para hacer una lluvia de ideas o pensar en voz alta.
Una buena práctica es hacer una fotografía digital (con el móvil, por ejemplo) de la pizarra cuando se ha terminado una sesión de trabajo y guardarla en un lugar donde se pueda revisar, aclarar y generar las acciones pertinentes, si es necesario.
También hay aplicaciones informáticas que permiten emular este tipo de pizarras y compartir tableros con personas que no están físicamente cerca.
El hecho de que no haya ninguna estructura asociada a las pizarras ni a las hojas de papel (son como lienzos en blaco) ayuda a que la mente divague sin ningún tipo de restricción.
Dispositivos móviles
Hoy en día muchas personas vamos siempre, por cuestiones de trabajo normalmente, con un ordenador portátil en la mochila. Y prácticamente todo el mundo tiene un teléfono móvil en el bolsillo. Esto amplía muchísimo las opciones, porque hay apps para capturar todo tipo de cosas (textos, imágenes, audios).
Si estás esperando a alguien y te llega un pensamiento interesante, puedes escribirlo en una app de notas como Obsidian. Si ves un cartel que te recuerda algo, puedes hacerle una foto con el móvil y enviarla por email a la bandeja de entrada de FacileThings para aclararla más tarde. Si vas conduciendo y se te ocurre una idea genial, puedes activar el grabador de voz de tu móvil y crear una nota de audio para no olvidarla.
Capturar con éxito
Lo importante, además de tener las herramientas de captura siempre a mano, es que tengas la disposición de capturarlo todo. Para ello necesitas darte cuenta del valor potencial que el hábito de capturar puede generar en tu futuro.
No hay malas ideas
Muchas veces no nos atrevemos a compartir nuestras ideas por si no son suficientemente buenas, o por lo que otra gente pueda pensar. Incluso cuando no tenemos que compartirlas, solemos ser demasiado analíticos y evitamos que algunas ideas siquiera lleguen a tomar forma.
Este tipo de actitud es muy perjudicial porque limita nuestra creatividad y nuestras posibilidades. Hemos de dejar a un lado el juicio cuando estamos capturando. Se deben capturar el 100% de las cosas. El momento de evaluarlas vendrá más tarde.
No alcanzarás una sensación de control total hasta que no consigas capturar todas las cosas que llegan a tu cabeza sin ningún tipo de juicio.
Capturar y continuar capturando
Hay más cosas en tus pensamientos de las que crees. Si te acostumbras a capturar todo lo que pasa por tu cabeza, verás que a veces esos pensamientos llevan a otros, y esos otros a otros más. En momentos de creatividad debes estar abierto a encadenar pensamientos e ideas, y a capturar cada una de ellas.
Cuando tu mente tiene permiso para expresarse, lo hace, y sin límites.
No hay compromisos
Las capturas no son compromisos, al menos todavía. Ser consciente de tus pensamientos y atraparlos no tiene nada que ver con tomar decisiones, crear proyectos o establecer objetivos.
Siéntete libre de capturar cualquier cosa, porque eso no implica tener que hacer nada al respecto. Sólo se trata de tomar conciencia de lo que te preocupa, de lo que te motiva, o de lo que llama tu atención… y de que no se pierda nada. Seguramente después decidirás no hacer caso a muchas de esas cosas para poder centrarte en las que de verdad importan. Pero el control total se tiene cuando tienes todas las opciones en consideración, y sabes qué caminos has decidido proactivamente no seguir.
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